Naprawa i instalacja pakietu LibreOffice

Bezpłatna alternatywa z jednym zastrzeżeniem

Pakiet działa dobrze i w wielu firmach w zupełności wystarcza. Wymaga jednak innego podejścia do jednej sprawy — zgodności plików wymienianych z osobami pracującymi na pakietach płatnych.

Gdzie pojawiają się różnice

• Złożone formatowanie dokumentów tekstowych: nagłówki, style, numeracja, przypisy.
• Rozbudowane arkusze z makrami — te wymagają zwykle przepisania.
• Formularze i pola do wypełniania.
• Dokumenty z osadzonymi obiektami i wykresami.
• Prezentacje z animacjami i nietypowymi czcionkami.

Jak to porządkujemy

Ustalamy format wymiany dokumentów w firmie i na zewnątrz. Do korespondencji wychodzącej najbezpieczniejszy jest PDF — wygląda tak samo u każdego odbiorcy. Do dokumentów edytowanych wspólnie wybieramy jeden format i trzymamy się go, zamiast konwertować przy każdym przesłaniu.

Czcionki

Najczęstsza przyczyna „rozjeżdżających się" dokumentów. Plik otwarty na komputerze bez użytej czcionki wygląda inaczej — to dotyczy każdego pakietu biurowego. Instalujemy zestaw zgodny z tym, czego używają odbiorcy.

Kiedy warto zostać przy pakiecie płatnym

Gdy firma wymienia z zewnątrz dokumenty o złożonym formatowaniu, korzysta z makr albo pracuje z systemami wymagającymi konkretnego pakietu. Mówimy o tym wprost — oszczędność na licencjach zamieniona w codzienne poprawianie dokumentów nie jest oszczędnością.

Wdrożenie

Instalacja, konfiguracja formatów domyślnych, przeniesienie szablonów i krótkie wprowadzenie dla zespołu.

Co może oznaczać problem z LibreOffice

Nie każda usterka pakietu ma tę samą przyczynę. Program może nie uruchamiać się wcale, zamykać podczas pracy, wyświetlać pusty dokument albo zgłaszać błąd przy zapisie. Innym wariantem jest prawidłowe działanie samej aplikacji przy jednoczesnym niepoprawnym wyglądzie pojedynczego pliku. Rozróżnienie tych sytuacji jest ważne, ponieważ ponowna instalacja nie naprawi uszkodzonego dokumentu ani brakującej czcionki.

Problemy mogą dotyczyć również tylko jednego składnika pakietu. Writer, czyli edytor tekstu, może inaczej rozmieszczać strony i elementy dokumentu. Calc, czyli arkusz kalkulacyjny, może zgłaszać błąd formuły albo nie wykonywać makra, a więc zapisanej sekwencji automatycznych czynności. Impress, czyli program do prezentacji, może nieprawidłowo wyświetlać animacje, multimedia lub przejścia między slajdami. Każdy z takich przypadków wymaga osobnego sprawdzenia.

Instalacja nowa, aktualizacja czy naprawa konfiguracji

Nowa instalacja jest właściwa wtedy, gdy pakiet nie był wcześniej używany na danym komputerze. Po zainstalowaniu sprawdzamy skojarzenia plików, czyli ustawienia decydujące, który program otwiera dokument po dwukrotnym kliknięciu. Konfigurujemy też formaty domyślne odpowiednio do sposobu pracy. Inne ustawienia są potrzebne osobie tworzącej dokumenty wyłącznie na własny użytek, a inne firmie regularnie przesyłającej pliki kontrahentom.

Aktualizacja jest potrzebna, gdy zainstalowana wersja działa, ale zawiera błąd usunięty w nowszym wydaniu albo nie radzi sobie z dokumentami otrzymanymi z innych programów. Przed zmianą sprawdzamy jednak szablony, rozszerzenia i makra. Rozszerzenie to dodatkowy moduł zwiększający możliwości programu. Nie każde starsze rozszerzenie musi współpracować z nowszym wydaniem pakietu, dlatego aktualizacja bez kontroli może usunąć jeden problem i jednocześnie wywołać kolejny.

Naprawa konfiguracji jest potrzebna, gdy pliki programu są prawidłowe, lecz uszkodzony został profil użytkownika. Profil użytkownika to zestaw osobistych ustawień, szablonów, słowników i informacji o ostatnio otwieranych dokumentach. Objawem może być zatrzymywanie się programu podczas uruchamiania, brak pasków narzędzi albo powtarzający się błąd występujący tylko na jednym koncie systemowym. W takiej sytuacji samo odinstalowanie aplikacji bywa nieskuteczne, ponieważ profil może pozostać na dysku.

