Jak bezpiecznie przenieść dane na nowy sprzęt

Największym problemem przy przenosinach na nowy sprzęt nie są pliki, tylko to, o czym nikt nie pamięta: hasła, poczta i licencje programów. Pliki widać na dysku; reszta ujawnia się dopiero wtedy, gdy stary komputer jest już wyłączony.

Lista rzeczy do zabrania

• Pliki — dokumenty, zdjęcia, pulpit, pobrane. Także z innych kont użytkowników, jeśli sprzęt był używany przez kilka osób.
• Poczta — archiwum programu pocztowego skonfigurowanego lokalnie, razem z ustawieniami kont.
• Zakładki i hasła zapisane w przeglądarce.
• Licencje programów — klucze i informacja, jak przenieść je na nowy sprzęt.
• Dane programów, które trzymają je lokalnie: księgowych, magazynowych, projektowych.
• Konfiguracja drukarek i urządzeń sieciowych.

Kolejność, która oszczędza kłopotów

Najpierw spisać, co jest potrzebne, potem skopiować, a dopiero na końcu formatować albo oddawać stary sprzęt. Brak konkretnego pliku ujawnia się zwykle po kilku dniach pracy na nowym komputerze — dobrze, żeby stary dysk był wtedy jeszcze nietknięty.

Czego nie warto robić

Nie kopiować systemu ze starego komputera na nowy o innej konfiguracji — taki system bywa niestabilny i przenosi wszystkie stare problemy. Programy instaluje się na nowo, a przenosi ich dane i ustawienia.

Licencje: najczęstsza pułapka

Przy programach księgowych i magazynowych zasady przenoszenia licencji bywają ściśle określone i wymagają procedury u producenta. Warto sprawdzić to przed, a nie po dezaktywacji starego stanowiska.

Zanim stary sprzęt trafi dalej

Dane trzeba usunąć trwale, a nie przez zwykłe skasowanie albo formatowanie. Zwykłe usunięcie zostawia je możliwymi do odzyskania — to osobna usługa, którą wykonujemy na wyraźne polecenie.

Przenoszenie danych może oznaczać kilka różnych operacji

Zakres prac zależy od stanu starego sprzętu oraz od sposobu korzystania z komputera. Najprostszy wariant obejmuje skopiowanie zwykłych katalogów użytkownika, takich jak Dokumenty, Obrazy, Pulpit i Pobrane. Nawet wtedy potrzebna jest kontrola, ponieważ część plików może znajdować się poza typowymi folderami, na dodatkowej partycji albo na drugim dysku.

Bardziej złożony wariant dotyczy programów zapisujących dane we własnych katalogach lub bazach. Baza danych to uporządkowany zbiór informacji obsługiwany przez program, na przykład kartoteka kontrahentów, dokumenty księgowe albo historia zamówień. Samo skopiowanie skrótu z pulpitu nie przenosi programu ani jego zawartości. Trzeba ustalić położenie bazy, wykonać jej kopię zgodnie z zasadami producenta, zainstalować właściwą wersję aplikacji i sprawdzić odtworzone dane.

Inaczej wygląda migracja, czyli uporządkowane przeniesienie danych i ustawień, gdy stary komputer jest uszkodzony. Jeżeli system się nie uruchamia, nie oznacza to automatycznie utraty plików. Dane mogą nadal znajdować się na sprawnym nośniku. Najpierw ocenia się jednak stan dysku, aby nie obciążać go kolejnymi próbami uruchomienia. Przy objawach awarii nośnika priorytetem jest zabezpieczenie możliwych do odczytania danych, a nie naprawianie systemu.

Co sprawdzić przed rozpoczęciem kopiowania

Przed migracją warto przygotować spis używanych kont, programów i urządzeń. Nie chodzi o zapisywanie haseł na kartce przekazywanej razem ze sprzętem. Potrzebna jest raczej możliwość samodzielnego zalogowania się do poczty, usług chmurowych i kont producentów oprogramowania. Usługa chmurowa to miejsce przechowywania danych dostępne przez internet po zalogowaniu. Gdy dostęp do konta został utracony, procedurę odzyskiwania najlepiej przeprowadzić jeszcze na działającym starym komputerze.

