Problemy z drukarką sieciową

Zakres problemu wskazuje przyczynę

Pierwsze pytanie brzmi: czy drukarka przestała odpowiadać wszystkim, czy tylko części stanowisk. Odpowiedź prowadzi w dwie zupełnie różne strony i oszczędza godzinę sprawdzania niewłaściwych rzeczy.

Gdy problem dotyczy całego biura

Przyczyna leży zwykle po stronie samego urządzenia albo sieci: zmieniony adres drukarki po ponownym uruchomieniu routera, uszkodzone gniazdo sieciowe, zablokowana kolejka wydruku na serwerze wydruku albo zawieszone urządzenie, które wymaga wyłączenia z zasilania na chwilę.

Gdy problem dotyczy pojedynczych stanowisk

Wtedy przyczyną jest zwykle konfiguracja komputera: sterownik po aktualizacji systemu, drukarka dodana przez adres, który się zmienił, albo brak uprawnień do urządzenia. Zdarza się też, że komputer wysyła zadania na drukarkę, która została wymieniona miesiąc wcześniej.

Trwałe rozwiązanie

• Stały adres dla drukarki w sieci — to usuwa najczęstszą przyczynę powtarzających się awarii.
• Jednakowe sterowniki na wszystkich stanowiskach.
• Serwer wydruku, jeśli urządzeń i stanowisk jest więcej.
• Uporządkowane uprawnienia, zwłaszcza przy drukarkach w działach o ograniczonym dostępie.

Drukarki etykiet

Traktujemy je osobno i pilnie, bo ich awaria zatrzymuje wysyłkę. Tu przyczyna często leży nie w urządzeniu, lecz w integracji z programem magazynowym — w szablonie etykiety, w sterowniku albo w ustawieniach portu.

Zgłoszenie

Telefon 22 378 48 90, czynny całą dobę. Dojeżdżamy do klientów — w biurze może nikogo nie być.

Różne objawy problemu z drukowaniem

Brak odpowiedzi drukarki jest tylko jednym z możliwych objawów. Czasem komputer informuje, że urządzenie jest offline, czyli niedostępne, mimo że drukarka pozostaje włączona. W innym przypadku zadanie trafia do kolejki, lecz nie opuszcza komputera. Może też zostać wysłane bez komunikatu o błędzie, ale wydruk pojawia się na innym urządzeniu. Każdy z tych wariantów wymaga sprawdzenia innego fragmentu konfiguracji.

Status offline może wynikać z utraty połączenia sieciowego, błędnego portu albo ręcznie zaznaczonej opcji pracy w trybie offline. Port drukarki to zapisane w systemie wskazanie miejsca, do którego mają być kierowane zadania. Jeśli port zawiera nieaktualny adres IP, czyli liczbowy adres urządzenia w sieci, komputer może próbować połączyć się z urządzeniem, którego już nie ma pod tym adresem.

Zadania zatrzymane w kolejce często wskazują na problem z buforem wydruku. Bufor wydruku to usługa systemowa, która przyjmuje dokumenty z programów i przekazuje je do drukarki we właściwej kolejności. Jeden uszkodzony dokument może zablokować następne zadania. Samo wielokrotne naciskanie przycisku drukowania nie pomaga, ponieważ tworzy kolejne kopie oczekujące za wadliwym zadaniem.

Jeśli drukowane są tylko niektóre dokumenty, przyczyną nie musi być sieć. Problem może dotyczyć programu, formatu pliku, wybranego rozmiaru papieru albo sterownika. Sterownik to oprogramowanie tłumaczące polecenia systemu na instrukcje rozumiane przez dane urządzenie. Test z prostym dokumentem tekstowym pomaga odróżnić problem ogólny od błędu występującego wyłącznie w jednej aplikacji.

Adres drukarki i rezerwacja w routerze

Stały adres nie zawsze oznacza ręczne wpisanie parametrów bezpośrednio w drukarce. W wielu sieciach lepszym rozwiązaniem jest rezerwacja DHCP. DHCP to mechanizm, który automatycznie przydziela urządzeniom adresy sieciowe. Rezerwacja powoduje, że router przypisuje drukarce zawsze ten sam adres na podstawie jej identyfikatora sieciowego.

Takie ustawienie ogranicza ryzyko konfliktu adresów, czyli sytuacji, w której dwa urządzenia próbują korzystać z tego samego adresu IP. Pozwala też zachować centralną kontrolę nad konfiguracją. Po wymianie routera lub przebudowie sieci rezerwacje trzeba jednak odtworzyć. Sam fakt, że drukarka działała przez wiele miesięcy, nie oznacza, że jej adres został prawidłowo ustalony na stałe.

