Wymiana danych między Subiektem GT a Rewizorem GT i Rachmistrzem GT

Gdy dokumenty sprzedaży nie trafiają do księgowości

Wymiana danych między Subiektem GT a Rewizorem GT lub Rachmistrzem GT służy do przekazywania informacji potrzebnych do prowadzenia sprzedaży, ksiąg i rozliczeń. Problem zwykle pojawia się wtedy, gdy dokument wystawiony w Subiekcie GT nie jest widoczny w programie księgowym, ma inną wartość albo został zaksięgowany na niewłaściwym koncie.

Objawem może być także brak części dokumentów, powielone zapisy, niezgodność rejestru VAT, czyli zestawienia podatku należnego i naliczonego, albo różnica między raportem sprzedaży a zapisami księgowymi. W takich sytuacjach nie należy od razu poprawiać dokumentów ręcznie. Najpierw trzeba ustalić, na którym etapie wymiana danych przestała działać prawidłowo.

Jaką rolę pełnią poszczególne programy InsERT GT

Subiekt GT jest systemem sprzedażowo-magazynowym. Wystawia faktury, paragony, korekty, dokumenty magazynowe i inne dokumenty handlowe. To właśnie z niego najczęściej przekazywane są dane do Rewizora GT albo Rachmistrza GT.

Rewizor GT służy do prowadzenia pełnej księgowości, czyli ewidencji operacji gospodarczych na kontach księgowych. Rachmistrz GT jest przeznaczony do uproszczonych form księgowości, między innymi podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji ryczałtu.

Sposób wymiany zależy więc od tego, jakie dokumenty są przekazywane i jak mają zostać ujęte w księgowości. Faktura sprzedaży może zostać przekształcona w zapis księgowy, ale nie oznacza to, że oba programy przechowują identyczne dane w identycznej strukturze.

Co dokładnie może być przekazywane

Zakres przekazywanych informacji ustala się podczas konfiguracji. Mogą to być między innymi faktury sprzedaży, faktury zakupu, korekty, dokumenty walutowe, informacje o płatnościach oraz dane kontrahentów. W zależności od przyjętego modelu część danych może być przekazywana automatycznie, a część wymaga zatwierdzenia przez osobę prowadzącą księgowość.

W przypadku Rachmistrza GT istotne jest prawidłowe wskazanie, do jakiej ewidencji ma trafić dany dokument. Ewidencja to uporządkowany rejestr zapisów o określonym przeznaczeniu podatkowym lub gospodarczym. W Rewizorze GT dodatkowego znaczenia nabierają konta księgowe, czyli miejsca, w których rejestrowane są operacje według przyjętego planu kont.

Integracja ze sklepem internetowym dotyczy wyłącznie Subiekta GT. Rewizor GT i Rachmistrz GT mogą współpracować z Subiektem GT w zakresie księgowości, ale nie są programami do obsługi integracji sklepowej. Gestor GT, który służy do zarządzania relacjami z klientami, oraz Gratyfikant GT, przeznaczony do obsługi kadr i płac, wymagają odrębnej konfiguracji właściwej dla ich danych.

Najczęstsze przyczyny rozbieżności

Najczęściej problem wynika z niezgodnych ustawień po jednej ze stron. Dotyczy to na przykład schematów dekretacji, czyli reguł przypisujących dokumenty do kont księgowych, stawek VAT, form płatności, kategorii dokumentów albo definicji rejestrów.

Drugą częstą przyczyną jest zmiana danych po wcześniejszym przekazaniu dokumentu. Jeżeli faktura została poprawiona w Subiekcie GT, w programie księgowym może być potrzebne ponowne przekazanie korekty albo usunięcie wcześniejszego zapisu zgodnie z zasadami księgowymi. Samo ponowne uruchomienie wymiany nie zawsze aktualizuje już zaksięgowane dane.

Problemy powodują również różne okresy pracy, zamknięty okres księgowy, brak uprawnień użytkownika albo praca na innej bazie danych. Baza danych to uporządkowany zbiór informacji programu, obejmujący między innymi dokumenty, kartoteki i ustawienia. Dwie osoby mogą mieć wrażenie, że korzystają z tego samego programu, mimo że są podłączone do różnych baz.

Wymiana może zostać zakłócona także przez niekompletne kartoteki. Kartoteka to lista obiektów używanych przez program, na przykład kontrahentów, towarów, usług lub stawek podatkowych. Jeśli kontrahent jest zapisany podwójnie albo towar ma inne oznaczenie, dokument może zostać przypisany niewłaściwie.

Przygotowanie przed zmianami w bazie

Przed jakąkolwiek ingerencją w bazę wykonywana jest jej kopia. Kopia zapasowa pozwala wrócić do poprzedniego stanu w razie błędnej zmiany, nieudanego importu albo usunięcia niewłaściwych zapisów. Nie należy zastępować kopii samym eksportem pojedynczych dokumentów, ponieważ nie obejmuje on wszystkich ustawień i zależności programu.