Należy też sprawdzić, czy synchronizacja rzeczywiście została zakończona. Synchronizacja to automatyczne ujednolicanie plików między komputerem a usługą internetową. Ikona pliku widoczna w folderze nie zawsze oznacza, że pełna zawartość znajduje się na dysku. Niektóre pliki mogą być dostępne wyłącznie online. Przed odłączeniem starego urządzenia warto otworzyć najważniejsze dokumenty i upewnić się, że ich kopie są dostępne.

W przypadku poczty trzeba rozróżnić wiadomości przechowywane na serwerze od lokalnego archiwum. Serwer pocztowy to komputer usługodawcy, na którym znajdują się wiadomości dostępne po zalogowaniu. Lokalne archiwum jest natomiast zapisane tylko na konkretnym dysku. Dotyczy to zwłaszcza starszych wiadomości przeniesionych do osobnych folderów oraz danych przechowywanych przez program pocztowy poza skrzynką internetową.

Najczęstsze błędy podczas samodzielnych przenosin

Częstym błędem jest uznanie, że wszystko znajduje się na pulpicie. Pulpit jest tylko jednym z katalogów. Dane mogą być zapisane w dokumentach, folderach aplikacji, na innych kontach użytkowników, w poczcie lub na dodatkowych nośnikach. Kontrola powinna obejmować także pliki, których nazwy albo lokalizacja nie są oczywiste.

Ryzykowne jest również wycinanie plików zamiast ich kopiowania. Funkcja „wytnij” usuwa dane ze źródła po przeniesieniu, dlatego przerwanie operacji lub błąd nośnika może utrudnić ocenę kompletności. Bezpieczniej wykonać kopię, porównać zawartość, otworzyć przykładowe pliki, a dopiero później zdecydować o usuwaniu danych ze starego sprzętu.

Nie należy traktować przypadkowego pendrive’a jako jedynej kopii. Nośnik może mieć za mało miejsca, zawierać wcześniejsze błędy albo nie przyjąć dużego pliku z powodu zastosowanego systemu plików. System plików to sposób organizacji danych na dysku lub pamięci USB. Komunikat o błędzie kopiowania trzeba wyjaśnić, zamiast pomijać problematyczny folder i zakładać, że reszta migracji wystarczy.

Innym błędem jest natychmiastowe kasowanie starego dysku po pierwszym uruchomieniu nowego komputera. Sam widok folderów nie potwierdza jeszcze, że dane są kompletne i czytelne. Trzeba uruchomić potrzebne programy, sprawdzić pocztę, otworzyć dokumenty oraz zweryfikować dostęp do kont. Dopiero taki test pozwala oddzielić udane kopiowanie od samego przeniesienia nazw plików.

Jak zweryfikować, że migracja się udała

Kontrola nie powinna ograniczać się do porównania zajętego miejsca na dysku. Dwa foldery mogą mieć podobny rozmiar, mimo że zawierają inne pliki. Warto porównać strukturę najważniejszych katalogów, sprawdzić daty dokumentów i otworzyć próbki różnych formatów: dokument tekstowy, arkusz, zdjęcie, plik PDF oraz materiały używane w pracy.

Programy wymagające baz danych należy uruchomić na nowym stanowisku i sprawdzić, czy widoczne są właściwe kartoteki, okresy rozliczeniowe oraz ostatnio wprowadzane dokumenty. Program może otworzyć się poprawnie, ale wskazywać pustą albo starszą bazę. Z tego powodu samo pojawienie się ikony aplikacji nie jest potwierdzeniem zakończonej migracji.

Trzeba również przetestować urządzenia potrzebne w codziennej pracy. Konfiguracja drukarki oznacza dodanie urządzenia, odpowiedniego sterownika i ustawień połączenia. Sterownik to oprogramowanie umożliwiające systemowi obsługę sprzętu. Można skonfigurować drukarkę i inne urządzenia sieciowe na nowym komputerze, ale nie należy zakładać, że ustawienia przejdą automatycznie razem z dokumentami.

Kiedy kopiowanie nie wystarczy

Zwykłe przeniesienie plików nie rozwiąże problemu, gdy dane są uszkodzone, zaszyfrowane albo zapisane na zawodnym dysku. Uszkodzony dokument może skopiować się bez komunikatu, lecz nadal nie dać się otworzyć. Szyfrowanie to zabezpieczenie zmieniające dane w postać dostępną dopiero po użyciu właściwego klucza lub danych logowania. Przed usunięciem starej konfiguracji trzeba sprawdzić, czy zaszyfrowane materiały są dostępne także na nowym sprzęcie.

