Trwałe usuwanie danych ze starego sprzętu

Dlaczego zwykłe kasowanie plików nie usuwa danych

Usunięcie pliku i opróżnienie kosza w systemie operacyjnym nie kasuje jego zawartości z dysku — usuwa jedynie wpis w spisie treści, który mówi systemowi, gdzie dany plik się znajduje. Same dane fizycznie pozostają na nośniku, dopóki nie zostaną nadpisane nowymi informacjami, co przy sprzęcie wycofywanym z użycia (i niepodlegającym dalszemu zapisywaniu) może się nigdy nie zdarzyć. Osoba dysponująca odpowiednim, ogólnodostępnym oprogramowaniem do odzyskiwania danych może z takiego dysku odczytać dokumenty, zdjęcia, dane logowania czy bazy klientów tak, jakby nigdy nie zostały skasowane.

To ma bezpośrednie znaczenie dla firm wycofujących z użycia komputery, laptopy, dyski zewnętrzne czy telefony służbowe — sprzedawanych, oddawanych do utylizacji, przekazywanych innej osobie w firmie czy oddawanych w rozliczeniu przy zakupie nowego sprzętu. Bez odpowiedniego przygotowania każdy z tych scenariuszy niesie ryzyko, że dane osobowe klientów lub pracowników, dane finansowe firmy czy dostępy do systemów trafią w niepowołane ręce.

Warianty sytuacji spotykane w firmach

Sprzedaż lub oddanie sprzętu poleasingowego

Komputery i laptopy wycofywane z leasingu albo sprzedawane po zakończeniu okresu użytkowania trafiają do kolejnego właściciela — bez trwałego usunięcia danych każdy kolejny użytkownik potencjalnie ma dostęp do wszystkiego, co znajdowało się na dysku wcześniej.

Utylizacja uszkodzonego sprzętu

Dysk, który uległ fizycznemu uszkodzeniu i nie da się z niego już korzystać, wciąż może zawierać odczytywalne dane, jeśli trafi w ręce osoby dysponującej odpowiednim sprzętem do naprawy lub odczytu talerzy. Sam fakt, że dysk „nie działa" w komputerze, nie oznacza, że dane są bezpieczne.

Przekazanie sprzętu między pracownikami

Laptop po jednym pracowniku trafiający do kolejnego wewnątrz firmy bywa traktowany mniej rygorystycznie niż sprzedaż na zewnątrz — a mimo to nowy użytkownik może przypadkowo natrafić na pliki, hasła zapisane w przeglądarce czy korespondencję poprzednika.

Naprawa gwarancyjna lub serwisowa poza firmą

Sprzęt oddawany do naprawy w zewnętrznym serwisie czasem wymaga wymiany dysku albo trafia w ręce osób trzecich na czas naprawy — jeśli dane na starym dysku nie zostały wcześniej zabezpieczone lub usunięte, stanowi to dodatkowy, często pomijany punkt ryzyka.

Co robimy przy trwałym usuwaniu danych

Dobór metody zależy od tego, czy nośnik ma być użyty ponownie, czy trafia do utylizacji. Dla dysków, które mają dalej służyć (na przykład po sprzedaży sprzętu), stosuje się nadpisywanie danych — wielokrotne zapisanie całej powierzchni nośnika losowymi lub zerowymi danymi, zgodnie z uznanymi standardami, tak żeby oryginalna zawartość stała się nieodzyskiwalna nawet specjalistycznym oprogramowaniem.

Dla nośników przeznaczonych do utylizacji, zwłaszcza uszkodzonych fizycznie i niepodlegających już żadnemu odczytowi w standardowy sposób, stosuje się fizyczne zniszczenie nośnika — mechaniczne uszkodzenie talerzy dysku twardego albo pamięci flash w stopniu uniemożliwiającym jakikolwiek odczyt danych. To jedyna metoda dająca pewność w przypadku dysków, których nie da się już bezpiecznie nadpisać ze względu na uszkodzenie.

Proces obejmuje też przygotowanie potwierdzenia wykonania usługi — dokumentu opisującego, jaki sprzęt został poddany usuwaniu danych i jaką metodą, co bywa istotne dla firmy jako dowód dochowania staranności przy wycofywaniu sprzętu z użycia.

Błędy przy samodzielnym pozbywaniu się starego sprzętu

• Formatowanie dysku i uznanie sprawy za zamkniętą. Formatowanie, podobnie jak zwykłe kasowanie plików, w wielu przypadkach nie usuwa danych fizycznie — jedynie przygotowuje nośnik do ponownego zapisu, pozostawiając poprzednią zawartość odzyskiwalną.
• Sprzedaż sprzętu „w takim stanie, w jakim jest", bez sprawdzenia zawartości dysku. Zdarza się, że sprzęt trafia do kolejnego właściciela z zapisanymi hasłami w przeglądarce, dokumentami firmowymi i danymi logowania do poczty.
• Poleganie na przywróceniu ustawień fabrycznych telefonu bez weryfikacji. Niektóre starsze modele i nietypowe konfiguracje pozostawiają dane odzyskiwalne mimo przywrócenia ustawień fabrycznych — warto to zweryfikować, zanim sprzęt zmieni właściciela.
• Wyrzucenie uszkodzonego dysku bez zniszczenia. Dysk trafiający na złom albo do zwykłego odpadu elektronicznego bez wcześniejszego fizycznego zniszczenia wciąż może zostać odczytany przez osobę, która go znajdzie.

