Zamówienia z Allegro w Subiekcie GT — dokumenty ZK, WZ i FS

Jak zamówienie z Allegro trafia do Subiekta GT

Najczęściej problem pojawia się wtedy, gdy zamówienie z Allegro jest widoczne w BaseLinkerze, ale nie tworzy się poprawny dokument w Subiekcie GT. Innym objawem jest utworzenie dokumentu ZK, czyli zamówienia od klienta, bez późniejszej aktualizacji statusu, rezerwacji towaru albo wystawienia faktury sprzedaży.

Typowy przepływ rozpoczyna się w Allegro. BaseLinker, czyli system pośredniczący w obsłudze sprzedaży z wielu kanałów, pobiera dane zamówienia, płatności i dostawy. Następnie przekazuje je do Subiekta GT, który odpowiada za kartoteki towarów, dokumenty sprzedaży, stany magazynowe i numerację. Dalsze etapy mogą obejmować dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne potwierdzające wydanie towaru, oraz FS, czyli fakturę sprzedaży.

Nie każda instalacja musi działać w identyczny sposób. W jednej firmie zamówienie z Allegro tworzy najpierw ZK, w innej od razu dokument sprzedaży. Wybór zależy od sposobu kompletowania paczek, kontroli płatności, pracy magazynu i zasad księgowych.

Najczęstsze przyczyny błędnych dokumentów

Najczęściej przyczyną jest niespójne mapowanie produktów. Mapowanie, czyli przyporządkowanie produktu z Allegro do konkretnej kartoteki w Subiekcie GT, musi korzystać z jednoznacznego symbolu, kodu lub identyfikatora. Gdy BaseLinker nie znajdzie odpowiedniej kartoteki, może pominąć pozycję, utworzyć niepożądany produkt albo zatrzymać import.

Drugim częstym powodem jest niezgodna konfiguracja statusów. Status zamówienia opisuje jego etap, na przykład oczekiwanie na płatność, opłacenie, kompletowanie lub wysyłkę. Jeśli status w BaseLinkerze nie jest powiązany z konkretną akcją, zamówienie może pozostać tylko w systemie pośredniczącym.

Problemy powoduje również niewłaściwy magazyn, numeracja dokumentów, forma płatności, stawka VAT albo dane nabywcy. Czasem integracja działała poprawnie, lecz po zmianie nazwy magazynu, symbolu towaru lub schematu numeracji część zamówień zaczyna być odrzucana.

Konfiguracja BaseLinkera i Subiekta GT

Prace rozpoczynają się od ustalenia, który system jest źródłem poszczególnych danych. Allegro dostarcza informacje o zamówieniu, BaseLinker zarządza przepływem między kanałem sprzedaży a programem handlowym, a Subiekt GT przechowuje kartoteki, dokumenty i stany magazynowe. Taki podział ogranicza ryzyko przypadkowego nadpisywania danych.

Następnie sprawdzane są połączenie, uprawnienia oraz sposób komunikacji. W zależności od przyjętego rozwiązania wykorzystywany jest mechanizm integracyjny BaseLinkera albo Sfera GT. Sfera GT to interfejs programistyczny oparty na COM i OLE Automation, pozwalający innym programom wykonywać operacje w Subiekcie GT. Nie jest to osobny program sprzedażowy, lecz warstwa komunikacji z aplikacją.

Ustalane są również reguły importu klientów, adresów, dostaw, płatności i produktów. Warto określić, czy nowe kartoteki mają powstawać automatycznie, czy każda nieznana pozycja ma zatrzymać import do czasu ręcznego sprawdzenia. Dla większej kontroli bezpieczniejsze jest drugie rozwiązanie.

Dokument ZK jako pierwszy etap obsługi

Dokument ZK w Subiekcie GT może być używany jako zapis przyjętego zamówienia przed jego wydaniem lub zafakturowaniem. Takie rozwiązanie ułatwia kontrolę, ponieważ zamówienie zostaje odnotowane jeszcze przed zakończeniem kompletowania. Można wtedy sprawdzić pozycje, ilości, dane odbiorcy i sposób dostawy.

Przy konfiguracji trzeba określić, kiedy ZK ma zostać utworzone. Zwykle nie powinno następować to dla każdego chwilowego koszyka albo nieopłaconego zamówienia. Często stosuje się warunek związany z potwierdzeniem płatności lub określonym statusem w BaseLinkerze.