Przy diagnozie sprawdza się nie tylko aktualny adres, ale również to, czy odpowiada on adresowi zapisanemu na komputerach i serwerze wydruku. Istotna jest także maska podsieci, czyli parametr określający, które urządzenia należą do tej samej części sieci, oraz brama domyślna, która wskazuje drogę do innych sieci. Błędna brama nie zawsze blokuje drukowanie lokalne, dlatego pozornie poprawne działanie nie potwierdza jeszcze poprawności całej konfiguracji.

Wi-Fi, przewód i różne segmenty sieci

Drukarka połączona przez Wi-Fi może być widoczna z jednych komputerów, a niewidoczna z innych. Dzieje się tak między innymi wtedy, gdy firmowa sieć bezprzewodowa i sieć dla gości są od siebie odseparowane. Separacja klientów to ustawienie, które uniemożliwia urządzeniom bezprzewodowym bezpośrednią komunikację. Zwiększa ochronę sieci gościnnej, ale może również uniemożliwić dostęp do drukarki.

Podobny objaw występuje przy podziale sieci na VLAN-y. VLAN to logicznie wydzielona część sieci, stosowana na przykład do oddzielenia komputerów biurowych, urządzeń technicznych i gości. Drukowanie między takimi częściami wymaga odpowiednich reguł komunikacji. Dodawanie urządzenia od nowa na każdym komputerze nie usunie ograniczenia ustawionego na routerze lub zaporze sieciowej.

Przy połączeniu przewodowym warto odróżnić problem kabla od błędu konfiguracji. Kontrolka przy gnieździe może potwierdzić zestawienie fizycznego połączenia, ale nie dowodzi, że drukarka otrzymała prawidłowy adres i jest dostępna dla stanowisk. Z kolei brak kontrolki może wynikać z przewodu, gniazda, portu przełącznika albo wyłączonego interfejsu sieciowego. Przełącznik to urządzenie łączące komputery i inne elementy w sieci lokalnej.

Najczęstsze błędy podczas samodzielnych prób

Częstym działaniem jest wielokrotne usuwanie i ponowne dodawanie drukarki. Może to chwilowo pomóc, ale pozostawia w systemie kilka podobnie nazwanych urządzeń, różne porty oraz nieużywane wersje sterowników. Później program wybiera niewłaściwą drukarkę domyślną, a użytkownik otrzymuje wrażenie kolejnej awarii. Przed ponowną instalacją warto ustalić, czy problem rzeczywiście dotyczy konfiguracji danego stanowiska.

Innym błędem jest przywracanie ustawień fabrycznych urządzenia bez zapisania parametrów sieciowych. Reset może usunąć ręcznie nadany adres, ustawienia skanowania do folderu, konfigurację poczty oraz książkę adresową. Po takiej operacji drukarka zaczyna działać jak nowe urządzenie, ale dotychczasowe stanowiska nadal kierują wydruki pod stary adres.

Nie należy również zmieniać losowo adresu IP w panelu drukarki. Wybrany adres może już należeć do komputera, telefonu VoIP lub innego urządzenia. Powstały konflikt bywa nieregularny: drukowanie działa przez pewien czas, po czym przestaje odpowiadać po uruchomieniu drugiego urządzenia. Właściwy adres powinien zostać dobrany zgodnie z konfiguracją całej sieci.

Restart wszystkich urządzeń naraz utrudnia ustalenie przyczyny. Po ponownym uruchomieniu router może przydzielić nowe adresy, a chwilowa poprawa nie pokazuje, który element odpowiadał za problem. Bezpieczniej sprawdzać kolejne warstwy: zasilanie, połączenie fizyczne, adres sieciowy, dostępność z komputera, kolejkę wydruku i działanie sterownika.

Kiedy problem nie wynika z sieci

Jeżeli drukarka przyjmuje zadanie, rozpoczyna pracę i zatrzymuje się z komunikatem o papierze, materiale eksploatacyjnym lub zacięciu, połączenie sieciowe prawdopodobnie działa. Jest to wtedy problem urządzenia albo jego obsługi, a nie dostępu przez sieć. Zakres pomocy informatycznej obejmuje diagnozę połączenia i konfigurację drukarki, lecz nie naprawę jej mechaniki lub elektroniki.

Blady wydruk, smugi, powtarzające się ślady i nieprawidłowe kolory również nie wskazują na awarię sieci. Wyjątkiem może być użycie niewłaściwego sterownika, który powoduje błędny format, jakość lub sposób przetwarzania dokumentu. Jeżeli jednak test wykonany bezpośrednio z panelu drukarki ma te same wady, przyczyny należy szukać w urządzeniu lub materiałach eksploatacyjnych.

Gdy dokument drukuje się poprawnie z jednego programu, a z innego nie, sprawdza się ustawienia aplikacji i sam plik. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów zawierających nietypowe czcionki, formularze, rozbudowaną grafikę albo niestandardowy rozmiar strony. W takim przypadku działające wydruki z pozostałych programów są ważną wskazówką, że połączenie sieciowe pozostaje sprawne.

