Integracja Subiekta nexo z BaseLinkerem

Gdy zamówienia ze sklepu nie trafiają do Subiekta nexo

Najczęstszym objawem jest brak nowych zamówień w Subiekcie nexo mimo ich widoczności w sklepie internetowym lub na marketplace, czyli platformie pośredniczącej w sprzedaży. Innym problemem może być przenoszenie zamówień z błędnymi danymi, powielanie dokumentów albo zatrzymanie synchronizacji po zmianie ustawień.

BaseLinker pełni w takim układzie rolę pośrednika między kanałami sprzedaży a Subiektem nexo. Kanał sprzedaży to sklep internetowy, konto marketplace albo inna usługa, w której składane są zamówienia. Połączenie powinno określać, jakie dane są pobierane, dokąd trafiają i które systemy mogą je zmieniać.

Problem nie zawsze oznacza awarię programu. Przyczyną może być niepełna konfiguracja, niezgodność identyfikatorów produktów, błędne mapowanie statusów lub brak uprawnień do wykonania określonej operacji.

Jakie dane mogą być synchronizowane

Zakres integracji obejmuje przede wszystkim zamówienia, stany magazynowe, ceny oraz dokumenty sprzedażowe. Synchronizacja oznacza automatyczne przekazywanie określonych danych między systemami według ustalonych reguł. Nie musi obejmować wszystkich informacji i nie zawsze działa w obu kierunkach.

• Zamówienia mogą być pobierane z BaseLinkera do Subiekta nexo wraz z danymi pozycji, ilością, ceną i informacjami potrzebnymi do obsługi sprzedaży.
• Stany magazynowe mogą być przekazywane z Subiekta nexo do BaseLinkera, aby ograniczyć ryzyko sprzedaży produktu, którego nie ma już w magazynie.
• Ceny mogą być wysyłane do kanałów sprzedaży zgodnie z przyjętym źródłem danych. Wymaga to ustalenia, czy ceną nadrzędną jest cena w Subiekcie, czy cena skonfigurowana w innym systemie.
• Dokumenty mogą obejmować informacje potrzebne do wystawienia lub powiązania dokumentu sprzedażowego z zamówieniem. Dokument sprzedażowy to zapis transakcji, na przykład faktura albo dokument wydania.

Przed rozpoczęciem prac trzeba ustalić, który system jest źródłem prawdy dla poszczególnych danych. Jeśli ceny są zmieniane w kilku miejscach jednocześnie, integracja może nadpisywać wartości albo powodować trudne do wykrycia rozbieżności.

Wymagania przed uruchomieniem połączenia

Do poprawnej konfiguracji potrzebne są działające konta w Subiekcie nexo i BaseLinkerze oraz dostęp do ustawień integracji. Należy również znać strukturę kartotek. Kartoteka to uporządkowany zbiór produktów, kontrahentów lub innych obiektów używanych przez program.

Produkty w obu systemach powinny mieć jednoznaczne oznaczenia. Najczęściej wykorzystuje się symbol produktu, kod kreskowy albo inny identyfikator. Identyfikator to wartość, która pozwala rozpoznać konkretny produkt bez polegania wyłącznie na jego nazwie.

Potrzebne jest także ustalenie zasad dla statusów zamówień. Status określa etap obsługi, na przykład nowe zamówienie, płatność oczekująca, zamówienie przekazane do realizacji albo wysłane. Jeśli te statusy nie są właściwie przypisane, zamówienie może pozostać w niewłaściwym miejscu procesu.

Przed zmianami w bazie danych wykonywana jest kopia bezpieczeństwa. Baza danych to uporządkowany zbiór informacji programu, obejmujący między innymi produkty, kontrahentów i dokumenty. Kopia pozwala wrócić do wcześniejszego stanu, gdyby modyfikacja doprowadziła do nieprawidłowości.

Najczęstsze przyczyny błędnej synchronizacji

W pierwszej kolejności sprawdza się konfigurację połączenia oraz mapowanie danych. Mapowanie to przypisanie elementu z jednego systemu do odpowiadającego mu elementu w drugim systemie. Przykładem jest powiązanie produktu z BaseLinkera z właściwą kartoteką w Subiekcie nexo.