Istotne jest także zachowanie identyfikatora zamówienia z Allegro. Identyfikator, czyli unikalne oznaczenie konkretnej transakcji, pozwala później powiązać dokument w Subiekcie GT z zamówieniem źródłowym. Bez takiego powiązania trudniej znaleźć przyczynę duplikatu albo sprawdzić, dlaczego dokument nie przeszedł do kolejnego etapu.

Kiedy potrzebny jest dokument WZ

WZ stosuje się wtedy, gdy proces magazynowy wymaga oddzielenia wydania towaru od wystawienia faktury. Dokument WZ opisuje, co zostało wydane i komu, ale sam nie jest fakturą. Może powstać na podstawie ZK, gdy zamówienie zostało skompletowane i przekazane do wysyłki.

Ważne jest ustalenie, czy WZ ma rezerwować towary, czy dopiero zmniejszać ich stan. Rezerwacja oznacza zarezerwowanie ilości dla konkretnego zamówienia bez fizycznego wydania. Stan magazynowy i stan zarezerwowany to różne wartości, dlatego nieprawidłowa konfiguracja może powodować pozorny brak produktu albo sprzedaż tej samej sztuki w kilku zamówieniach.

Jeśli WZ jest tworzone automatycznie, należy sprawdzić warunki jego wystawiania. Samo oznaczenie zamówienia jako opłacone nie zawsze oznacza, że paczka została skompletowana. W niektórych procesach dokument powinien powstać dopiero po potwierdzeniu dostępności wszystkich pozycji.

Wystawianie FS i przenoszenie danych sprzedaży

FS, czyli faktura sprzedaży, może być tworzona bezpośrednio z zamówienia albo na podstawie WZ. Przy wyborze wariantu trzeba uwzględnić moment powstania obowiązku dokumentowania sprzedaży, sposób pracy księgowości i obieg dokumentów w firmie.

Podczas konfiguracji sprawdzane są dane nabywcy, adres dostawy, forma płatności, metoda dostawy, rabaty oraz koszty transportu. Koszt wysyłki może być przekazywany jako osobna pozycja, usługa albo element ustalonego schematu. Należy wybrać jeden spójny sposób, ponieważ różne warianty mogą wpływać na wartość dokumentu i raporty sprzedażowe.

Trzeba też ustalić, czy faktura ma być wystawiana automatycznie, czy dopiero po kontroli. Automatyzacja ogranicza liczbę czynności, ale wymaga poprawnych danych wejściowych. Jeżeli w zamówieniu brakuje numeru identyfikacji podatkowej, danych firmy albo właściwej stawki, proces powinien zatrzymać się przed wystawieniem dokumentu.

Numeracja dokumentów według kanału sprzedaży

Numeracja dokumentów powinna być czytelna dla osób obsługujących sprzedaż i księgowość. Można rozdzielić serie dla zamówień pochodzących z Allegro, innych kanałów albo sprzedaży bezpośredniej. Seria numeracji, czyli ustalony schemat kolejnych numerów dokumentów, ułatwia filtrowanie i późniejsze wyjaśnianie rozbieżności.

Przed ustawieniem numeracji trzeba sprawdzić, jakie serie istnieją już w Subiekcie GT. Nie należy tworzyć schematu, który koliduje z dokumentami wystawianymi ręcznie. Trzeba też określić, czy numer ma być nadawany przy imporcie zamówienia, przy zatwierdzeniu dokumentu, czy dopiero przy wystawieniu faktury.

Numer z Allegro i numer dokumentu w Subiekcie GT powinny być przechowywane jako dwa różne identyfikatory. Pierwszy odnosi się do transakcji w kanale sprzedaży, drugi do dokumentu handlowego. Zastępowanie jednego numeru drugim utrudnia wyszukiwanie oraz obsługę zwrotów i korekt.

Kody GTU i stawki podatku

Kody GTU to oznaczenia grup towarów i usług wykorzystywane w ewidencji VAT. Nie należy nadawać ich automatycznie wszystkim produktom tylko dlatego, że pochodzą z jednej kategorii Allegro. O przypisaniu kodu powinien decydować rodzaj towaru lub usługi oraz przyjęte zasady ewidencji.

W Subiekcie GT kody GTU mogą być zapisane w kartotekach produktów albo uzupełniane na etapie tworzenia dokumentu. Przy integracji należy sprawdzić, czy BaseLinker przekazuje właściwe informacje, czy też Subiekt GT korzysta wyłącznie z ustawień własnych kartotek. Rozbieżność może skutkować dokumentem z niepełnymi oznaczeniami.

