KSeF a Subiekt GT — przygotowanie do e-faktur

Co oznacza przygotowanie Subiekta GT do KSeF

Przygotowanie programu do Krajowego Systemu e-Faktur, czyli państwowego systemu obsługującego wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur, nie polega wyłącznie na włączeniu jednej opcji. W Subiekcie GT trzeba sprawdzić konfigurację firmy, dane sprzedawcy, numerację dokumentów, ustawienia użytkowników oraz sposób uwierzytelniania połączenia z systemem.

Zakres prac zależy od sposobu używania programu. Inaczej wygląda konfiguracja pojedynczego stanowiska, a inaczej przygotowanie bazy używanej przez kilka komputerów. Znaczenie ma także to, czy dokumenty są wystawiane wyłącznie w Subiekcie GT, czy dane są dodatkowo przekazywane do sklepu internetowego albo rozwiązania zewnętrznego.

Integracje ze sklepem internetowym dotyczą w tej rodzinie wyłącznie Subiekta GT, ponieważ jest on systemem sprzedażowo-magazynowym. Rewizor GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT i Gestor GT mogą być obsługiwane oraz wdrażane niezależnie, bez integracji ze sklepem.

Objawy problemu przed wysyłką e-faktury

Typowym sygnałem jest brak możliwości wysłania dokumentu do KSeF, komunikat o nieprawidłowych danych uwierzytelniających albo zatrzymanie dokumentu w kolejce wysyłkowej. Czasem faktura zapisuje się poprawnie w Subiekcie GT, lecz nie otrzymuje numeru identyfikacyjnego z KSeF. W takiej sytuacji trzeba rozróżnić problem lokalny programu od problemu połączenia z usługą zewnętrzną.

Inny objaw to odrzucenie dokumentu z powodu brakujących danych. Przyczyną może być niepełny adres kontrahenta, niezgodny numer identyfikacyjny, nieprawidłowa stawka podatku, brak jednostki miary albo błędna konfiguracja pozycji towarowej. Program może również sygnalizować problem wtedy, gdy dokument zawiera dane formalnie zapisane w kartotece, ale w formacie nieakceptowanym przez strukturę e-faktury.

Problemy pojawiają się także po zmianie komputera, reinstalacji Windows, przeniesieniu bazy danych lub aktualizacji programu. Wtedy Subiekt GT może nie mieć dostępu do wcześniej używanego certyfikatu, magazynu certyfikatów systemu albo danych zapisanych w konfiguracji użytkownika.

Najczęstsze przyczyny nieprawidłowej konfiguracji

Najczęściej problem wynika z braku spójności między danymi firmy zapisanymi w Subiekcie GT a danymi wykorzystywanymi podczas uwierzytelniania. Certyfikat, czyli cyfrowe potwierdzenie tożsamości podmiotu lub osoby uprawnionej, musi być dostępny w systemie i mieć właściwy zakres zastosowania. Sam plik certyfikatu nie wystarcza, jeśli brakuje hasła do klucza prywatnego albo certyfikat jest nieważny.

Drugą częstą przyczyną są dane autoryzujące. Są to informacje pozwalające potwierdzić, że połączenie z KSeF wykonuje uprawniony podmiot lub użytkownik. Błędny identyfikator, wygasły token, czyli ciąg znaków pełniący funkcję czasowego klucza dostępu, albo użycie danych przypisanych do innej firmy może powodować odrzucenie żądania.

Kolejny wariant to nieprawidłowe ustawienia połączenia. Oprogramowanie zabezpieczające, zapora sieciowa, czyli mechanizm kontrolujący ruch między komputerem a internetem, albo filtr w sieci firmowej może blokować komunikację. Problem może dotyczyć także zegara systemowego. Znaczna różnica czasu na komputerze utrudnia poprawną weryfikację certyfikatów i podpisów.

Nie należy pomijać bazy danych. Uszkodzona baza, niespójne dane kontrahenta lub błędne powiązanie dokumentu z kartoteką mogą powodować odrzucenie konkretnej faktury, mimo że sama autoryzacja działa prawidłowo.

Certyfikaty i dane autoryzujące

Przed rozpoczęciem konfiguracji trzeba ustalić, jaki sposób autoryzacji ma być stosowany oraz gdzie znajdują się wymagane dane. Certyfikaty mogą być przechowywane w systemowym magazynie certyfikatów albo w pliku zabezpieczonym hasłem. Magazyn certyfikatów to część systemu Windows, w której przechowywane są klucze i certyfikaty używane przez aplikacje.