Format pliku ma znaczenie

LibreOffice używa własnych formatów dokumentów opartych na standardzie OpenDocument. Należą do nich między innymi ODT dla tekstu, ODS dla arkuszy i ODP dla prezentacji. Przy pracy prowadzonej wyłącznie w LibreOffice te formaty zwykle pozwalają zachować wszystkie funkcje programu. Gdy pliki są przekazywane osobom korzystającym z innego pakietu, trzeba ustalić, czy ważniejsza jest dalsza edycja, czy identyczny wygląd dokumentu.

Dokument przeznaczony do czytania, zatwierdzenia lub wydrukowania najlepiej przekazać jako PDF. Ten format utrwala układ stron, ale nie powinien być traktowany jako podstawowy plik roboczy do późniejszej edycji. Warto zachować również wersję źródłową, z której dokument został wyeksportowany. Jeżeli odbiorca ma wprowadzać zmiany, wybierany jest uzgodniony format edytowalny, a przed wysłaniem sprawdzane są najważniejsze elementy układu.

Samo rozszerzenie pliku nie gwarantuje pełnej zgodności. Dokument może otworzyć się bez komunikatu o błędzie, a mimo to zawierać przesunięte tabele, inną numerację lub zmienione odstępy. Dlatego przy ważnych wzorach umów, ofertach i raportach wykonujemy próbę na przykładowym pliku. Taka kontrola pozwala ocenić rzeczywisty efekt, zamiast zakładać zgodność na podstawie samej nazwy formatu.

Szablony, style i automatyczna numeracja

W firmowych dokumentach częstym źródłem różnic są szablony. Szablon to plik zawierający gotowy układ, style, nagłówki i elementy powtarzalne. Samo skopiowanie treści do nowego dokumentu może nie przenieść wszystkich jego właściwości. W efekcie zmieniają się marginesy, stopki, numeracja stron lub położenie logo.

Style to zapisane zestawy ustawień wyglądu dla tytułów, akapitów i innych elementów. Są bezpieczniejsze niż ręczne zmienianie wielkości tekstu w każdym miejscu. Pozwalają też szybko poprawić cały dokument. Podczas przenoszenia szablonu sprawdzamy, czy style nie są zastępowane ustawieniami bezpośrednimi, czyli formatowaniem przypisanym osobno do konkretnego fragmentu tekstu.

Osobnej kontroli wymaga numeracja wielopoziomowa, używana na przykład w regulaminach i instrukcjach. Różne programy mogą odmiennie interpretować zależność między poziomami listy. Skutkiem są powtórzone numery, brak wcięć albo rozpoczęcie kolejnej sekcji od niewłaściwej wartości. Poprawa polega na uporządkowaniu stylów listy, a nie na ręcznym wpisywaniu numerów w każdym akapicie.

Makra i rozbudowane arkusze

Makro utworzone w innym pakiecie biurowym nie musi działać w LibreOffice. Przyczyną jest nie tylko sposób zapisania pliku, lecz także różnica w języku poleceń i modelu obiektów, czyli sposobie, w jaki kod odwołuje się do komórek, arkuszy oraz innych składników dokumentu. Proste czynności można czasem odtworzyć, ale rozbudowaną automatyzację trzeba przeanalizować i zwykle dostosować.

Przed zmianą pakietu sprawdzamy, do czego służy arkusz i które funkcje są niezbędne. Szczególną uwagę wymagają przyciski uruchamiające operacje, import danych, niestandardowe funkcje oraz połączenia z zewnętrznymi źródłami. Źródło zewnętrzne to na przykład inny plik albo baza danych, z której arkusz pobiera informacje. Brak widocznego błędu nie oznacza jeszcze, że obliczenia wykonywane są prawidłowo, dlatego wyniki porównuje się na danych testowych.

Błędy podczas samodzielnej naprawy

Częstym odruchem jest wielokrotne odinstalowywanie i instalowanie pakietu. Taka operacja może wymienić pliki aplikacji, ale nie zawsze usuwa uszkodzone ustawienia użytkownika. Jeżeli problem znajduje się w profilu, po ponownej instalacji wraca dokładnie ten sam objaw. Przed usunięciem profilu trzeba zabezpieczyć potrzebne szablony, słowniki oraz ustawienia.

