Migracja sklepu internetowego na nową platformę

Operacja obarczona realnym ryzykiem

Zmiana platformy to nie przeniesienie strony, lecz przeniesienie działającego przedsiębiorstwa. Źle przeprowadzona kosztuje utratę części danych klientów, historii zamówień albo pozycji w wynikach wyszukiwania — a każdy z tych skutków odczuwa się przez miesiące.

Co przenosimy

• Katalog produktów wraz z opisami, zdjęciami, wariantami i cenami.
• Kategorie i strukturę katalogu.
• Konta klientów i historię zamówień.
• Treści dodatkowe: regulaminy, opisy, wpisy.
• Adresy stron wraz z przekierowaniami ze starych na nowe.

Przekierowania

Element pomijany najczęściej i najbardziej kosztowny. Bez przekierowań ze starych adresów na nowe sklep traci ruch z wyszukiwarek, a klienci trafiają na strony błędu. Przygotowujemy mapę adresów przed uruchomieniem, a nie po zauważeniu spadku sprzedaży.

Kolejność prac

1. Kopia całego sklepu w obecnym stanie.
2. Przygotowanie nowej platformy i import danych na wersji roboczej.
3. Sprawdzenie kompletności: liczby produktów, kategorii, kont i zamówień.
4. Konfiguracja płatności i wysyłki, z testem prawdziwej transakcji.
5. Przygotowanie przekierowań.
6. Przełączenie w godzinach najmniejszego ruchu.
7. Obserwacja przez pierwsze dni.

Stary sklep

Zostawiamy działający do czasu potwierdzenia, że nowy obsługuje sprzedaż poprawnie. Dopiero wtedy go wyłączamy.

Termin

Poza okresem wzmożonej sprzedaży. Migracja przed sezonem to najgorszy możliwy moment.

Zakres migracji zależy od sposobu działania sklepu

Najprostszy wariant obejmuje przeniesienie katalogu, klientów, zamówień i podstawowych treści. W praktyce wiele sklepów korzysta jednak z dodatkowych modułów, indywidualnych pól produktów, kilku magazynów, różnych grup cenowych albo automatycznej wymiany danych z innymi systemami. Każdy taki element trzeba najpierw rozpoznać, a następnie przypisać mu odpowiednik na nowej platformie. Sam fakt, że dane da się wyeksportować, nie oznacza jeszcze, że można je bezpośrednio zaimportować.

Osobnym wariantem jest migracja połączona ze zmianą struktury katalogu. Kategorie mogą zostać uporządkowane, produkty scalone, a nieaktualne treści pominięte. Wymaga to większej ostrożności, ponieważ stary i nowy adres tej samej oferty często przestają być do siebie podobne. Mapa przekierowań musi wtedy wynikać z rzeczywistego odpowiednika produktu lub kategorii, a nie z mechanicznej zamiany fragmentu adresu.

Inaczej przebiega również migracja sklepu połączonego z systemem magazynowym, księgowym lub CRM, czyli systemem do zarządzania relacjami i historią kontaktów z klientami. Trzeba ustalić, który system jest źródłem informacji o cenie, stanie magazynowym, kliencie i zamówieniu. Bez takiego rozstrzygnięcia po uruchomieniu mogą pojawić się rozbieżności: sklep pokaże inny stan niż magazyn, zamówienie zostanie przekazane podwójnie albo aktualna cena zostanie zastąpiona starszą wartością.

Inwentaryzacja danych przed rozpoczęciem importu

Przed właściwą migracją sporządzana jest lista typów danych oraz zależności między nimi. Produkt może być powiązany z kategorią, producentem, wariantami, zdjęciami, atrybutami i regułami cenowymi. Zamówienie jest natomiast związane z kontem klienta, adresem, płatnością, dostawą oraz statusem realizacji. Przeniesienie pojedynczej tabeli bez zachowania tych relacji prowadzi do powstania niekompletnych rekordów, czyli wpisów pozbawionych części potrzebnych informacji.

Weryfikowana jest również jakość materiału źródłowego. Stary sklep może zawierać powielone konta klientów, produkty bez kategorii, nieużywane warianty albo zdjęcia, których pliki już nie istnieją. Migracja nie powinna bezrefleksyjnie utrwalać każdego wcześniejszego błędu. Jednocześnie danych nie usuwa się automatycznie tylko dlatego, że wyglądają nietypowo. Najpierw trzeba ustalić, czy są zbędne, czy mają znaczenie dla sprzedaży, rozliczeń lub obsługi wcześniejszych zamówień.

Przed importem określa się także kodowanie znaków, czyli sposób zapisu liter i symboli w plikach oraz bazie danych. Błędne dopasowanie kodowania może zmienić polskie znaki w nieczytelne ciągi. Sprawdzenia wymagają też formaty dat, separator wartości w plikach oraz sposób zapisu identyfikatorów. Szczególnie ważne jest zachowanie jednoznacznych numerów produktów i zamówień, aby późniejsza kontrola nie opierała się wyłącznie na nazwach.

