Gestor GT — konfiguracja bazy klientów

Gdy baza klientów w Gestorze GT przestaje być użyteczna

Problemy zwykle są widoczne w codziennej pracy. Ten sam klient występuje kilka razy, kontakt nie ma aktualnego numeru telefonu, zadania trafiają do niewłaściwej osoby, a pracownik nie widzi potrzebnych danych. Czasem baza wygląda poprawnie, lecz wyszukiwanie nie znajduje firmy po nazwie albo historia kontaktów nie pokazuje informacji zapisanych wcześniej.

Gestor GT jest programem CRM, czyli narzędziem do zarządzania relacjami z klientami. Nie służy wyłącznie do przechowywania książki adresowej. Gromadzi dane firm i osób, historię kontaktów, zadania, szanse sprzedażowe oraz informacje potrzebne do obsługi handlowej. Jeżeli struktura bazy nie odpowiada sposobowi pracy firmy, program zaczyna wymagać ręcznego obchodzenia ograniczeń.

Najczęstsze przyczyny bałaganu w kontaktach

Najczęściej problem zaczyna się od braku ustalonych zasad. Jedna osoba zapisuje firmę według pełnej nazwy, druga używa skrótu, a kolejna tworzy osobny kontakt dla każdego zapytania. Po pewnym czasie powstają duplikaty, czyli wielokrotne rekordy opisujące tego samego klienta. Utrudnia to filtrowanie, raportowanie i odtworzenie historii współpracy.

Inną przyczyną są niejednolite pola danych. Przykładowo województwo może być wpisywane skrótem albo pełną nazwą, a status klienta może być oznaczany opisowo zamiast za pomocą ustalonej wartości. Trudności pojawiają się także wtedy, gdy do Gestora GT importowane są pliki przygotowane bez uzgodnienia kolumn, kodowania znaków i sposobu rozpoznawania istniejących rekordów.

Problemy mogą wynikać również z uprawnień. Użytkownik może mieć dostęp do programu, ale nie do konkretnego rodzaju danych, dokumentów lub operacji. Niekiedy ograniczenia są prawidłowe, a zgłaszany błąd wynika z tego, że pracownik próbuje wykonać czynność zarezerwowaną dla administratora.

Jak powinna wyglądać prawidłowa konfiguracja bazy klientów

Konfigurację zaczyna się od ustalenia, jakie informacje są rzeczywiście potrzebne. Dla każdego kontrahenta warto rozdzielić dane podstawowe od informacji operacyjnych. Dane podstawowe obejmują między innymi nazwę firmy, adresy i osoby kontaktowe. Informacje operacyjne mogą dotyczyć opiekuna, źródła kontaktu, etapu rozmów, rodzaju obsługi albo kolejnego zaplanowanego działania.

Ważne jest rozróżnienie kontrahenta i osoby kontaktowej. Kontrahent oznacza firmę albo inną jednostkę, z którą prowadzona jest współpraca. Osoba kontaktowa to konkretny człowiek przypisany do tego kontrahenta. Dzięki takiemu podziałowi można zachować historię relacji z firmą, nawet gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za zamówienia lub rozmowy.

Przydatne są słowniki, czyli zamknięte listy wartości używanych w wybranych polach. Zamiast wpisywać dowolne określenia, można ustalić jednolite statusy, typy kontaktu lub źródła pozyskania klienta. Ogranicza to różnice w zapisach i pozwala tworzyć sensowne zestawienia.

Przed zmianami w bazie wykonujemy jej kopię. Kopia bezpieczeństwa umożliwia powrót do wcześniejszego stanu, gdy import, modyfikacja danych albo zmiana konfiguracji przyniesie nieoczekiwany skutek. Dotyczy to także pozornie prostych operacji, takich jak masowa zmiana pól lub usuwanie powtarzających się rekordów.

Import kontaktów do Gestora GT

Import kontaktów wymaga najpierw ustalenia źródła danych. Może nim być arkusz, plik tekstowy, wcześniejsza baza albo zestawienie przygotowane przez pracowników. Nie każdy plik nadaje się do bezpośredniego wczytania. Trzeba sprawdzić nazwy kolumn, kolejność informacji, format dat, sposób zapisu numerów oraz kodowanie znaków, czyli regułę zapisywania polskich liter.

Przed importem określa się mapowanie pól. Mapowanie oznacza przypisanie kolumny ze źródłowego pliku do właściwego pola w Gestorze GT. Przykładowo kolumna „Opiekun klienta” powinna trafić do pola odpowiedzialnego za opiekuna, a nie do ogólnych uwag. Jeżeli dane nie mają odpowiednika w programie, należy zdecydować, czy je pominąć, umieścić w notatce, czy wcześniej rozszerzyć przyjęty sposób ewidencji.