Należy sprawdzić datę ważności certyfikatu, jego właściciela, przeznaczenie oraz obecność klucza prywatnego. Klucz prywatny jest elementem certyfikatu, który pozwala potwierdzić podpis lub tożsamość. Sam certyfikat publiczny bez klucza prywatnego nie umożliwi wykonania operacji wymagającej uwierzytelnienia.

Dane autoryzujące powinny być przypisane do właściwej firmy i przechowywane w sposób ograniczający dostęp osób nieuprawnionych. Nie zaleca się przesyłania takich danych w zwykłej wiadomości ani zapisywania ich w niechronionym pliku. Domyślnie nie jest potrzebne przekazywanie hasła klienta do programu. Jeżeli do diagnozy wymagany jest dostęp użytkownika, można ustalić bezpieczny sposób wykonania czynności bez utrwalania hasła.

Przy zmianie komputera lub użytkownika nie należy bez sprawdzenia kopiować certyfikatów i tokenów. Uprawnienia mogą być ograniczone do konkretnego środowiska, a niektóre dane mogą wymagać ponownego wydania albo aktywacji.

Kontrola danych firmy, kontrahentów i towarów

Przed pierwszą wysyłką warto sprawdzić dane podmiotu w Subiekcie GT. Dotyczy to nazwy, numeru identyfikacyjnego, adresu, rachunków bankowych oraz danych używanych na dokumentach. Ważna jest także spójność informacji zapisanych w nagłówku faktury i w kartotece kontrahenta.

Kartoteka kontrahenta to uporządkowany zestaw danych klienta lub dostawcy przechowywany w programie. Błędny numer identyfikacyjny, nieprawidłowy kraj, pusty adres albo nietypowe znaki mogą mieć wpływ na strukturę e-faktury. Warto także sprawdzić, czy kontrahent nie występuje w bazie kilka razy z różnymi danymi.

Podobnej kontroli wymagają towary i usługi. Jednostka miary, stawka podatku, symbol towaru, opis oraz sposób naliczania rabatu powinny być ustawione konsekwentnie. Szczególnej uwagi wymagają dokumenty korygujące, zaliczkowe i wystawiane na podstawie wcześniejszych dokumentów, ponieważ zawierają dodatkowe powiązania.

Nie każda różnica oznacza błąd KSeF. Czasem problem dotyczy jedynie wyglądu wydruku, szablonu dokumentu albo lokalnego numeru handlowego. Dlatego najpierw ustala się, czy komunikat pochodzi z Subiekta GT, sterownika, połączenia sieciowego czy samego systemu e-faktur.

Przebieg przygotowania programu

Prace rozpoczynają się od rozpoznania środowiska. Sprawdzana jest wersja Subiekta GT, system Windows, sposób dostępu do bazy oraz liczba stanowisk korzystających z programu. Jeżeli baza działa na serwerze, kontroluje się także połączenie między stanowiskiem a serwerem bazy danych. Serwer bazy danych to usługa odpowiedzialna za zapisywanie i udostępnianie informacji programu.

Przed jakąkolwiek ingerencją w bazę wykonywana jest jej kopia. Kopia bezpieczeństwa pozwala wrócić do wcześniejszego stanu w razie przerwania operacji, błędu aktualizacji albo nieoczekiwanej zmiany danych. Sama kopia powinna zostać sprawdzona pod kątem możliwości odtworzenia, a nie tylko utworzona i pozostawiona bez kontroli.

Następnie analizowane są ustawienia firmy, użytkowników, numeracji oraz komunikacji z KSeF. Weryfikuje się, czy certyfikat lub dane autoryzujące są wskazane w odpowiednim miejscu, czy użytkownik ma wymagane uprawnienia i czy program korzysta z właściwej bazy.

Po kontroli wykonywana jest próba na odpowiednio wybranym dokumencie. Sprawdza się zapis dokumentu, rozpoczęcie wysyłki, odebranie odpowiedzi, zapis identyfikatora KSeF i możliwość późniejszego odszukania dokumentu. Nie należy rozpoczynać od masowej wysyłki, ponieważ utrudnia to ustalenie, który element konfiguracji powoduje błąd.

Sfera GT i integracje z innymi programami

Sfera GT to interfejs programistyczny oparty na COM i OLE Automation, czyli mechanizmach pozwalających innym aplikacjom wywoływać funkcje programu i pracować na jego danych. Sfera działa w Subiekcie GT, Gestorze GT, Rewizorze GT i Gratyfikancie GT. Jej obecność może mieć znaczenie, gdy dokumenty są tworzone przez aplikację dodatkową, a nie bezpośrednio przez użytkownika.

