Przeniesienie Subiekta GT na nowy komputer

Program to najmniejsza część przenoszenia

Najważniejsza jest baza danych — to w niej znajdują się wszystkie dokumenty, kartoteki, kontrahenci, stany magazynowe i rozrachunki. Sam program da się zainstalować od nowa w kilkanaście minut, bazy odtworzyć się nie da.

Co przenosimy

• Bazę danych wraz z całą historią dokumentów.
• Konfigurację: numerację, stawki, definicje dokumentów, szablony wydruków.
• Uprawnienia użytkowników.
• Powiązania z drukarką fiskalną, czytnikiem i drukarką etykiet.
• Licencję — przeniesienie wymaga zwykle procedury po stronie producenta.
• Ustawienia współpracy z programem księgowym.

Licencja

To punkt, który najczęściej zaskakuje. Licencja bywa przypisana do konkretnego komputera i wymaga przeniesienia u producenta, a nie zwykłej ponownej instalacji. Sprawdzamy to przed wyczyszczeniem starego dysku — potem bywa za późno.

Kolejność prac

1. Kopia bazy ze starego komputera i sprawdzenie, czy da się ją odtworzyć.
2. Instalacja programu i serwera bazy na nowym sprzęcie.
3. Odtworzenie bazy i konfiguracji.
4. Podłączenie urządzeń i sprawdzenie wydruków.
5. Praca kontrolna na prawdziwych dokumentach.
6. Dopiero potem wycofanie starego komputera.

Stary sprzęt

Zostaje nietknięty aż do potwierdzenia, że na nowym wszystko działa. Dysk czyścimy trwale dopiero na wyraźne polecenie.

Termin

Przenosiny wykonujemy poza godzinami pracy albo w weekend, żeby firma zaczęła kolejny dzień na gotowym stanowisku.

Przeniesienie jednego stanowiska i całej instalacji sieciowej

Zakres prac zależy od sposobu używania Subiekta GT. W najprostszym wariancie program, baza danych i urządzenia współpracujące działają na jednym komputerze. W środowisku wielostanowiskowym baza może znajdować się na osobnym komputerze lub serwerze, a pozostałe stanowiska łączą się z nią przez sieć lokalną. Wymiana jednego stanowiska roboczego nie musi wtedy oznaczać przenoszenia samej bazy. Konieczne jest natomiast odtworzenie połączenia, uprawnień i ustawień potrzebnych danej osobie.

Inaczej wygląda wymiana komputera pełniącego rolę serwera. Serwer w tym znaczeniu to urządzenie udostępniające bazę pozostałym stanowiskom. Takie przeniesienie wpływa na całą instalację, dlatego obejmuje także sprawdzenie dostępu z innych komputerów, reguł zapory systemowej oraz nazw i adresów używanych do komunikacji. Zapora systemowa to mechanizm kontrolujący połączenia sieciowe. Nieprawidłowa konfiguracja może sprawić, że Subiekt GT działa na nowym serwerze, ale pozostaje niewidoczny dla innych stanowisk.

Archiwum trzeba sprawdzić, a nie tylko utworzyć

Samo pojawienie się pliku kopii nie potwierdza jeszcze, że dane są bezpieczne. Archiwum może być niepełne, uszkodzone albo pochodzić z innego podmiotu niż ten, który ma zostać przeniesiony. Podmiot to wyodrębniona baza firmy obsługiwanej w programie. Przed rozpoczęciem właściwej zmiany sprawdzana jest możliwość odtworzenia kopii oraz zgodność podstawowych danych.

Jeżeli na starym komputerze działa kilka podmiotów, każdy z nich musi zostać uwzględniony. To samo dotyczy dodatkowych plików używanych poza bazą, na przykład własnych wzorów, eksportów, raportów lub katalogów roboczych. Kopia bazy pozostaje najważniejsza, ale nie zawsze obejmuje każdy element zapisany przez użytkownika w osobnym folderze. Dlatego przed migracją warto ustalić, które dokumenty i pliki są wykorzystywane podczas codziennej pracy.

Zgodność wersji programu i bazy danych

Subiekt GT korzysta z silnika Microsoft SQL Server, czyli usługi odpowiedzialnej za przechowywanie i udostępnianie danych. Program widoczny na pulpicie jest warstwą obsługową, natomiast właściwe informacje znajdują się w bazie zarządzanej przez ten silnik. Z tego powodu skopiowanie skrótu, katalogu programu albo zawartości pulpitu nie przenosi dokumentów handlowych.