Najbezpieczniejszy przebieg obejmuje czyszczenie danych, wykonanie kopii bazy, próbny import niewielkiego zestawu oraz sprawdzenie rezultatów. Dopiero po potwierdzeniu poprawności można wykonać import pełny. Szczególnej uwagi wymaga rozpoznawanie istniejących klientów. Jeżeli program nie ma jednoznacznego klucza porównawczego, czyli wartości pozwalającej rozpoznać ten sam rekord, może powstać kolejna kopia kontrahenta.

Po imporcie sprawdzamy nie tylko liczbę rekordów, ale także kilka różnych przypadków. Warto zweryfikować firmę z jedną osobą kontaktową, firmę z kilkoma osobami, rekord bez numeru telefonu, polskie znaki, adres wieloczłonowy oraz dane z pustymi polami. Sam komunikat o zakończeniu importu nie oznacza jeszcze, że dane są gotowe do pracy.

Porządkowanie duplikatów i historii kontaktów

Duplikaty usuwa się dopiero po ustaleniu, które dane są aktualne. Dwa rekordy mogą mieć tę samą nazwę, ale różne osoby kontaktowe albo różną historię rozmów. Mechaniczne usunięcie jednego z nich może spowodować utratę informacji potrzebnych handlowcom. Dlatego najpierw porównuje się identyfikatory, adresy, dane rejestrowe, osoby kontaktowe i historię działań.

W praktyce często lepsze jest scalenie informacji niż zwykłe kasowanie. Scalenie oznacza połączenie danych w jeden logiczny rekord z zachowaniem ustalonych elementów historii. Jeżeli program lub zastosowana procedura nie pozwala bezpiecznie połączyć wszystkich informacji, należy wykonać kopię i uzgodnić, które dane pozostają podstawą rekordu.

Warto także ustalić regułę dla nowych wpisów. Przed utworzeniem kontrahenta należy wyszukać istniejącą nazwę, numer identyfikacyjny lub inny rozpoznawalny element. Takie działanie ogranicza powstawanie duplikatów bardziej skutecznie niż późniejsze, okresowe porządki.

Uprawnienia użytkowników i podział odpowiedzialności

Uprawnienia określają, jakie dane i operacje są dostępne dla poszczególnych użytkowników. W Gestorze GT można rozdzielić pracę osoby prowadzącej kontakty, handlowca, kierownika oraz administratora. Administrator powinien zarządzać konfiguracją i dostępem, natomiast użytkownik operacyjny powinien mieć tylko te możliwości, które są potrzebne do wykonywania obowiązków.

Przy konfiguracji analizujemy uprawnienia do odczytu, dodawania, modyfikowania i usuwania danych. Osobno sprawdzamy dostęp do historii kontaktów, zadań, dokumentów oraz ustawień. Zbyt szerokie uprawnienia zwiększają ryzyko przypadkowej zmiany danych. Zbyt wąskie powodują, że pracownik nie może wykonać prawidłowej czynności i zaczyna korzystać z niekontrolowanych obejść.

Dobrym rozwiązaniem jest opisanie ról zamiast przyznawania wyjątków pojedynczym osobom bez dokumentacji. Rola to zestaw uprawnień odpowiadający określonemu zakresowi obowiązków. Dzięki temu łatwiej obsłużyć zmianę pracownika, zastępstwo lub rozszerzenie zakresu pracy. Po konfiguracji sprawdzamy działanie każdego poziomu na koncie testowym albo podczas uzgodnionej próby.

Domyślnie nie prosimy o hasło klienta. Jeżeli dostęp administratora jest niezbędny, można przygotować bezpieczny sposób czasowego udostępnienia konta lub przeprowadzić czynności przy obecności osoby uprawnionej.

Współpraca Gestora GT z pozostałymi programami InsERT GT

Gestor GT może współpracować z innymi programami należącymi do rodziny InsERT GT. Znaczenie tej współpracy zależy od sposobu pracy firmy. Subiekt GT jest systemem sprzedażowo-magazynowym, dlatego może być źródłem informacji o kontrahentach, towarach, dokumentach handlowych oraz obsłudze sprzedaży.

Integracje ze sklepem internetowym dotyczą w tym zakresie wyłącznie Subiekta GT. Sklep może przekazywać do systemu sprzedażowego zamówienia i dane potrzebne do realizacji sprzedaży, a Gestor GT może wykorzystywać informacje o relacji z klientem. Rewizor GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT i Gestor GT są obsługiwane i wdrażane bez integracji ze sklepem internetowym.