Hasła, konta klientów i dane wrażliwe

Hasła klientów zwykle nie są przechowywane w postaci jawnej. Platforma zapisuje ich skróty kryptograficzne, czyli wartości utworzone przez mechanizm, który ma uniemożliwić odczytanie pierwotnego hasła. Jeżeli stara i nowa platforma korzystają z innych sposobów uwierzytelniania, bezpośrednie przeniesienie możliwości logowania może nie być dostępne. W takim przypadku przygotowuje się bezpieczny proces ustawienia nowego hasła, a komunikat dla klientów powinien jasno wyjaśniać przyczynę tej operacji.

Migracja wymaga ograniczenia dostępu do plików zawierających dane osobowe, adresy oraz historię zakupów. Kopie robocze nie powinny trafiać do przypadkowych katalogów ani pozostawać dostępne po zakończeniu prac. Ustala się, kto korzysta z eksportu, gdzie jest przechowywany i kiedy może zostać bezpiecznie usunięty. Na życzenie możliwe jest bezpłatne NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności. Prac nie przekazujemy podwykonawcom.

Testy przed przełączeniem sprzedaży

Porównanie samej liczby produktów i zamówień jest potrzebne, ale niewystarczające. Dwa katalogi mogą zawierać tyle samo pozycji, mimo że część danych trafiła do niewłaściwych pól. Kontrola obejmuje próbki produktów prostych i wariantowych, produkty z promocją, różne stawki lub reguły podatkowe, konta klientów oraz zamówienia o odmiennych statusach. Sprawdzane są także zdjęcia, opisy, atrybuty, warianty i widoczność produktów.

Następnie przechodzi się całą ścieżkę zakupową: od wyszukania produktu, przez koszyk i wybór dostawy, aż po płatność oraz potwierdzenie zamówienia. Test prawdziwej transakcji pozwala sprawdzić elementy, których nie ujawnia podgląd strony. Należą do nich komunikacja z operatorem płatności, zmiana statusu, wysłanie wiadomości oraz przekazanie zamówienia do systemu zewnętrznego. Testowe zamówienie powinno zostać również anulowane lub rozliczone zgodnie z procedurą używaną w danym sklepie.

Kontroli wymagają wiadomości wysyłane automatycznie. Powinny zawierać poprawne dane sklepu, właściwe odnośniki i aktualne informacje o zamówieniu. Warto sprawdzić ich wygląd na komputerze oraz urządzeniu mobilnym, ale także treść zwykłego tekstu widoczną wtedy, gdy program pocztowy ogranicza formatowanie. Błąd w wiadomości potwierdzającej może nie zatrzymać sprzedaży, lecz zwiększa liczbę pytań i utrudnia ocenę statusu zamówienia.

Synchronizacja zmian z czasu migracji

Między wykonaniem pierwszej kopii a uruchomieniem nowej platformy stary sklep zazwyczaj nadal przyjmuje zamówienia, rejestruje klientów i zmienia stany magazynowe. Dlatego pierwszy import nie może być traktowany jako ostateczny. Potrzebny jest plan przeniesienia przyrostowego, czyli uzupełnienia danych powstałych lub zmienionych po określonym momencie.

Sposób synchronizacji zależy od możliwości obu platform. Czasem wystarcza ponowny eksport wybranego zakresu, a czasem konieczne jest osobne pobranie nowych zamówień i kont. Kluczowe znaczenie ma wyznaczenie punktu odcięcia, czyli chwili, od której zapis sprzedaży odbywa się już wyłącznie w nowym sklepie. Bez jednoznacznego punktu odcięcia część zamówień może zostać pominięta albo przeniesiona dwukrotnie.

Przełączenie domeny i konfiguracji DNS, czyli ustawień kierujących nazwę sklepu na odpowiedni serwer, nie zawsze jest widoczne wszędzie natychmiast. Przez pewien czas różni użytkownicy mogą trafiać do różnych wersji. Z tego powodu stary sklep nie powinien swobodnie przyjmować nowych zamówień po rozpoczęciu końcowego przełączenia. Stosuje się rozwiązanie dobrane do infrastruktury, które ogranicza ryzyko równoległej sprzedaży w dwóch niesynchronizowanych miejscach.

Najczęstsze błędy przy samodzielnym przenoszeniu sklepu

Częstym błędem jest rozpoczęcie importu bez próbnego uruchomienia na wersji roboczej. Pierwszy plik może wyglądać poprawnie, ale po jego wczytaniu ujawniają się przesunięte kolumny, brak powiązań albo obcięte opisy. Usuwanie skutków nieudanego importu w środowisku produkcyjnym, czyli w sklepie dostępnym dla klientów, jest trudniejsze niż ponowne przygotowanie czystej wersji testowej.

Inny problem to ręczne poprawianie setek pozycji przed ustaleniem źródła błędu. Jeżeli wszystkie warianty otrzymały niewłaściwy atrybut, pojedyncze zmiany tylko maskują wadliwą regułę importu. Najpierw trzeba poprawić mapowanie, czyli przypisanie pól ze starego systemu do pól nowego systemu, a następnie powtórzyć operację na kontrolowanym zbiorze.