• Produkt ma inny symbol, kod lub nazwę w każdym systemie.
• Nie określono magazynu, z którego ma być pobierany stan.
• Nieprawidłowo przypisano statusy zamówień.
• Integracja próbuje wystawić dokument, ale brakuje danych kontrahenta lub pozycji.
• Połączenie utraciło uprawnienia albo zostało zmienione hasło do jednego z systemów.
• Reguły synchronizacji wykluczają konkretny kanał, produkt lub rodzaj dokumentu.

Osobną grupę stanowią konflikty danych. Konflikt występuje wtedy, gdy różne systemy zawierają odmienne informacje o tym samym produkcie lub zamówieniu i nie wiadomo, która wartość powinna zostać zachowana. W takiej sytuacji automatyczne ponawianie synchronizacji może pogorszyć stan danych.

Jak wygląda bezpieczna konfiguracja integracji

Prace zaczynają się od ustalenia, co działa prawidłowo, a co jest niezgodne z oczekiwaniem. Analizowane są przykładowe zamówienia, kartoteki produktów, stany oraz dokumenty. Nie powinno się zmieniać ustawień bez zapisania aktualnej konfiguracji i sprawdzenia wpływu danej opcji.

Następnie weryfikowane są połączenia między BaseLinkerem a Subiektem nexo. Sprawdza się zakres dostępu, kierunek przepływu danych i warunki uruchamiania synchronizacji. Przepływ danych oznacza drogę informacji od systemu źródłowego do systemu odbierającego.

Kolejny etap obejmuje uporządkowanie produktów i statusów. W razie potrzeby poprawiane są powiązania kartotek oraz reguły dotyczące magazynu, ceny i dokumentu. Zmiany powinny być wprowadzane w sposób kontrolowany, aby można było wskazać, która modyfikacja wpłynęła na wynik.

Po konfiguracji wykonywana jest synchronizacja testowa. Obejmuje ona wybrane produkty i zamówienia, dzięki czemu można sprawdzić wynik bez masowego przetwarzania całej sprzedaży. Dopiero po potwierdzeniu poprawności rozszerza się zakres działania.

Problemy z zamówieniami i dokumentami

Jeżeli zamówienie pojawia się w BaseLinkerze, ale nie jest widoczne w Subiekcie nexo, trzeba sprawdzić kolejkę synchronizacji, czyli listę operacji oczekujących na przetworzenie. Istotne są również komunikaty błędów oraz status zamówienia. Czasem zamówienie nie jest przesyłane, ponieważ jego status nie został objęty regułą integracji.

Brak dokumentu może wynikać z niekompletnych danych. Problemem bywają nieprawidłowe dane nabywcy, brak przypisanej kartoteki, nieznany produkt albo ustawienie, które pozwala jedynie pobierać zamówienie bez tworzenia dokumentu.

Powielone dokumenty wymagają szczególnej ostrożności. Ich przyczyną może być ponowne przetworzenie zamówienia po ręcznym usunięciu oznaczenia, że dokument został już utworzony. Nie należy masowo usuwać dokumentów ani ponawiać wszystkich operacji bez ustalenia, gdzie zapisano informację o wykonaniu danej czynności.

Przy błędnych cenach sprawdza się cennik, reguły zaokrągleń oraz źródło ceny. Zaokrąglenie to sposób obliczania wartości do określonej liczby miejsc po przecinku. Różnice mogą też powstać wtedy, gdy BaseLinker otrzymuje cenę brutto, a Subiekt nexo przetwarza cenę netto powiększoną o podatek.

Rozbieżne stany magazynowe i ceny

Stan magazynowy może różnić się w obu systemach, gdy synchronizowany jest inny magazyn albo gdy sprzedaż została zarejestrowana tylko w jednym miejscu. Trzeba również uwzględnić rezerwacje. Rezerwacja to czasowe zablokowanie części zapasu dla konkretnego zamówienia, zanim towar zostanie wydany.

Weryfikacja powinna obejmować jeden konkretny produkt. Porównuje się jego identyfikator, magazyn, ilość dostępną, ilość zarezerwowaną oraz czas ostatniej synchronizacji. Dopiero potem można ocenić, czy problem dotyczy pojedynczej kartoteki, czy całej reguły.