Ryzykowne jest również otwieranie ważnego dokumentu i zapisywanie go kolejno w kilku formatach. Każda konwersja może zmienić kolejne elementy. Najpierw należy utworzyć kopię oryginału, a próby prowadzić na osobnym pliku. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów z formularzami, przypisami, makrami i rozbudowanymi tabelami.

Nie należy też instalować przypadkowych zestawów czcionek tylko po to, aby dokument wyglądał podobnie. Czcionka może podlegać warunkom licencyjnym, a plik pobrany z niepewnego źródła może stanowić zagrożenie. Najpierw ustala się, jakiej czcionki użyto i czy można ją legalnie zainstalować. Gdy nie jest dostępna, dobierany jest zamiennik i kontrolowany jest układ całego dokumentu.

Kiedy przyczyna leży poza pakietem

Brak możliwości otwarcia dokumentu nie zawsze oznacza awarię LibreOffice. Plik może być niekompletnie pobrany, uszkodzony podczas kopiowania albo zablokowany przez uprawnienia systemu. Uprawnienia określają, kto może odczytywać i modyfikować dany plik. Jeżeli ten sam dokument nie otwiera się również na innym komputerze, trzeba sprawdzić przede wszystkim jego stan i poszukać wcześniejszej kopii.

Wolne działanie może wynikać z braku wolnego miejsca na dysku, błędów nośnika albo nadmiernego obciążenia systemu przez inne aplikacje. Problemy z wydrukiem mogą być związane ze sterownikiem drukarki, czyli oprogramowaniem pośredniczącym między systemem a urządzeniem. Nieprawidłowe polskie znaki mogą natomiast wskazywać na problem z czcionką lub kodowaniem tekstu, a nie z instalacją całego pakietu.

Dodatkowe pytania o LibreOffice

Czy można zainstalować LibreOffice bez usuwania dotychczasowego pakietu?

W wielu przypadkach programy mogą działać na tym samym komputerze. Trzeba jednak świadomie ustawić skojarzenia plików, aby dokumenty otwierały się w wybranej aplikacji. Przed wdrożeniem sprawdzamy również, czy program firmowy nie wymaga konkretnego pakietu do generowania dokumentów, zestawień lub korespondencji seryjnej.

Czy zapis do popularnego formatu wystarczy, aby dokument wyglądał identycznie?

Nie zawsze. Największe znaczenie mają użyte czcionki, style, tabele, pola, wykresy i elementy osadzone. Przy prostych dokumentach różnice mogą być niezauważalne. Ważny formularz, umowę albo prezentację należy jednak sprawdzić po zapisaniu i ponownym otwarciu w środowisku używanym przez odbiorcę.

Czy uszkodzony plik można odzyskać?

Zależy to od rodzaju uszkodzenia i dostępnych kopii. Najpierw zabezpieczany jest oryginalny plik, aby kolejne próby go nie zmieniały. Następnie sprawdzane są kopie automatyczne, pliki tymczasowe i wcześniejsze wersje. Nie każdą zawartość da się odzyskać, dlatego nie składamy obietnicy przed analizą dokumentu.

Czy przed naprawą trzeba podawać hasło do komputera?

Domyślnie nie prosimy o hasło. Jeżeli sprawdzenie problemu wymaga pracy na konkretnym profilu użytkownika i nie da się przeprowadzić jej w inny sposób, wyjaśniamy, dlaczego dostęp jest potrzebny. Na życzenie możliwe jest bezpłatne NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności.

Czy konfigurację można wykonać podczas wizyty serwisanta?

Tak, serwisant może dojechać na terenie Warszawy i okolicznych powiatów: warszawskiego zachodniego, legionowskiego, nowodworskiego, wołomińskiego, mińskiego, otwockiego, piaseczyńskiego, pruszkowskiego i grodziskiego. Wizyta obejmuje płatną pracę niezależnie od jej wyniku, natomiast sam dojazd jest bezpłatny. Zakres ustala się przed rozpoczęciem konfiguracji.

Dobrze ustawiony pakiet powinien upraszczać obieg dokumentów

Udane wdrożenie nie kończy się na uruchomieniu programu. Liczy się przewidywalny wygląd plików, właściwy format wymiany, sprawne szablony oraz jasna zasada postępowania z dokumentami wysyłanymi poza firmę. Po uporządkowaniu tych elementów LibreOffice może być wygodnym narzędziem do codziennej pracy, bez ciągłego poprawiania tych samych błędów.