Osobno trzeba zweryfikować stawki VAT. Stawka ustawiona w ofercie Allegro nie zawsze powinna bezpośrednio nadpisywać stawkę w kartotece Subiekta GT. Szczególnej kontroli wymagają produkty o różnych wariantach, zestawy oraz towary sprzedawane z usługą dostawy.

Statusy, płatności i automatyczne akcje

Statusy w BaseLinkerze powinny odzwierciedlać rzeczywisty etap obsługi. Przykładowo status oczekiwania na płatność nie powinien powodować wydania towaru, natomiast status opłacenia może uruchomić przygotowanie ZK. Kolejny status może oznaczać kompletowanie, utworzenie WZ albo przekazanie zamówienia do wysyłki.

Automatyczna akcja to reguła wykonywana po zmianie statusu, na przykład utworzenie dokumentu lub przesłanie informacji o numerze faktury. Każda taka reguła powinna mieć jasno określony warunek. W przeciwnym razie ponowna zmiana statusu może utworzyć drugi dokument dla tej samej transakcji.

Należy także sprawdzić, jak system rozpoznaje płatność częściową, pobranie i płatność odroczoną. Sama informacja o wyborze metody płatności nie zawsze oznacza, że pieniądze zostały zaksięgowane. W razie potrzeby status płatności powinien być niezależny od statusu realizacji przesyłki.

Magazyny, stany i synchronizacja produktów

Subiekt GT może pracować z więcej niż jednym magazynem. Magazyn, czyli wydzielona ewidencja miejsc lub zasobów przechowywania, musi być jednoznacznie wskazany w integracji. Jeśli BaseLinker pobiera stany z jednego magazynu, a dokumenty tworzy w innym, pojawią się różnice między ofertą a rzeczywistą dostępnością.

Przy kilku magazynach trzeba ustalić, czy sprzedaż z Allegro korzysta z jednego źródła, czy z sumy stanów. Należy również zdefiniować kolejność pobierania towaru i zachowanie przy braku pełnej dostępności. Szczególnie ważne są zestawy, towary wielowariantowe oraz produkty z jednostkami innymi niż sztuka.

Synchronizacja stanów nie powinna być oceniana tylko na podstawie jednej oferty. Sprawdza się kartotekę w Subiekcie GT, stan przekazany do BaseLinkera, widoczność oferty w Allegro i dokumenty utworzone po sprzedaży. Dopiero porównanie całego łańcucha pokazuje, w którym miejscu powstaje rozbieżność.

Co można sprawdzić samodzielnie

Przed zgłoszeniem problemu można bezpiecznie sprawdzić, czy zamówienie ma poprawny status, czy produkt jest aktywny w BaseLinkerze i czy jego symbol odpowiada kartotece w Subiekcie GT. Warto zanotować numer zamówienia z Allegro, datę importu, nazwę brakującej pozycji oraz komunikat błędu.

Można również porównać wybrane zamówienie z dokumentem ZK, WZ albo FS i sprawdzić, czy zgadzają się ilości, ceny, dane nabywcy oraz magazyn. Przydatne jest ustalenie, czy problem dotyczy jednego produktu, wszystkich zamówień z Allegro, czy tylko określonego statusu.

Nie należy samodzielnie usuwać dokumentów ani ponawiać importu bez sprawdzenia, czy dokument nie został już utworzony. Przed jakąkolwiek ingerencją w bazę Subiekta GT wykonywana jest jej kopia. Kopia bazy pozwala wrócić do poprzedniego stanu w razie błędnej operacji lub niepełnego importu.

Błędy popełniane przy samodzielnych zmianach

Częstym błędem jest zmiana symboli produktów w Subiekcie GT bez aktualizacji mapowania w BaseLinkerze. Innym jest ręczna edycja dokumentu, gdy integracja nadal oczekuje starego statusu. W takiej sytuacji kolejna synchronizacja może ponownie zmienić dokument albo utworzyć jego duplikat.

Ryzykowne jest także wyłączanie kontroli duplikatów, aby wymusić import. Duplikat dokumentu może wpłynąć na stan magazynowy, rozrachunki i raporty sprzedaży. Nie powinno się również kasować logów integracji, ponieważ zapis operacji pomaga ustalić kolejność zdarzeń.

Nieprawidłowe bywa przypisywanie kodów GTU na podstawie samej nazwy kategorii Allegro. Podobnie nie należy przenosić stawek VAT między produktami bez weryfikacji kartoteki. Zmiana ustawień podatkowych wymaga ostrożności i zgodności z zasadami przyjętymi dla dokumentów sprzedaży.