W takim środowisku trzeba ustalić, który program tworzy dokument, który odpowiada za wysyłkę oraz gdzie zapisywana jest odpowiedź KSeF. Błąd może pojawić się w samym Subiekcie GT, w aplikacji pośredniczącej albo w sposobie przekazywania danych przez Sferę. Wymaga to sprawdzenia logiki integracji, czyli reguł określających, jakie dane są pobierane, przekształcane i zapisywane.

Przy integracji sklepu internetowego kontroluje się zgodność numerów dokumentów, kartotek towarów i kontrahentów oraz moment przekazywania dokumentu do Subiekta GT. Sklep nie powinien wysyłać do programu danych niepełnych albo niespójnych z kartoteką. Rewizor GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT i Gestor GT nie są w tym zakresie systemami sklepowymi, dlatego ich konfigurację analizuje się według własnego obiegu danych.

Jak rozpoznawać komunikaty i błędy

Najpierw trzeba zapisać pełną treść komunikatu, a nie tylko jego skrót. Przydatne są także data wystąpienia, nazwa dokumentu, użytkownik oraz informacja, czy problem dotyczy wszystkich dokumentów, czy tylko wybranego typu. Błąd autoryzacji zwykle kieruje uwagę na certyfikat, token lub uprawnienia. Błąd walidacji wskazuje najczęściej na dane dokumentu.

Walidacja to sprawdzenie, czy dokument spełnia wymagania określonej struktury. Jeżeli komunikat wymienia pole, trzeba porównać je z danymi w kartotece i na dokumencie. Nie należy poprawiać przypadkowych pól metodą prób i błędów, ponieważ można zmienić treść dokumentu bez usunięcia rzeczywistej przyczyny.

Komunikat o braku połączenia może oznaczać awarię sieci, blokadę zapory, problem z certyfikatem albo niedostępność usługi po drugiej stronie. Sam restart programu nie rozstrzyga, który wariant wystąpił. Sprawdza się kolejno dostęp do internetu, czas systemowy, ustawienia zabezpieczeń i logi aplikacji. Log to zapis zdarzeń programu, który może wskazywać moment oraz etap nieudanej operacji.

Czego nie zmieniać bez kopii i planu

Nie należy ręcznie usuwać wpisów z bazy danych, kasować dokumentów ani modyfikować numeracji tylko dlatego, że wysyłka zakończyła się błędem. Dokument może być zapisany lokalnie, ale nieprzekazany do KSeF, albo może oczekiwać na ponowienie operacji. Usunięcie go bez rozpoznania stanu grozi powstaniem duplikatu lub utratą historii.

Ryzykowne jest także podmienianie certyfikatów na przypadkowe pliki znalezione w systemie. Nie wolno wyłączać na stałe zapory ani programu ochronnego, aby „sprawdzić, czy zadziała”. Jeżeli test wymaga czasowej zmiany zabezpieczeń, powinien być zaplanowany, odnotowany i odwrócony po zakończeniu diagnostyki.

Nie należy aktualizować wielu składników jednocześnie bez kopii bazy i informacji o zgodności. Zmiana wersji programu, sterownika bazy, systemu Windows i aplikacji integrującej w jednym kroku utrudnia znalezienie przyczyny. W przypadku Sfery GT dodatkowo trzeba sprawdzić zgodność komponentów COM, czyli modułów udostępniających funkcje programu innym aplikacjom.

Co można sprawdzić samodzielnie

Bez ingerencji w bazę można sprawdzić, czy problem występuje na jednym stanowisku, czy na wszystkich. Można również zanotować pełny komunikat, godzinę wystąpienia, typ dokumentu i użytkownika. Pomocne jest sprawdzenie, czy certyfikat nie wygasł oraz czy komputer ma poprawną datę i godzinę.

Można przejrzeć dane kontrahenta i towaru, ale przed zapisem zmian warto zachować informację o wcześniejszej wartości. Jeżeli dokument został już wystawiony, nie należy zmieniać go pochopnie. Najpierw trzeba ustalić, czy korekta dotyczy dokumentu roboczego, czy dokumentu mającego znaczenie w ewidencji.

Można także sprawdzić, czy internet działa w innych aplikacjach oraz czy problem pojawia się po ponownym uruchomieniu programu. Nie oznacza to jednak, że połączenie z KSeF jest poprawne, ponieważ konkretna usługa może wymagać określonych certyfikatów, protokołów i uprawnień.