Osobnej procedury wymaga komputer firmowy współpracujący z serwerem, domeną lub aplikacją wielostanowiskową. Domena to centralnie zarządzane środowisko kont i komputerów w firmie. W takim przypadku migracja obejmuje nie tylko pliki, lecz także uprawnienia, dostęp do zasobów sieciowych oraz zgodność wersji używanego oprogramowania. Zmiana jednego stanowiska nie powinna zakłócić pracy pozostałych użytkowników.

Kopiowanie nie zastępuje też odzyskiwania danych. Jeżeli pliki zniknęły, dysk wydaje nietypowe odgłosy, komputer zawiesza się podczas odczytu albo nośnik przestaje być wykrywany, dalsze próby mogą pogorszyć sytuację. W takim przypadku najważniejsze jest ograniczenie pracy nośnika i ocena możliwości zabezpieczenia danych.

Dodatkowe pytania przed zmianą komputera

Czy można przenieść wszystkie zainstalowane programy jednym kopiowaniem?

Zwykle nie. Program składa się z wielu elementów zapisanych w różnych miejscach systemu i często wymaga instalacji. Na nowy komputer przenosi się przede wszystkim dane, ustawienia możliwe do wyeksportowania oraz informacje o licencji. Następnie instaluje się aplikację z właściwego źródła i wskazuje przygotowaną kopię danych.

Czy konto w przeglądarce gwarantuje przeniesienie haseł i zakładek?

Tylko wtedy, gdy synchronizacja była włączona i zakończyła się prawidłowo. Przed wyłączeniem starego komputera warto sprawdzić ustawienia konta oraz dostęp do najważniejszych usług. Nie każde hasło musi być zapisane w przeglądarce, a niektóre dane mogą należeć do innego profilu użytkownika.

Czy stary komputer można od razu sprzedać lub przekazać innej osobie?

Najpierw należy potwierdzić kompletność migracji, a następnie zlecić trwałe usunięcie danych. Zwykłe skasowanie plików, opróżnienie kosza lub szybkie formatowanie nie daje pewności, że informacji nie da się odzyskać. Sposób usunięcia powinien być dobrany do rodzaju nośnika i dalszego przeznaczenia sprzętu.

Czy do przeniesienia danych trzeba przekazywać hasło do komputera?

Domyślnie nie prosimy o hasło. Jeżeli dostęp do konkretnego konta okaże się niezbędny i nie da się wykonać zadania inną metodą, cel takiego dostępu jest wcześniej wyjaśniany. Przy danych firmowych można również skorzystać z bezpłatnego NDA, czyli umowy o zachowaniu poufności. Napraw i migracji nie przekazujemy podwykonawcom.

Co zrobić, gdy nowy komputer ma mniej miejsca na dysku?

Najpierw trzeba ustalić, które dane są potrzebne na co dzień, a które mogą pozostać w bezpiecznym archiwum. Nie należy wybierać plików wyłącznie według ich rozmiaru. Mała baza programu lub niepozorny folder poczty może być ważniejszy niż duży katalog łatwych do odtworzenia materiałów. Podział danych powinien wynikać z ich znaczenia i dostępności kopii.

Bezpieczna przeprowadzka kończy się dopiero po sprawdzeniu danych

Przenoszenie na nowy sprzęt można wykonać w modelu door-to-door: kierowca odbiera komputer i zwraca go po zakończeniu prac. Możliwa jest także wizyta serwisanta na miejscu w Warszawie lub na terenie powiatów warszawskiego zachodniego, legionowskiego, nowodworskiego, wołomińskiego, mińskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego i grodziskiego. Wizyta serwisanta obejmuje bezpłatny dojazd, natomiast wykonana praca jest płatna niezależnie od wyniku.

Najbezpieczniejsza migracja zachowuje trzy oddzielne etapy: przygotowanie spisu, wykonanie kopii i sprawdzenie wyniku. Stary nośnik pozostaje nietknięty do chwili, gdy na nowym komputerze działają potrzebne programy, otwierają się dokumenty, dostępna jest poczta, a licencje zostały prawidłowo aktywowane. Dopiero wtedy można zdecydować o trwałym usunięciu danych. W sprawie przeniesienia zawartości komputera można zadzwonić pod numer22 378 48 90 i opisać, jakie programy oraz rodzaje danych mają zostać zachowane.