Przy odtwarzaniu uwzględniana jest zgodność wersji Subiekta GT, bazy i środowiska bazodanowego. Nowsza instalacja może podczas uruchomienia wykonać konwersję bazy, czyli dostosować jej strukturę do aktualnej wersji programu. Taka zmiana może utrudnić ponowne otwarcie tej samej bazy na starszym stanowisku. Najpierw zabezpiecza się więc kopię w stanie sprzed konwersji, a dopiero później uruchamia zmianę. Pozwala to zachować drogę powrotu, gdy pojawi się problem z dodatkiem, sterownikiem urządzenia albo konfiguracją stanowiska.

Urządzenia i integracje wymagają osobnych testów

Po odtworzeniu bazy program może się uruchamiać poprawnie, a mimo to nie być jeszcze gotowy do pracy. Drukarka fiskalna, czytnik kodów, drukarka etykiet lub inne urządzenie może wymagać sterownika, czyli oprogramowania pozwalającego systemowi komunikować się ze sprzętem. Znaczenie mają również porty komunikacyjne i ustawienia wybranego urządzenia. Automatyczne wykrycie przez Windows nie zawsze odtwarza konfigurację używaną wcześniej w Subiekcie GT.

Oddzielnego sprawdzenia wymagają integracje z księgowością, bankowością, sprzedażą internetową lub zewnętrznym programem magazynowym. Integracja to mechanizm wymiany danych pomiędzy różnymi systemami. Może korzystać z lokalnych folderów, danych logowania, certyfikatów albo dodatkowych usług działających w tle. Samo uruchomienie Subiekta GT nie potwierdza, że wymiana nadal przebiega prawidłowo. Po migracji wykonuje się kontrolę funkcji rzeczywiście używanych w firmie, bez wprowadzania zbędnych zmian w danych produkcyjnych.

Najczęstsze błędy podczas samodzielnego przenoszenia

Częstym błędem jest rozpoczęcie od wyczyszczenia lub sprzedaży starego komputera. Usuwa to najprostsze źródło brakujących ustawień i może zamknąć możliwość przygotowania aktualnej kopii. Bezpieczniej pozostawić stare stanowisko w niezmienionym stanie do zakończenia wszystkich prób na nowym urządzeniu.

Problemy powoduje również kopiowanie katalogu instalacyjnego zamiast wykonania archiwizacji bazy. Pliki programu nie zastępują kopii danych zarządzanych przez SQL Server. Ręczne przenoszenie plików pracującej bazy może natomiast doprowadzić do uzyskania niespójnej kopii. Niespójność oznacza, że powiązane elementy zapisano w różnych momentach i nie tworzą poprawnej całości.

Nie należy także zakładać, że ponowna instalacja automatycznie rozpozna wszystkie urządzenia, dodatki i niestandardowe wydruki. Ustawienia mogą być zapisane w bazie, w systemie operacyjnym, w profilu konkretnego użytkownika albo w katalogu dodatkowego programu. Pobieżny test ograniczony do otwarcia kartoteki nie wykryje problemu z wydrukiem, eksportem lub pracą innego stanowiska.

Kolejnym ryzykiem jest wykonywanie prób bez dodatkowej kopii. Każda konwersja lub naprawa powinna odbywać się dopiero po zabezpieczeniu stanu wyjściowego. Dzięki temu nieudana operacja nie staje się jedyną dostępną wersją danych. Nie trzeba przy tym udostępniać hasła użytkownika, jeżeli zakres prac tego nie wymaga. Gdy dostęp jest konieczny do uruchomienia określonej funkcji, cel jego użycia powinien zostać wcześniej wyjaśniony.

Kiedy problem nie wynika z samego przeniesienia

Komunikat o braku połączenia z bazą nie zawsze oznacza uszkodzenie archiwum. Przyczyną może być niedziałająca usługa SQL Server, nieprawidłowa nazwa serwera, blokada zapory albo brak dostępu do sieci lokalnej. Jeżeli program działa bezpośrednio na serwerze, lecz nie działa na pozostałych komputerach, w pierwszej kolejności sprawdza się komunikację sieciową.