Ryzykowne jest także przenoszenie wyłącznie tego, co widać na stronach produktów. Sklep składa się również z ustawień dostaw, metod płatności, szablonów wiadomości, zgód, reguł rabatowych, integracji i zadań automatycznych. Pominięty proces może ujawnić się dopiero po konkretnym zdarzeniu, na przykład po anulowaniu zamówienia, zwrocie płatności albo zakupie produktu z określonej kategorii.

Nie należy też usuwać starego środowiska zaraz po uruchomieniu nowego. Nawet poprawnie wykonany import może wymagać sprawdzenia szczegółu dawnego zamówienia lub porównania ustawień integracji. Zachowana kopia powinna umożliwiać odtworzenie danych, a nie być jedynie niezweryfikowanym archiwum, którego później nie da się uruchomić.

Kiedy problem nie wynika z samej migracji

Spadek sprzedaży po zmianie platformy nie zawsze oznacza utratę danych. Przyczyną może być inna ścieżka koszyka, nieprawidłowo działająca metoda płatności, zmieniona prezentacja kosztu dostawy albo wolniejsze ładowanie wybranych stron. Każdy z tych przypadków wymaga innego sprawdzenia. Najpierw ustala się, na którym etapie klienci przestają przechodzić dalej, a dopiero później ocenia źródło problemu.

Brak produktu w wynikach wyszukiwania sklepu nie musi oznaczać, że produkt nie został zaimportowany. Może być nieaktywny, przypisany do niewidocznej kategorii albo pozbawiony danych używanych przez nową wyszukiwarkę. Podobnie błąd strony po wejściu ze starego odnośnika może wynikać z brakującego przekierowania, mimo że docelowy produkt znajduje się w katalogu.

Rozbieżność stanu magazynowego nie zawsze jest wadą importu początkowego. Jeżeli po przełączeniu działa integracja, która pobiera dane z niewłaściwego magazynu lub aktualizuje je w złym kierunku, poprawna wartość może zostać szybko nadpisana. Dlatego diagnoza obejmuje zarówno zawartość bazy po imporcie, jak i wszystkie procesy uruchamiane później.

Dodatkowe pytania dotyczące migracji sklepu

Czy można zmienić platformę bez przerwy w sprzedaży?

Większość przygotowań wykonuje się na wersji roboczej, gdy dotychczasowy sklep nadal działa. Końcowe przełączenie wymaga jednak kontroli nad nowymi zamówieniami i zmianami stanów. Zakres ograniczenia sprzedaży zależy od infrastruktury oraz sposobu synchronizacji. Nie należy obiecywać całkowicie niezauważalnej zmiany przed zbadaniem obu środowisk.

Czy całą historię zamówień trzeba udostępnić klientom w nowym panelu?

Zależy to od możliwości nowej platformy i przyjętego zakresu. Dane potrzebne firmie można zachować w bezpiecznym archiwum lub przenieść do systemu obsługowego, nawet jeśli nie wszystkie elementy da się pokazać w nowym koncie klienta. Ważne jest wcześniejsze rozróżnienie między migracją danych operacyjnych a prezentacją historii w panelu.

Czy wygląd sklepu może zostać przeniesiony razem z bazą?

Zwykle projekt wyglądu wymaga osobnego wdrożenia. Szablony różnych platform mają inną strukturę, mechanizmy i zestaw obsługiwanych modułów. Można zachować identyfikację wizualną oraz uzgodniony układ, ale skopiowanie plików starego szablonu nie jest równoznaczne z przygotowaniem działającego wyglądu na nowej platformie.

Co zrobić z produktami, których nie ma już w sprzedaży?

Nie ma jednej właściwej decyzji dla całego katalogu. Część stron może nadal odpowiadać na pytania klientów i prowadzić do aktualnych zamienników, a część może być całkowicie zbędna. Każdy ważny stary adres powinien otrzymać sensowną stronę docelową. Automatyczne kierowanie wszystkich wycofanych produktów na stronę główną utrudnia użytkownikom znalezienie właściwej informacji.

Jak sprawdzić, czy migracja została zakończona?

Zakończenie nie wynika tylko z uruchomienia nowej strony. Potrzebne jest potwierdzenie kompletności danych, działania zakupu, płatności, dostaw, wiadomości, integracji i przekierowań. Sprawdza się również, czy połączenia z systemami zewnętrznymi nie nadpisują prawidłowych informacji. Dopiero po tej kontroli oraz okresie obserwacji można bezpiecznie zakończyć działanie starego środowiska.

Migracja kończy się wtedy, gdy nowy sklep poprawnie realizuje cały proces sprzedaży

Widoczny katalog jest tylko jednym z elementów przedsięwzięcia. O powodzeniu decyduje zachowanie danych, relacji między nimi, obsługi zamówienia, rozliczeń, integracji i ciągłości starych adresów. Dobrze przygotowana migracja pozostawia także możliwość sprawdzenia źródła danych oraz odtworzenia poprzedniego środowiska, gdy podczas kontroli pojawi się rozbieżność. Dzięki temu przełączenie platformy jest zaplanowaną zmianą systemu sprzedażowego, a nie eksperymentem wykonywanym na działającym sklepie.