Ceny wymagają ustalenia hierarchii. Jeżeli BaseLinker pobiera ceny z Subiekta nexo, ręczna zmiana ceny w kanale sprzedaży może zostać nadpisana. Jeżeli źródłem jest kanał sprzedaży, cena w Subiekcie może nie odpowiadać wartości widocznej dla klienta. Oba warianty są możliwe, ale powinien obowiązywać jeden jasno opisany model.

Co można sprawdzić przed zgłoszeniem problemu

Samodzielnie można sprawdzić, czy oba programy działają, czy internet jest dostępny oraz czy problem dotyczy wszystkich zamówień, czy tylko wybranych. Warto zapisać dokładny komunikat błędu, godzinę jego wystąpienia i identyfikator przykładowego zamówienia.

Można również porównać jeden produkt w obu systemach, sprawdzić jego symbol i stan oraz ustalić, czy zamówienie ma właściwy status. Przydatne jest sprawdzenie, czy problem pojawił się po zmianie hasła, komputera, magazynu, cennika albo ustawień kanału sprzedaży.

Nie należy natomiast edytować bez kopii bezpieczeństwa tabel bazy danych, usuwać powiązań produktów ani uruchamiać masowego ponawiania operacji. Nie powinno się także zmieniać kilku reguł jednocześnie, ponieważ utrudnia to późniejsze ustalenie przyczyny.

Kiedy problem nie dotyczy integracji z BaseLinkerem

Nie każda niezgodność w sprzedaży wynika z połączenia Subiekta nexo z BaseLinkerem. Jeżeli produkt nie jest widoczny w samej kartotece Subiekta, przyczyną może być problem z programem, bazą danych lub filtrem widoku. Jeżeli dokument ma błąd podatkowy, trzeba sprawdzić jego konfigurację niezależnie od synchronizacji.

Brak wydruku z urządzenia fiskalnego również nie oznacza automatycznie awarii integracji. Urządzeń fiskalnych nie naprawia się w ramach takiej usługi. Możliwa jest natomiast konfiguracja i obsługa sterowników, czyli programów pozwalających systemowi komunikować się z urządzeniem.

Jeżeli sklep nie przyjmuje zamówień, problem może leżeć w jego płatnościach, dostawie lub działaniu samego marketplace. Jeśli BaseLinker nie widzi zamówienia, Subiekt nexo nie ma czego pobrać. Wtedy najpierw ustala się, na którym odcinku przepływu powstała przerwa.

Czy można zmienić system odpowiedzialny za ceny

Taką zmianę można przeprowadzić, ale wymaga ona określenia kierunku synchronizacji i sprawdzenia istniejących reguł. Po zmianie źródła ceny należy wykonać test na wybranym produkcie, aby potwierdzić sposób liczenia wartości i jej prezentację w kanale sprzedaży.

Czy przed pracami trzeba zatrzymać sprzedaż

Nie zawsze jest to konieczne. Zależy to od zakresu zmian i od tego, czy w czasie konfiguracji będą przetwarzane nowe zamówienia. Przy większych modyfikacjach bezpieczniejsze może być ograniczenie zmian w kartotekach i cenach do czasu zakończenia testów.

Co dzieje się z danymi po wykonaniu kopii

Kopia bazy jest zabezpieczeniem przed skutkami błędnej modyfikacji. Nie zastępuje jednak ustalenia, które dane są aktualne. Po przywróceniu kopii trzeba zweryfikować zamówienia, dokumenty i zmiany wykonane już po momencie jej utworzenia.

Czy integracja obejmuje urządzenie fiskalne

Integracja może przekazywać dane potrzebne do obsługi dokumentów, ale samo urządzenie fiskalne nie jest naprawiane. W przypadku problemu z komunikacją sprawdza się sterownik i konfigurację. Jeżeli urządzenie jest uszkodzone fizycznie, potrzebna jest pomoc podmiotu zajmującego się jego naprawą.

Podsumowanie konfiguracji Subiekta nexo z BaseLinkerem

Stabilna integracja wymaga spójnych kartotek, jasno określonego źródła danych i poprawnego mapowania statusów. Przy problemach warto najpierw ustalić, czy błąd dotyczy zamówienia, produktu, ceny, dokumentu czy samego połączenia. Przed ingerencją w bazę należy wykonać kopię, a zmiany testować na ograniczonym zakresie. Naprawy są z reguły realizowane do 3 dni, natomiast przyspieszanie i czyszczenie może zostać wykonane do 24 godzin.