Kiedy problem nie dotyczy KSeF ani Subiekta GT

Nie każda trudność z fakturą jest problemem e-fakturowania. Brak wydruku może wynikać z konfiguracji drukarki lub sterownika, a nie z wysyłki dokumentu. Samych urządzeń fiskalnych nie naprawia się w tym zakresie; możliwa jest ich konfiguracja oraz konfiguracja sterowników, jeżeli problem dotyczy komunikacji z programem.

Jeżeli dokument jest poprawnie zapisany i wysłany, lecz nie pojawia się na wydruku, trzeba przeanalizować szablon, drukarkę i system Windows. Jeżeli faktura nie zawiera właściwego towaru albo ceny, przyczyna może znajdować się w integracji sklepu internetowego lub kartotece, a nie w KSeF.

Inny przypadek występuje wtedy, gdy problem dotyczy księgowania, rozliczeń albo ewidencji. Wtedy trzeba ustalić, czy źródłem jest Subiekt GT, Rewizor GT, Rachmistrz GT lub ręczne przekazanie danych. KSeF nie zastępuje całej konfiguracji księgowej i nie naprawia błędów powstałych w innych programach rodziny InsERT GT.

Ile trwa przygotowanie i naprawa konfiguracji

Czas prac zależy od liczby stanowisk, stanu bazy, sposobu uwierzytelniania i obecności integracji. Nie da się rzetelnie określić go wyłącznie na podstawie jednego komunikatu. Najpierw potrzebna jest kontrola środowiska i kopia bazy, a dopiero potem można ocenić zakres zmian.

Naprawa typowych usterek z reguły kończy się w ciągu do trzech dni. Przyspieszenie konfiguracji albo czyszczenie danych może zostać wykonane do 24 godzin, jeżeli zakres problemu na to pozwala. Większość usterek udaje się usunąć podczas pierwszej wizyty. Wizyta może odbyć się z dojazdem serwisanta, który pracuje na miejscu, albo w trybie door-to-door, w którym kierowca odbiera i zwraca sprzęt.

Obsługa działa całodobowo, także w weekendy i święta. Dojazd kierowcy lub serwisanta następuje do jednej godziny od zgłoszenia telefonicznego, bez dopłat za porę nocną, weekend ani święto. Te informacje dotyczą organizacji obsługi, a nie gwarantowanego czasu usunięcia konkretnego błędu.

Dodatkowe pytania dotyczące przygotowania Subiekta GT

Czy można przygotować kilka stanowisk korzystających z jednej bazy?

Tak, ale kontrola musi objąć każde stanowisko, sposób logowania użytkowników oraz dostęp do wspólnej bazy. Certyfikat lub dane autoryzujące dostępne na jednym komputerze nie muszą być automatycznie dostępne na pozostałych. Trzeba także sprawdzić, czy wysyłka nie jest wykonywana równolegle przez kilka aplikacji.

Czy po zmianie komputera trzeba konfigurować wszystko od początku?

Nie zawsze. Można odtworzyć bazę i ustawienia, ale certyfikat, klucz prywatny oraz dane autoryzujące wymagają osobnej kontroli. Po przeniesieniu należy sprawdzić uprawnienia systemu Windows, dostęp do bazy, wersję programu i możliwość wykonania pojedynczej próby wysyłki.

Czy błędną fakturę trzeba od razu usunąć?

Nie. Najpierw należy ustalić, czy dokument został tylko zapisany lokalnie, czy otrzymał odpowiedź z KSeF. Usunięcie dokumentu przed sprawdzeniem jego stanu może spowodować niezgodność numeracji albo ponowne wystawienie tej samej faktury.

Czy integracja sklepu internetowego musi być przebudowana?

Nie w każdym przypadku. Najpierw sprawdza się, czy sklep przekazuje do Subiekta GT kompletne dane oraz czy dokument jest tworzony w prawidłowym momencie. Przebudowa jest potrzebna dopiero wtedy, gdy obecna integracja nie obsługuje wymaganego obiegu dokumentów albo zapisuje dane w sposób niespójny z kartoteką.

Podsumowanie przygotowania do e-fakturowania

Przygotowanie Subiekta GT do KSeF obejmuje certyfikaty, dane autoryzujące, ustawienia firmy, kartoteki, uprawnienia, połączenie sieciowe i sposób pracy integracji. Najbezpieczniejszy przebieg zaczyna się od kopii bazy, kontroli środowiska i próby na pojedynczym dokumencie. Dzięki temu można oddzielić błąd danych od problemu z autoryzacją, siecią lub aplikacją współpracującą.