Drukowanie przez serwer i bezpośrednio z komputera

W małym biurze drukarka może być dodana bezpośrednio na każdym stanowisku. Każdy komputer ma wtedy własny sterownik, port i ustawienia. Taka konfiguracja jest prosta, ale każdą zmianę trzeba wprowadzać osobno. Różnice między stanowiskami narastają, szczególnie gdy komputery były instalowane w różnych okresach.

Serwer wydruku pozwala zarządzać kolejkami i sterownikami w jednym miejscu. Stanowiska łączą się z udostępnioną kolejką, zamiast samodzielnie komunikować się z drukarką. Ułatwia to aktualizacje i kontrolę uprawnień, ale tworzy wspólny punkt zależności. Jeśli usługa na serwerze przestanie działać, problem może objąć całe biuro mimo prawidłowego działania samej drukarki.

Podczas diagnozy trzeba więc ustalić drogę zadania. Dokument może przechodzić z programu do bufora na komputerze, następnie do kolejki na serwerze i dopiero później do drukarki. Sprawdzenie każdego etapu pozwala wskazać miejsce zatrzymania. Bez tej wiedzy łatwo niepotrzebnie zmieniać ustawienia urządzenia, chociaż błąd znajduje się na serwerze.

Pytania dotyczące drukarki sieciowej

Dlaczego drukarka działa po restarcie, a później znowu znika?

Taki objaw często wiąże się ze zmiennym adresem IP, konfliktem adresów albo stopniowym blokowaniem kolejki przez wadliwe zadanie. Restart usuwa skutek na pewien czas, ale nie naprawia konfiguracji. Należy porównać adres drukarki z portem zapisanym w systemie oraz sprawdzić sposób przydzielania adresów przez router.

Czy brak drukowania po aktualizacji systemu oznacza uszkodzenie drukarki?

Nie. Aktualizacja może zmienić sterownik, ustawienia zabezpieczeń albo sposób komunikacji z udostępnioną kolejką. Jeśli inne stanowiska nadal drukują, urządzenie i sieć prawdopodobnie działają. Wtedy sprawdza się konfigurację zaktualizowanego komputera, bez ingerowania w ustawienia pozostałych stanowisk.

Dlaczego wydruk trafia do starej drukarki?

Program może zapamiętać urządzenie wybrane przy poprzednim wydruku, nawet jeśli w systemie ustawiono już inną drukarkę domyślną. Stara kolejka może również pozostawać zainstalowana pod bardzo podobną nazwą. Pomaga uporządkowanie listy urządzeń, usunięcie nieużywanych kolejek oraz sprawdzenie ustawień drukowania w konkretnej aplikacji.

Czy do diagnozy trzeba znać hasło użytkownika?

Domyślnie nie prosimy o hasło. Dostęp jest potrzebny tylko wtedy, gdy określonego ustawienia nie da się sprawdzić inaczej. W takiej sytuacji najpierw wyjaśniany jest cel. Możliwe jest także przygotowanie bezpłatnej umowy NDA, czyli zobowiązania do zachowania poufności.

Czy problem można usunąć podczas wizyty w biurze?

Większość usterek usuwamy podczas pierwszej wizyty, jeśli przyczyna leży w konfiguracji komputerów, serwera, routera albo dostępu do sieci. Serwisant dojeżdża na miejsce, a dojazd jest bezpłatny. Praca podczas wizyty jest zawsze płatna, niezależnie od jej wyniku. Nie są doliczane dodatkowe opłaty za noc, weekend ani święto.

Co przygotować przed sprawdzeniem konfiguracji

Pomaga krótka lista stanowisk, na których problem występuje, oraz stanowisk działających prawidłowo. Warto zanotować dokładną treść komunikatu i nazwę programu, z którego wysyłany jest dokument. Przydatna jest także informacja, czy wcześniej zmieniano router, drukarkę, serwer, dostawcę internetu albo ustawienia sieci bezprzewodowej.

Nie trzeba samodzielnie resetować urządzeń ani usuwać sterowników. W przypadku firmy istotne jest zachowanie działających stanowisk jako punktu odniesienia. Porównanie ich ustawień z konfiguracją komputera, który nie drukuje, często prowadzi do przyczyny szybciej niż instalowanie wszystkiego od początku.

Sprawna kolejka zaczyna się od uporządkowanej sieci

Powtarzający się problem z drukarką sieciową warto potraktować jako sygnał do uporządkowania adresów, sterowników, kolejek i uprawnień. Doraźny restart może przywrócić wydruk, lecz dopiero rozpoznanie drogi dokumentu przez sieć pozwala ograniczyć kolejne przestoje. Pomoc jest dostępna w Warszawie i okolicznych powiatach: warszawskim zachodnim, legionowskim, nowodworskim, wołomińskim, mińskim, otwockim, piaseczyńskim, pruszkowskim i grodziskim.