Brak dokumentów po uruchomieniu programu może natomiast oznaczać otwarcie niewłaściwego podmiotu, odtworzenie starszej kopii albo połączenie z inną bazą. Nie powinno się wtedy od razu tworzyć dokumentów na nowym stanowisku. Najpierw trzeba ustalić, z którego źródła program pobiera dane i z jakiego dnia pochodzi użyte archiwum.

Wolne działanie po migracji również nie musi wynikać z błędu Subiekta GT. Znaczenie mogą mieć ustawienia nowego systemu, praca dysku, obciążenie serwera, połączenie sieciowe lub program zabezpieczający skanujący pliki i komunikację. Diagnoza obejmuje więc całe środowisko, a nie tylko ponowną instalację aplikacji.

Pytania przed zmianą komputera

Czy można nadal wystawiać dokumenty na starym stanowisku podczas przenoszenia?

Można przygotować część nowego środowiska wcześniej, ale końcowa kopia musi obejmować wszystkie dokumenty wystawione do chwili przełączenia. Jeżeli po utworzeniu archiwum praca na starym komputerze trwa nadal, powstają nowe dane, których nie ma na nowym stanowisku. Dlatego ustala się moment zatrzymania pracy, wykonuje aktualną kopię i dopiero z niej odtwarza bazę używaną po przełączeniu.

Czy nazwa użytkownika Windows musi pozostać taka sama?

Nie zawsze, lecz zmiana profilu użytkownika może wpłynąć na dostęp do lokalnych folderów, zapisanych plików i ustawień urządzeń. Profil użytkownika to wydzielony zestaw ustawień i dokumentów danej osoby w systemie. Po migracji sprawdzane są elementy wykorzystywane na konkretnym stanowisku, szczególnie własne katalogi eksportu, wzory oraz domyślne drukarki.

Czy po przeniesieniu trzeba sprawdzić każdy komputer w firmie?

Jeżeli zmieniany jest serwer bazy lub sposób połączenia, kontrola pozostałych stanowisk jest potrzebna. Gdy wymieniany jest wyłącznie komputer pracownika, a baza nadal działa w tym samym miejscu, zakres testu może być mniejszy. Zawsze sprawdza się jednak rzeczywisty proces pracy na zmienionym stanowisku, w tym dostęp do właściwego podmiotu i używanych urządzeń.

Czy można od razu oddać stary komputer do kasacji?

Najpierw należy potwierdzić kompletność danych, działanie wydruków, integracji i pozostałych stanowisk. Dopiero po takim odbiorze można zdecydować o trwałym usunięciu danych. Kasowanie wykonuje się na wyraźne polecenie, ponieważ zwykłe usunięcie plików nie zawsze oznacza ich trwałe zniszczenie.

Czy migrację można wykonać bez wizyty w biurze?

Część prac programowych może być możliwa zdalnie, ale podłączenie urządzeń, sprawdzenie sieci i test fizycznych wydruków często wymaga obecności na miejscu. Serwisant może dojechać do firmy w Warszawie lub na obsługiwanym obszarze okolicznych powiatów. Alternatywnie sprzęt może odebrać kierowca i zwrócić po wykonaniu uzgodnionych prac. Dobór trybu zależy od tego, czy przenoszony jest pojedynczy komputer, czy całe środowisko z urządzeniami i stanowiskami sieciowymi.

Ostatni test powinien odtworzyć zwykły dzień pracy

Przeniesienie jest zakończone dopiero wtedy, gdy nowe stanowisko obsługuje faktyczny sposób pracy firmy. Kontrola obejmuje otwarcie właściwej bazy, dostęp użytkowników, wyszukiwanie kartotek, przygotowanie dokumentu, podgląd lub próbę wydruku oraz działanie używanych połączeń zewnętrznych. Test przeprowadza się ostrożnie, aby nie pozostawić przypadkowych zapisów w danych firmy.

Stary komputer pozostaje zabezpieczeniem do chwili potwierdzenia wyniku. Dzięki temu ewentualny brak szablonu, sterownika lub ustawienia można uzupełnić ze źródłowego stanowiska. Dopiero sprawdzona baza, działające urządzenia i poprawny obieg dokumentów oznaczają, że Subiekt GT rzeczywiście został przeniesiony, a nie tylko ponownie zainstalowany.