Dodatkowe pytania klientów

Czy jednokrotne nadpisanie danych wystarczy?

W większości przypadków tak, przy zastosowaniu uznanych metod nadpisywania — liczba przejść zależy od wybranego standardu i typu nośnika, dobieranego indywidualnie do sytuacji.

Co z dyskami SSD — czy metoda jest taka sama jak przy dyskach twardych?

Nie do końca — dyski SSD przechowują dane inaczej niż tradycyjne dyski talerzowe, co wymaga dostosowanej metody usuwania, uwzględniającej specyfikę pamięci flash.

Czy trzeba dokumentować proces usuwania danych?

To dobra praktyka, szczególnie przy sprzęcie, na którym znajdowały się dane osobowe lub firmowe — potwierdzenie wykonania usługi bywa istotnym elementem wykazania staranności w razie pytań o los danych po wycofaniu sprzętu.

Co zrobić z telefonami służbowymi przed ich wymianą?

Telefony wymagają tej samej uwagi co komputery — dane firmowe, dostęp do poczty, zapisane hasła i historia komunikacji powinny zostać trwale usunięte przed przekazaniem urządzenia dalej, niezależnie od tego, czy trafia do innego pracownika, czy poza firmę.

Kiedy to nie jest problem usuwania danych, tylko coś innego

Jeśli celem jest zabezpieczenie danych na sprzęcie wciąż używanym, a nie wycofywanym z użytku, właściwym tematem jest szyfrowanie dysków i nośników przenośnych. Jeśli chodzi o dane, które trzeba zachować, a nie usunąć — na przykład przed wymianą komputera na nowszy — odpowiednim krokiem jest wcześniejsze wykonanie kopii, opisane w kopiach zapasowych i archiwizacji danych osobowych.

Warunki współpracy

Usługę trwałego usuwania danych wycenia się indywidualnie, zależnie od liczby i rodzaju nośników oraz wybranej metody — cennika usług nie publikujemy. Dojazd do klienta na terenie Warszawy i okolicznych powiatów jest bezpłatny. Firma nie jest płatnikiem VAT, więc wykonaną pracę dokumentuje fakturą bez VAT.

Przykład z praktyki

Typowe zgłoszenie: firma wymienia flotę kilkunastu laptopów na nowsze modele, a stare planuje sprzedać za pośrednictwem firmy zajmującej się sprzętem poleasingowym. Przed przekazaniem sprzętu każdy dysk zostaje poddany nadpisywaniu danych zgodnie z przyjętym standardem, a proces jest udokumentowany numerami seryjnymi poszczególnych urządzeń. Dzięki temu firma ma potwierdzenie, że żaden z laptopów nie trafił do nowego właściciela z odzyskiwalnymi danymi klientów, hasłami zapisanymi w przeglądarkach ani korespondencją firmową — co byłoby realnym ryzykiem przy sprzedaży sprzętu bez tego kroku.

Dlaczego samo szyfrowanie dysku nie rozwiązuje problemu przy pozbywaniu się sprzętu

Zdarza się, że firmy, które od dawna korzystają z szyfrowania dysków na laptopach służbowych, zakładają, że przy wycofywaniu sprzętu z użycia mogą pominąć dodatkowy krok usuwania danych. To nie do końca prawda — szyfrowanie chroni dane, dopóki nikt nie zna klucza dostępu, ale sam klucz bywa powiązany z kontem użytkownika w systemie operacyjnym. Jeśli konto pozostaje aktywne albo hasło do niego jest wciąż znane poprzedniemu użytkownikowi, szyfrowanie nie stanowi realnej przeszkody. Dlatego przy przekazywaniu sprzętu dalej wciąż warto albo trwale usunąć dane, albo przynajmniej upewnić się, że dostęp do klucza szyfrującego został odebrany i nie da się go odtworzyć.

Sprzęt sieciowy i drukarki — łatwo pomijany element

Rozmowa o usuwaniu danych ze starego sprzętu koncentruje się zwykle na komputerach i telefonach, ale routery, drukarki sieciowe i urządzenia NAS też przechowują dane — hasła do sieci Wi-Fi, historię wydruków, czasem kopie zapasowe skanowanych dokumentów zawierających dane osobowe. Przy wymianie takiego sprzętu warto sprawdzić, czy nie zawiera pamięci wewnętrznej z zapisanymi danymi, i w razie potrzeby objąć go tą samą procedurą co komputery.

Co dzieje się z danymi w chmurze po wymianie sprzętu

Trwałe usunięcie danych z lokalnego dysku nie obejmuje automatycznie danych zsynchronizowanych do chmury — jeśli komputer był połączony z firmowym kontem w usłudze chmurowej, dane wciąż pozostają dostępne z poziomu tego konta, niezależnie od tego, co dzieje się z fizycznym nośnikiem. To osobny temat wymagający sprawdzenia uprawnień i synchronizacji na poziomie konta, a nie tylko samego urządzenia.