Wdrożenie nowego oprogramowania w firmie

Instalacja to najmniejsza część pracy

Wdrożenie kończy się nie wtedy, gdy program się uruchamia, tylko wtedy, gdy zespół pracuje w nim tak samo sprawnie jak w poprzednim. Między tymi dwoma momentami leży przeniesienie danych, konfiguracja i okres, w którym trzeba być pod telefonem.

Przebieg wdrożenia

1. Rozpoznanie: co firma robi dziś i które z tych czynności program ma obsłużyć.
2. Przygotowanie danych ze starego systemu — kontrahentów, towarów, dokumentów, sald.
3. Instalacja i konfiguracja: uprawnienia, stanowiska, drukarki, numeracja dokumentów.
4. Przeniesienie danych i sprawdzenie zgodności z poprzednim systemem.
5. Praca równoległa w obu systemach przez ustalony okres, jeśli to możliwe.
6. Przejście na nowy program i wsparcie w pierwszych dniach.

Przeniesienie danych

To etap, na którym najczęściej pojawiają się problemy. Dane w starym systemie bywają niespójne — te same firmy wpisane dwa razy, towary bez kodów, salda niezgodne z księgowością. Porządkujemy je przed przeniesieniem, bo przeniesiony bałagan pozostaje bałaganem.

Programy, które wdrażamy

Insert, WAPRO, Subiekt GT, Płatnik, programy biurowe i pocztowe, a także integracje z systemami sprzedaży internetowej.

Termin

Przejście planujemy na moment najmniej obciążony — zwykle na przełom okresu rozliczeniowego i na weekend. Prace wymagające przerwy wykonujemy poza godzinami pracy firmy.

Po wdrożeniu

Pierwsze dni są najważniejsze. W tym okresie odpowiadamy na pytania na bieżąco, bo większość trudności ujawnia się dopiero przy prawdziwych dokumentach, a nie przy testowych.

Wdrożenie nowego systemu może mieć różny zakres

Nie każda zmiana oprogramowania wygląda tak samo. Czasem firma przechodzi z prostego programu na rozbudowany system ERP, czyli rozwiązanie łączące sprzedaż, magazyn, księgowość i inne procesy. Innym razem wdrażany jest tylko nowy moduł, na przykład obsługa magazynu, kadry i płace albo elektroniczny obieg dokumentów. Zakres prac zależy również od tego, czy program działa na jednym komputerze, w sieci lokalnej, czy jako usługa dostępna przez internet.

Osobnym wariantem jest aktualizacja używanego programu do nowszej wersji. Taka operacja może wymagać konwersji bazy danych, czyli dostosowania jej struktury do wymagań nowego wydania. Przed rozpoczęciem sprawdzana jest zgodność systemu operacyjnego, serwera, dodatków oraz urządzeń wykorzystywanych do drukowania i skanowania dokumentów. Sama zgodność sprzętowa nie wystarcza, jeśli nowa wersja zmienia sposób wykonywania codziennych czynności.

Jeszcze innego przygotowania wymaga połączenie kilku programów. Dotyczy to między innymi wymiany danych pomiędzy systemem sprzedażowym, księgowością, sklepem internetowym, Allegro lub BaseLinkerem. Integracja, czyli automatyczna wymiana informacji między systemami, powinna mieć jasno ustalone reguły. Trzeba określić, skąd pochodzą ceny, stany magazynowe, dane kontrahentów i statusy zamówień oraz który program jest dla nich źródłem nadrzędnym.

Analiza pracy firmy przed konfiguracją

Przed wdrożeniem warto opisać rzeczywisty obieg informacji. Obejmuje to drogę od przyjęcia zapytania lub zamówienia do wystawienia dokumentu, wydania towaru, rozliczenia płatności i przekazania danych do księgowości. Taka analiza ujawnia wyjątki, które nie są widoczne w ogólnej instrukcji programu. Mogą to być indywidualne rabaty, kilka magazynów, różne serie numeracji albo dodatkowa akceptacja dokumentów.

Na tym etapie ustalane są role użytkowników. Rola to zestaw uprawnień określający, jakie informacje można odczytywać i jakie operacje wolno wykonywać. Pracownik magazynu nie musi mieć dostępu do danych płacowych, a osoba wystawiająca dokumenty sprzedaży nie zawsze powinna zmieniać ustawienia całego systemu. Ograniczenie uprawnień zmniejsza ryzyko przypadkowej zmiany konfiguracji i ułatwia ustalenie odpowiedzialności za poszczególne czynności.

Istotna jest również lista stanowisk, drukarek, skanerów, udziałów sieciowych i skrzynek pocztowych związanych z programem. Udział sieciowy to folder udostępniony kilku komputerom. Jeżeli aplikacja zapisuje w nim eksporty, załączniki lub kopie dokumentów, trzeba sprawdzić dostęp z każdego właściwego stanowiska. Pozwala to wykryć ograniczenia przed rozpoczęciem normalnej pracy.