Przed rozpoczęciem prac ustala się, który program jest źródłem danych, jakie dokumenty mają być przekazywane i kto zatwierdza ich ujęcie księgowe. Sprawdzany jest także okres, którego dotyczy problem, oraz to, czy błąd występuje przy wszystkich dokumentach, czy tylko przy wybranym rodzaju operacji.

Warto przygotować informacje o ostatnim poprawnie przekazanym dokumencie, pierwszym dokumencie z błędem i komunikacie wyświetlanym przez program. Pomocne są również oznaczenia dokumentów, daty wystawienia i informacja, czy po wystąpieniu problemu zmieniano ustawienia podatkowe, plan kont albo dane kontrahentów.

Konfiguracja wymiany krok po kroku

Konfiguracja rozpoczyna się od sprawdzenia wersji programów, połączenia z właściwą bazą i uprawnień użytkowników. Następnie analizowane są ustawienia dokumentów w Subiekcie GT oraz sposób ich przyjmowania w Rewizorze GT albo Rachmistrzu GT.

W Rewizorze GT konfiguruje się między innymi schematy dekretacji, czyli zasady tworzenia zapisów na kontach księgowych. Schemat powinien uwzględniać rodzaj dokumentu, stawkę VAT, formę płatności i sposób rozliczenia. W Rachmistrzu GT sprawdza się przypisanie dokumentów do właściwej ewidencji oraz sposób ujmowania kosztów i przychodów.

Sprawdzane są także symbole dokumentów, definicje transakcji, rejestry VAT, kartoteki kontrahentów i towarów oraz daty używane przy przekazywaniu danych. Data wystawienia, data sprzedaży i data obowiązku podatkowego mogą pełnić różne funkcje, dlatego ich zamiana może skutkować zapisem w niewłaściwym okresie.

Po ustawieniu parametrów wykonywana jest próba na wybranym zestawie dokumentów. Wynik porównuje się z dokumentami źródłowymi, zanim zostanie przeprowadzona szersza wymiana. Pozwala to wykryć błąd schematu bez modyfikowania całej ewidencji.

Kontrola zgodności po przekazaniu dokumentów

Samo pojawienie się dokumentu w Rewizorze GT lub Rachmistrzu GT nie oznacza jeszcze, że wymiana zakończyła się prawidłowo. Kontroluje się numer dokumentu, kontrahenta, daty, wartości netto i brutto, stawki VAT, formę płatności oraz przypisanie do właściwej ewidencji lub konta.

Ważne jest porównanie sum za ten sam okres. Można zestawić raport sprzedaży z Subiekta GT z rejestrem VAT albo odpowiednim zestawieniem księgowym. W przypadku różnicy ustala się, czy brakuje całego dokumentu, jednej pozycji, płatności, korekty czy tylko prawidłowego przypisania.

Kontroli wymagają również dokumenty korygujące. Korekta nie zawsze działa jak nowy dokument sprzedaży. Może zmieniać wcześniejszą wartość, odwracać część zapisu albo wymagać powiązania z dokumentem pierwotnym. Błędne przekazanie korekty może zatem powodować różnicę mimo zgodności podstawowych faktur.

W razie potrzeby sprawdzane są logi, czyli zapisy techniczne informujące o przebiegu operacji i błędach. Log może wskazać brak uprawnienia, niezgodność danych lub próbę przekazania dokumentu do zamkniętego okresu.

Błędy pojawiające się przy samodzielnych próbach

Częstym błędem jest wielokrotne przekazywanie tych samych dokumentów bez ustalenia, czy program rozpoznaje je jako już przetworzone. Może to prowadzić do duplikatów albo utrudnić późniejsze ustalenie, które zapisy są prawidłowe.

Ryzykowne jest także ręczne usuwanie dokumentów z bazy, zmiana identyfikatorów lub edycja danych bez kopii zapasowej. Identyfikator to wewnętrzne oznaczenie rekordu, dzięki któremu program łączy dokument z kontrahentem, płatnością i zapisem księgowym. Zmiana takiego pola może przerwać istniejące powiązania.

Nie powinno się również poprawiać masowo stawek VAT, symboli dokumentów ani kont księgowych tylko po to, aby wyrównać zestawienia. Taka zmiana może usunąć ślad przyczyny problemu i doprowadzić do nieprawidłowego rozliczenia innych dokumentów.

Przed importem lub ponownym przekazaniem danych trzeba sprawdzić, czy wybrany zakres obejmuje właściwy okres. Pominięcie tej kontroli może skutkować zmianą zapisów, które wcześniej były już zatwierdzone i rozliczone.