Rewizor GT służy do prowadzenia pełnej księgowości, czyli ewidencji operacji gospodarczych według zasad właściwych dla ksiąg rachunkowych. Rachmistrz GT obsługuje uproszczoną księgowość. Gratyfikant GT dotyczy kadr i płac, a więc danych pracowniczych, umów oraz rozliczeń wynagrodzeń. Przy planowaniu współpracy trzeba rozdzielić dane handlowe, księgowe i kadrowe, aby nie nadawać Gestorowi roli, której nie powinien pełnić.

Przed zmianą ustawień wspólnej bazy ustalamy, który program jest źródłem określonych danych. Takie źródło nazywa się systemem nadrzędnym. Bez tej decyzji mogą powstawać konflikty, w których jedna aplikacja nadpisuje informacje wprowadzone w innej.

Sfera GT i automatyzacja pracy z bazą

Sfera GT to interfejs programistyczny oparty na COM i OLE Automation. Interfejs programistyczny jest sposobem, w jaki zewnętrzny program może komunikować się z Gestorem GT i wybranymi aplikacjami. COM oznacza technologię komunikacji komponentów systemu Windows, a OLE Automation pozwala sterować obiektami programu z poziomu skryptu lub aplikacji.

Sfera GT działa w Subiekcie GT, Gestorze GT, Rewizorze GT i Gratyfikancie GT. Może być używana do automatyzacji powtarzalnych czynności, wymiany danych z innym systemem albo tworzenia rozwiązania dopasowanego do określonego procesu. Automatyzacja nie powinna jednak omijać zasad kontroli danych. Skrypt, który masowo tworzy kontrahentów bez sprawdzania istniejących rekordów, może szybko powiększyć problem z duplikatami.

Przed uruchomieniem rozwiązania opartego na Sferze GT określamy zakres operacji, konto użytkownika, sposób rejestrowania błędów oraz możliwość wycofania zmian. Testy wykonuje się na kopii bazy albo w kontrolowanym środowisku. W przypadku danych handlowych warto również ustalić, czy automatyzacja ma tylko odczytywać informacje, czy może je dodawać i modyfikować.

Przebieg konfiguracji i wdrożenia

Praca zaczyna się od rozmowy o objawach i sposobie wykorzystania Gestora GT. Sprawdzamy wersję programu, układ bazy, liczbę użytkowników, źródła danych oraz relacje z Subiektem GT lub innymi programami InsERT GT. Następnie wskazujemy obszary wymagające zmiany: strukturę kontaktów, import, uprawnienia, słowniki, zadania albo automatyzację.

Przed ingerencją w bazę wykonujemy kopię. Kolejny etap to przygotowanie planu zmian i, jeśli jest potrzebne, pliku testowego. Po wykonaniu konfiguracji sprawdzamy wyszukiwanie, dodawanie i edycję kontaktu, widoczność danych na różnych kontach, historię działań oraz wymianę informacji z innymi programami.

Jeżeli praca wymaga wizyty serwisanta, dojazd jest bezpłatny, natomiast praca serwisanta jest zawsze płatna. Możliwa jest także obsługa door-to-door, w której kierowca odbiera i zwraca sprzęt. Przy konfiguracji Gestora GT najważniejszy jest dostęp do działającej bazy i możliwość potwierdzenia, jak program jest używany, dlatego forma obsługi zależy od konkretnego przypadku.

Ile trwa konfiguracja Gestora GT

Nie da się rzetelnie określić jednego czasu dla każdego wdrożenia bez sprawdzenia bazy, plików importu i zakresu uprawnień. Prosta korekta ustawień może być ograniczona do jednego obszaru, natomiast porządkowanie wielu źródeł danych wymaga przygotowania, testów i weryfikacji po imporcie.

Standardowe naprawy i prace serwisowe są z reguły wykonywane do trzech dni. Przyspieszenie realizacji oraz czyszczenie sprzętu mogą zostać wykonane do 24 godzin, jeżeli zakres pracy na to pozwala. Te informacje dotyczą organizacji prac serwisowych, a nie gwarantującego terminu zakończenia każdego wdrożenia programu.

Usługa może być realizowana całodobowo, także w weekendy i święta. Dojazd kierowcy lub serwisanta następuje do jednej godziny od zgłoszenia telefonicznego. Nie ma dopłat za noc, weekend ani święto. Gwarancja może obejmować do 12 miesięcy, ale wyłącznie na wykonane naprawy, a nie na całą konfigurację środowiska lub zmiany wprowadzone później przez użytkowników.

Co można sprawdzić samodzielnie przed zgłoszeniem problemu

W pierwszej kolejności warto zapisać dokładny objaw. Pomocne jest ustalenie, czy problem dotyczy wszystkich użytkowników, jednego konta, jednego kontrahenta czy tylko importu. Należy odnotować komunikat programu, moment jego wystąpienia oraz czynność wykonywaną bezpośrednio wcześniej.