Jak przygotowuje się dane do migracji

Migracja oznacza przeniesienie danych z dotychczasowego programu do nowego. Najpierw ustala się, które informacje są potrzebne operacyjnie, a które powinny pozostać w archiwum starego systemu. Nie zawsze możliwe lub uzasadnione jest przeniesienie pełnej historii w identycznej postaci. Nowy program może mieć inne pola, inne zależności między dokumentami i odmienny sposób zapisu rozliczeń.

Przed importem, czyli wczytaniem danych do nowego systemu, sprawdzane są formaty nazw, identyfikatory, jednostki miary, stawki podatkowe, numery kont i powiązania między kartotekami. Kartoteka to uporządkowany zbiór danych, na przykład lista kontrahentów lub produktów. Duplikaty można rozpoznać po kilku cechach, ponieważ sama podobna nazwa nie zawsze oznacza ten sam podmiot. Zmiany wymagające decyzji biznesowej są uzgadniane zamiast wprowadzania ich automatycznie.

Import próbny pozwala ocenić, czy dane trafiły do właściwych pól i zachowały poprawne relacje. Sprawdza się wybrane kartoteki, dokumenty, salda i zestawienia. Wyniki porównuje się ze źródłem, a wykryte rozbieżności opisuje i poprawia. Dopiero po zatwierdzeniu próby można wykonać właściwe przeniesienie na aktualnym zestawie danych.

Testy przed uruchomieniem produkcyjnym

Środowisko testowe to oddzielna konfiguracja przeznaczona do prób, która nie wpływa na bieżące dokumenty firmy. Można w nim sprawdzić typowe zadania oraz sytuacje występujące rzadziej: korektę dokumentu, zwrot, zmianę ceny, częściową płatność, pracę na kilku magazynach albo ponowne wysłanie danych do innego systemu. Test powinien odwzorowywać pełną czynność, a nie tylko uruchomienie programu.

Kontroli podlegają także wydruki i eksporty. Eksport oznacza zapis danych w formacie przeznaczonym dla innego programu lub odbiorcy. Weryfikowane są układ dokumentu, numeracja, dane firmy, poprawne wskazanie drukarki oraz miejsce zapisu plików. Jeżeli dokumenty są wysyłane pocztą elektroniczną, sprawdzany jest cały proces od ich utworzenia do przekazania wiadomości.

W systemach wielostanowiskowych ważne są testy jednoczesnej pracy kilku osób. Pozwalają ocenić dostęp do wspólnych danych, działanie uprawnień i zachowanie programu przy równoległym wykonywaniu operacji. Wykrycie problemu przed uruchomieniem produkcyjnym, czyli rozpoczęciem pracy na właściwych danych, ogranicza przestoje i liczbę poprawek wykonywanych pod presją czasu.

Kopie bezpieczeństwa i możliwość powrotu

Przed każdą zmianą wykonywana jest kopia bezpieczeństwa danych oraz istotnych ustawień. Kopia bezpieczeństwa to dodatkowy zapis pozwalający odtworzyć informacje po awarii lub nieudanej operacji. Sam fakt utworzenia pliku nie przesądza jednak o jego przydatności. Trzeba wiedzieć, co zawiera kopia, gdzie została zapisana oraz w jaki sposób przebiega odtworzenie.

Plan wycofania zmiany określa, co zrobić, jeśli nowy system nie będzie gotowy do obsługi firmy w zaplanowanym terminie. Może obejmować przywrócenie poprzedniej wersji programu, powrót do wcześniejszej bazy albo czasowe kontynuowanie pracy w dotychczasowym rozwiązaniu. Sposób postępowania zależy od rodzaju danych i od tego, czy po migracji powstały już nowe dokumenty. Nie należy zakładać, że każdą zmianę można cofnąć jednym kliknięciem.

Po uruchomieniu ustalany jest harmonogram regularnych kopii oraz osoba odpowiedzialna za kontrolę ich wykonania. W przypadku danych istotnych dla działania firmy potrzebna jest także okresowa próba odtworzenia. Pozwala ona potwierdzić, że zapis nie jest uszkodzony i może zostać użyty wtedy, gdy będzie rzeczywiście potrzebny.

Najczęstsze błędy przy samodzielnym wdrożeniu

Częstym błędem jest rozpoczęcie konfiguracji bez zamkniętej listy wymagań. Ustawienia są wtedy zmieniane w trakcie pracy, a poszczególne stanowiska zaczynają działać inaczej. Problemem bywa też tworzenie kont wspólnych dla kilku osób. Uniemożliwia to łatwe ustalenie, kto wykonał daną operację, oraz komplikuje odebranie dostępu pracownikowi, który zmienia obowiązki.

Ryzykowne jest przenoszenie całej bazy bez wcześniejszego uporządkowania danych. Błędne wpisy, nieaktualne kartoteki i duplikaty utrudniają późniejsze wyszukiwanie oraz tworzenie zestawień. Równie niebezpieczne jest poprawianie danych źródłowych bez kopii. Jeżeli zmiana okaże się niewłaściwa, odtworzenie poprzedniego stanu może być trudne.