Co można sprawdzić bez ingerencji w bazę

Bezpiecznie można sprawdzić, czy Subiekt GT, Rewizor GT i Rachmistrz GT pracują na właściwych bazach, czy dokument ma prawidłowy status oraz czy problem dotyczy jednego rodzaju dokumentów, czy całej wymiany. Można również porównać pojedynczy dokument z jego odpowiednikiem w programie księgowym.

Warto sprawdzić, czy użytkownik ma uprawnienia do odczytu i zapisu potrzebne do wymiany oraz czy okres księgowy jest otwarty. Należy też zweryfikować komunikat błędu, bez jego zamykania lub pomijania. Dokładna treść komunikatu często wskazuje, czy problem dotyczy danych, konfiguracji, bazy albo dostępu.

Nie należy samodzielnie uruchamiać narzędzi naprawy bazy, usuwać rejestrów ani wykonywać operacji serwisowych na kopii bez wiedzy o ich skutkach. Jeśli występuje podejrzenie uszkodzenia danych, dalsze próby mogą utrudnić odtworzenie prawidłowego stanu.

Kiedy problem nie dotyczy wymiany danych

Brak dokumentu w księgowości nie zawsze oznacza błąd integracji. Dokument może być zapisany jako roboczy, anulowany albo niezatwierdzony. W takim przypadku program może prawidłowo pomijać go podczas przekazywania.

Rozbieżność może wynikać z innego zakresu raportu. Raport sprzedaży może uwzględniać datę wystawienia, a rejestr VAT datę obowiązku podatkowego. Przy różnych filtrach oba zestawienia będą wyglądały na niezgodne, mimo że dane są poprawne.

Osobną sprawą jest problem z urządzeniem fiskalnym. Samych urządzeń fiskalnych nie naprawia się w ramach tej usługi, ale można sprawdzić sterowniki i konfigurację współpracy programu z urządzeniem. Sterownik to oprogramowanie pośredniczące między systemem a urządzeniem. Jego błąd może wpływać na wystawianie dokumentów, ale nie musi oznaczać awarii wymiany z Rewizorem GT lub Rachmistrzem GT.

Jeżeli problem dotyczy sklepu internetowego, najpierw analizuje się połączenie sklepu z Subiektem GT. Rewizor GT i Rachmistrz GT nie zastępują tego połączenia, dlatego brak zamówienia w księgowości może być skutkiem wcześniejszego problemu po stronie Subiekta GT.

Czy można przekazywać dane bez zmiany wcześniejszych zapisów?

Jest to możliwe, ale zależy od statusu dokumentów i sposobu konfiguracji. Nowe dokumenty można przekazywać według ustalonych reguł, natomiast dokumenty już zaksięgowane mogą wymagać korekty, storna albo innej operacji przewidzianej dla danego programu.

Storno to zapis odwracający wcześniejszą operację księgową. Nie powinno się stosować go automatycznie do każdego błędu, ponieważ właściwe rozwiązanie zależy od rodzaju dokumentu, okresu i sposobu prowadzenia księgowości. Przed zmianą ustala się, które zapisy są źródłowe i jakie działania są dopuszczalne w danym okresie.

Czy wymiana obejmuje również dane kadrowe?

Subiekt GT, Rewizor GT i Rachmistrz GT dotyczą głównie sprzedaży, magazynu i księgowości. Dane kadrowo-płacowe obsługuje Gratyfikant GT, który wymaga osobnych ustawień, kartotek i zasad przekazywania. Nie należy zakładać, że konfiguracja wymiany dokumentów handlowych automatycznie obejmuje listy płac, umowy lub deklaracje.

Przy analizie środowiska sprawdza się więc, które programy faktycznie uczestniczą w procesie i jakie dane mają między sobą przekazywać. Rozdzielenie tych obszarów ułatwia kontrolę i ogranicza ryzyko niezamierzonej zmiany zapisów.

Czy praca może odbywać się bez przekazywania hasła?

Domyślnie hasło klienta nie jest potrzebne. Do ustalenia zakresu prac wystarczają informacje o programach, bazach, dokumentach i objawach problemu. Jeżeli wymagane jest wykonanie operacji na komputerze, używany jest uzgodniony sposób dostępu albo praca odbywa się podczas wizyty serwisanta.

Możliwy jest także odbiór i zwrot sprzętu w trybie door-to-door. W przypadku laptopa diagnoza w tym trybie jest bezpłatna. Przy wizycie serwisanta dojazd jest bezpłatny, natomiast praca jest zawsze płatna. Szczegóły zakresu ustala się przed rozpoczęciem czynności.

Sprawna wymiana danych między Subiektem GT a Rewizorem GT lub Rachmistrzem GT wymaga zgodnych ustawień, poprawnych kartotek i kontroli przekazanych dokumentów. Najbezpieczniejsza kolejność to kopia bazy, rozpoznanie źródła rozbieżności, test na ograniczonym zakresie i dopiero późniejsza korekta danych.