Kiedy problem nie dotyczy integracji z Allegro

Jeżeli zamówienie jest poprawnie widoczne w BaseLinkerze, lecz Subiekt GT nie uruchamia się albo działa niestabilnie, przyczyną może być komputer, system Windows, baza danych lub lokalna sieć. W takiej sytuacji sama zmiana mapowania nie rozwiąże problemu.

Jeżeli dokument powstaje, ale nie drukuje się na drukarce fiskalnej, trzeba odróżnić integrację zamówień od konfiguracji urządzenia fiskalnego. Urządzeń fiskalnych nie naprawia się w tym zakresie; możliwe są sterowniki i konfiguracja współpracy z programem.

Jeżeli błąd dotyczy Rewizora GT, Rachmistrza GT, Gratyfikanta GT albo Gestora GT, nie musi mieć związku z importem zamówień z Allegro. Integracje ze sklepem internetowym dotyczą tutaj wyłącznie Subiekta GT. Pozostałe programy z rodziny InsERT GT mogą być obsługiwane i wdrażane bez integracji ze sklepem.

Jak przebiega uporządkowanie konfiguracji

Najpierw analizowane są przykładowe zamówienia, logi BaseLinkera, kartoteki Subiekta GT i schematy dokumentów. Następnie ustala się model obsługi: czy zamówienie ma tworzyć ZK, kiedy ma powstawać WZ, czy FS ma być wystawiana automatycznie oraz z którego magazynu ma być pobierany towar.

Po wykonaniu kopii bazy można uporządkować mapowanie produktów, serie numeracji, statusy, akcje automatyczne, kody GTU i reguły synchronizacji stanów. Zmiany są sprawdzane na kontrolnych zamówieniach obejmujących różne płatności, dostawy i typy produktów.

Jeżeli problem wynika z komputera lub środowiska pracy, możliwy jest dojazd serwisanta i praca na miejscu. W przypadku sprzętu wymagającego naprawy stosowany jest także model door-to-door, w którym kierowca odbiera i zwraca urządzenie. Naprawy są z reguły realizowane do 3 dni, a przyspieszenie i czyszczenie do 24 godzin. Gwarancja wynosi do 12 miesięcy i obejmuje wyłącznie wykonane naprawy.

Dodatkowe pytania przed uruchomieniem automatyzacji

Czy można importować tylko wybrane zamówienia z Allegro?

Tak, jeżeli reguły w BaseLinkerze zostaną oparte na statusach, metodach płatności, magazynie albo innych warunkach. Pozwala to oddzielić zamówienia wymagające ręcznej kontroli od tych, które mogą przejść przez ustalony proces automatycznie.

Czy każdy produkt musi mieć osobną kartotekę w Subiekcie GT?

Dla poprawnego dokumentowania sprzedaży każda pozycja powinna być powiązana z właściwą kartoteką albo obsłużona zgodnie z ustaloną regułą tworzenia nowych produktów. Szczególnej kontroli wymagają warianty, zestawy i produkty zmieniające symbol.

Czy numer zamówienia Allegro może być numerem faktury?

Nie powinno się traktować tych oznaczeń jako zamiennych. Numer zamówienia identyfikuje transakcję w kanale sprzedaży, a numer FS należy do dokumentacji Subiekta GT. Oba numery mogą być przechowywane i wzajemnie powiązane.

Czy Sfera GT jest konieczna w każdej integracji?

Nie. Sfera GT jest interfejsem programistycznym opartym na COM i OLE Automation. Jej użycie zależy od zastosowanego sposobu komunikacji oraz zakresu automatyzacji. Nie każda konfiguracja BaseLinkera wymaga tworzenia własnego rozwiązania opartego na Sferze.

Podsumowanie działania ZK, WZ i FS

Poprawna obsługa zamówień z Allegro zależy od spójnego połączenia BaseLinkera z Subiektem GT. Najpierw trzeba ustalić mapowanie produktów, statusy i magazyn, a następnie świadomie wybrać moment tworzenia ZK, WZ i FS. Osobnej kontroli wymagają numeracja, kody GTU, płatności oraz synchronizacja stanów.

Przed zmianami w bazie należy wykonać jej kopię, a każdą automatyzację sprawdzić na kontrolnych zamówieniach. Dzięki temu łatwiej rozdzielić błąd konfiguracji od problemu programu, komputera, sieci lub urządzeń współpracujących z Subiektem GT.