Problemy powoduje także instalowanie aktualizacji na wszystkich komputerach jednocześnie bez sprawdzenia jej na jednym stanowisku. Nowe wydanie może wymagać zmiany dodatku, sterownika lub ustawień połączenia z bazą. Sterownik to oprogramowanie umożliwiające systemowi współpracę z urządzeniem, na przykład drukarką. Próba na ograniczonym zakresie pozwala wcześniej rozpoznać takie zależności.

Nie warto również odkładać szkolenia do chwili uruchomienia. Jeżeli użytkownicy pierwszy raz widzą program w dniu przejścia, każda drobna wątpliwość zatrzymuje normalną pracę. Krótkie ćwiczenia na typowych dokumentach pomagają ustalić, które elementy konfiguracji wymagają zmiany, a które trudności wynikają jedynie z nowego układu funkcji.

Kiedy problem nie wynika z samego programu

Powolne działanie po wdrożeniu nie zawsze oznacza błąd aplikacji. Przyczyną może być przeciążony komputer, niestabilne połączenie sieciowe, zbyt mało wolnego miejsca albo problem z serwerem przechowującym dane. Serwer to komputer lub usługa udostępniająca zasoby innym stanowiskom. Rozpoznanie źródła problemu wymaga sprawdzenia całego toru pracy, a nie wyłącznie ponownej instalacji programu.

Brak możliwości wydrukowania dokumentu może wynikać z konfiguracji drukarki, kolejki wydruku lub uprawnień systemowych. Kolejka wydruku to lista dokumentów oczekujących na przekazanie do urządzenia. Z kolei problemy z wysyłką wiadomości mogą dotyczyć ustawień konta pocztowego albo zabezpieczeń dostawcy poczty. W takich sytuacjach zmiana ustawień aplikacji biznesowej bez diagnozy może wprowadzić dodatkowe trudności.

Rozbieżne zestawienia nie muszą świadczyć o błędnym przeniesieniu danych. Czasem oba programy stosują inne filtry, daty ujęcia dokumentu lub zasady prezentacji korekt. Najpierw porównuje się kryteria raportu i konkretne dokumenty źródłowe. Dopiero później można ocenić, czy potrzebna jest poprawa migracji, konfiguracji czy sposobu tworzenia zestawienia.

Dodatkowe pytania przed zmianą oprogramowania

Czy wszystkie stare dane muszą znaleźć się w nowym programie?

Nie zawsze. Zakres migracji zależy od potrzeb operacyjnych, obowiązków archiwizacyjnych i możliwości obu systemów. Część historii może pozostać dostępna tylko do odczytu w starym programie, a do nowego rozwiązania można przenieść kartoteki, stany początkowe i dane potrzebne do bieżącej pracy. Decyzję należy podjąć przed przygotowaniem importu.

Czy można wdrożyć program bez zatrzymywania pracy firmy?

Wiele czynności można wykonać wcześniej lub równolegle, ale końcowe przeniesienie aktualnych danych może wymagać ograniczenia pracy w starym systemie. Zależy to od sposobu migracji i od tego, czy oba programy pozwalają bezpiecznie uzgodnić dokumenty powstałe w okresie przejściowym. Przerwa oraz kolejność działań są ustalane przed uruchomieniem.

Czy pracownicy potrzebują oddzielnych kont?

Oddzielne konta są właściwym rozwiązaniem, gdy program obsługuje wielu użytkowników. Pozwalają nadać zakres uprawnień odpowiedni do obowiązków oraz zachować historię operacji. Hasła powinny pozostać poufne. Dostęp serwisowy ustala się tylko wtedy, gdy jest konieczny do wykonania konkretnej czynności, wraz z wyjaśnieniem jego celu.

Co trzeba przygotować przed rozpoczęciem prac?

Potrzebna jest lista używanych stanowisk, urządzeń, kont użytkowników, wymaganych wydruków i połączeń z innymi systemami. Przydatne są przykładowe dokumenty oraz opis nietypowych operacji. Warto również wskazać osobę, która zna procesy firmy i może zatwierdzać ustawienia. Na życzenie można podpisać bezpłatne NDA, czyli umowę o zachowaniu poufności. Prace nie są przekazywane podwykonawcom.

Czy wdrożenie może zostać wykonane z dojazdem?

Tak. Serwisant może dojechać do firmy na terenie Warszawy oraz powiatów: warszawskiego zachodniego, legionowskiego, nowodworskiego, wołomińskiego, mińskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego i grodziskiego. Wizyta serwisanta obejmuje pracę na miejscu i jest rozliczana jako usługa niezależnie od jej wyniku. Dojazd jest bezpłatny, a przed wizytą ustalany jest zakres prac i dostęp do urządzeń objętych wdrożeniem.

Udane wdrożenie zaczyna się od procesu, nie od instalatora

Nowe oprogramowanie powinno wspierać codzienną pracę, zachowywać właściwe dane i jasno rozdzielać odpowiedzialność użytkowników. O rezultacie decydują przygotowanie migracji, testy, kopie bezpieczeństwa i sprawdzenie rzeczywistych scenariuszy. Dobrze zaplanowane przejście pozwala uruchomić system bez pozostawiania pracowników samych z nieznanymi ustawieniami i nieopisanymi wyjątkami.