Można sprawdzić, czy Gestor GT uruchamia się poprawnie, czy dostępne są właściwe dane oraz czy problem powtarza się po ponownym uruchomieniu programu. Przy imporcie warto przygotować kopię pliku źródłowego i nie zmieniać go wielokrotnie bez zapisania wcześniejszej wersji. Jeżeli występuje problem z widocznością danych, trzeba porównać konto użytkownika z kontem mającym szersze uprawnienia.

Nie należy samodzielnie usuwać całych grup kontrahentów, zmieniać tabel bazy, kasować plików programu ani uruchamiać nieznanych skryptów naprawczych. Nie powinno się również wykonywać importu po raz kolejny tylko dlatego, że pierwszy nie dał oczekiwanego rezultatu. Każda próba może zwiększyć liczbę duplikatów lub zmienić istniejące informacje.

Kiedy problem nie dotyczy konfiguracji Gestora GT

Nie każda trudność widoczna podczas pracy z kontaktem jest problemem CRM. Jeżeli nie zgadzają się stany magazynowe, ceny lub dokumenty sprzedaży, przyczyny należy szukać przede wszystkim w Subiekcie GT albo w przepływie danych między programami. Jeżeli rozbieżność dotyczy zapisów księgowych, właściwym obszarem może być Rewizor GT lub Rachmistrz GT.

Problem z naliczeniem wynagrodzeń, umową albo danymi pracownika dotyczy Gratyfikanta GT, a nie konfiguracji kontaktów handlowych. Niedostępność programu może wynikać z systemu Windows, sieci, serwera bazy danych lub uprawnień systemowych. W takim przypadku zmiana pól kontrahenta nie rozwiąże przyczyny.

Gestor GT nie zastępuje naprawy sprzętu. Drukarki, kserokopiarki, serwery i NAS są objęte wyłącznie konfiguracją, a nie naprawą. Urządzenia fiskalne nie są naprawiane; możliwe są sterowniki i konfiguracja. Takie rozróżnienie pozwala skierować zgłoszenie do właściwego zakresu pracy.

Czy import kontaktów usunie dotychczasowe dane?

Sam import nie powinien być traktowany jako bezpieczne porządkowanie bazy. Skutek zależy od ustawień, struktury pliku i sposobu rozpoznawania istniejących rekordów. Przed importem wykonujemy kopię bazy, a następnie sprawdzamy próbkę danych, aby ustalić, czy nowe rekordy zostaną dodane, czy istniejące informacje zostaną uzupełnione.

Czy można ograniczyć dostęp handlowców do wybranych informacji?

Zakres widoczności i możliwości modyfikacji zależy od konfiguracji uprawnień. Można rozdzielić role użytkowników i ograniczyć czynności, które nie należą do ich obowiązków. Trzeba jednak sprawdzić, czy ograniczenie nie uniemożliwi prowadzenia historii kontaktów, obsługi zadań albo współpracy z Subiektem GT.

Czy Gestor GT może być połączony ze sklepem internetowym?

Integracja ze sklepem internetowym dotyczy wyłącznie Subiekta GT, który jest systemem sprzedażowo-magazynowym. Gestor GT może korzystać z danych związanych z obsługą klientów, ale nie oznacza to, że każdy program z rodziny InsERT GT może być podłączony do sklepu. Rewizor GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT i Gestor GT obsługiwane są bez integracji ze sklepem.

Czy Sfera GT jest potrzebna do zwykłej konfiguracji?

Nie. Sfera GT jest potrzebna wtedy, gdy trzeba zautomatyzować wymianę danych, połączyć program z innym rozwiązaniem albo wykonać powtarzalne operacje za pomocą aplikacji. Do uporządkowania kontaktów, ustawienia uprawnień i przygotowania importu często wystarcza prawidłowa konfiguracja samego Gestora GT.

Podsumowanie konfiguracji bazy klientów

Poprawnie skonfigurowana baza Gestora GT powinna mieć jasny podział na kontrahentów, osoby kontaktowe, historię działań i zadania. Import wymaga mapowania pól oraz kontroli duplikatów, a uprawnienia powinny odpowiadać zakresowi obowiązków. Przy współpracy z innymi programami trzeba wskazać źródło danych i pamiętać, że integracja ze sklepem internetowym dotyczy wyłącznie Subiekta GT.

Najważniejsze działania wykonuje się po utworzeniu kopii bazy i po sprawdzeniu skutków na przykładzie testowym. Takie podejście ogranicza ryzyko utraty historii, przypadkowego ujawnienia danych i powielania klientów, a jednocześnie pozwala dostosować Gestora GT do rzeczywistego sposobu pracy.