Raporty i zestawienia niestandardowe w Subiekcie GT

Gdy gotowy raport w Subiekcie GT nie pokazuje potrzebnych danych

Najczęściej problem nie polega na braku danych, lecz na tym, że są one rozproszone w kilku dokumentach albo zapisane według innego kryterium niż potrzebne w codziennej pracy. Gotowe raporty w Subiekcie GT mogą pokazywać sprzedaż, stany magazynowe, rozrachunki lub dokumenty, ale nie zawsze łączą informacje w sposób przydatny dla konkretnego procesu.

Potrzeba przygotowania własnego zestawienia pojawia się na przykład wtedy, gdy wymagane jest porównanie handlowców, klientów, grup asortymentowych i okresów sprzedaży. Czasem chodzi tylko o dodanie jednej kolumny, ograniczenie wyników do wybranych dokumentów albo zmianę sposobu sortowania. W innych przypadkach potrzebny jest cykliczny raport tworzony automatycznie.

Przed rozpoczęciem prac trzeba ustalić, jakie dane mają znaleźć się w raporcie, z jakiego okresu mają pochodzić i jak będą interpretowane. Bez tego można przygotować technicznie poprawne zestawienie, które nie odpowie na rzeczywiste pytanie biznesowe.

Gotowe zestawienia a raport przygotowany na zamówienie

Subiekt GT zawiera gotowe zestawienia dostępne z poziomu programu. Ich zaletą jest szybkie uruchomienie i brak konieczności budowania dodatkowych mechanizmów. Sprawdzają się przy podstawowej kontroli sprzedaży, dokumentów, towarów i kontrahentów.

Ograniczenie gotowych raportów polega na tym, że ich zakres i układ są z góry określone. Nie zawsze można dodać wymagane pole, połączyć dane z kilku obszarów albo zastosować nietypowy filtr. Filtrowanie, czyli zawężanie wyników według określonych warunków, może być dostępne tylko w ograniczonym zakresie.

Raport niestandardowy jest tworzony pod konkretną potrzebę. Może uwzględniać wybrane typy dokumentów, korekty, rabaty, marże, opiekunów klientów, grupy towarowe lub statusy płatności. Przy projektowaniu trzeba jednak pilnować definicji. Marża, czyli różnica między wartością sprzedaży a kosztem zakupu, może być liczona według różnych zasad. Raport powinien jasno wskazywać, jakie wartości uwzględnia.

Raporty według handlowców i opiekunów klientów

Zestawienie według handlowców może służyć do analizy wartości sprzedaży, liczby dokumentów, obsłużonych klientów lub wyników dla określonych grup towarów. Ważne jest rozróżnienie osoby wystawiającej dokument od handlowca przypisanego do klienta. Są to czasem dwie różne informacje.

Przed przygotowaniem raportu ustala się, czy wynik ma obejmować faktury sprzedaży, paragony, korekty, zamówienia, wydania zewnętrzne czy inne dokumenty. Korekta, czyli dokument zmieniający wcześniejszą sprzedaż, może zwiększać albo zmniejszać wynik. Pominięcie korekt prowadzi do niezgodności między raportem a rzeczywistymi wartościami.

Możliwe jest także przygotowanie zestawienia pokazującego sprzedaż poszczególnych handlowców w podziale na klientów, grupy asortymentowe albo okresy. Taki układ pomaga znaleźć różnice między wartością sprzedaży a liczbą transakcji. Nie należy jednak wyciągać wniosków bez sprawdzenia, czy handlowcy pracowali na porównywalnych grupach klientów i towarów.

Zestawienia klientów, kontrahentów i dokumentów

Raporty klientów mogą odpowiadać na pytania o częstotliwość zakupów, wartość sprzedaży, wykorzystane rabaty lub rodzaje nabywanych produktów. Kontrahent to podmiot zapisany w kartotece programu, czyli firma albo osoba, której dane są powiązane z dokumentami.

Własne zestawienie może łączyć dane z kartoteki kontrahenta z informacjami z dokumentów. Kartoteka jest uporządkowanym zbiorem rekordów, takich jak klienci, towary lub pracownicy. Przy takim raporcie trzeba sprawdzić, czy identyfikacja odbywa się według numeru kontrahenta, symbolu, nazwy czy innego pola. Sama nazwa może być niewystarczająca, jeśli występują podobne wpisy.

Raport może uwzględniać również należności, czyli kwoty oczekiwane od klientów, ale w takim przypadku trzeba wyraźnie oddzielić sprzedaż od rozrachunków. Rozrachunki to informacje o tym, jakie dokumenty zostały opłacone, a jakie pozostają nierozliczone. Zestawienie sprzedażowe nie powinno być automatycznie traktowane jako raport płatności.

Analiza asortymentu i stanów magazynowych

Raporty asortymentu pomagają sprawdzić, które towary były sprzedawane, w jakiej ilości i przez jakie kanały dokumentów. Asortyment oznacza zbiór towarów lub usług zapisanych w kartotece Subiekta GT. Można analizować pojedyncze towary, grupy, symbole, producentów albo inne cechy zapisane w programie.

Ważne jest rozdzielenie ilości od wartości. Ilość pokazuje liczbę sprzedanych jednostek, natomiast wartość może zależeć od cen, rabatów, podatku i rodzaju dokumentu. W raporcie trzeba wskazać, czy wartości są prezentowane netto, czyli bez podatku od towarów i usług, czy brutto, czyli razem z tym podatkiem.

Jeżeli zestawienie obejmuje magazyn, należy ustalić, czy ma pokazywać stan bieżący, ruch towaru w określonym czasie, rezerwacje czy towary dostępne do sprzedaży. Stan magazynowy może różnić się od ilości fizycznie znajdującej się w danym miejscu, jeżeli uwzględniane są rezerwacje lub dokumenty oczekujące na realizację.

Przy raportach asortymentowych warto sprawdzić jednostki miary, zamienniki i towary o podobnych nazwach. Jednostka miary określa sposób zapisu ilości, na przykład sztuki, komplety albo opakowania. Błędne połączenie tych danych może zniekształcić wynik.

Eksport danych do Excela i PDF

Raport może być potrzebny nie tylko w Subiekcie GT, lecz także poza programem. Eksport do Excela pozwala dalej analizować dane w arkuszu kalkulacyjnym. Można tam sortować rekordy, tworzyć dodatkowe obliczenia i przygotowywać wykresy. Trzeba jednak uważać, aby arkusz nie zmienił typów danych, zwłaszcza dat, symboli towarów i wartości liczbowych.

Przy pracy w Excelu przydatna jest tabela przestawna, czyli narzędzie do grupowania i podsumowywania dużego zbioru danych według wybranych pól. Może pokazywać sprzedaż według handlowców, klientów albo miesięcy, ale wynik zależy od poprawnego przygotowania źródłowych danych.

PDF sprawdza się wtedy, gdy raport ma zostać przekazany w niezmiennym układzie. Ten format dokumentu zachowuje wygląd zestawienia na różnych urządzeniach, ale jest mniej wygodny do dalszych obliczeń. Przed eksportem trzeba sprawdzić szerokość kolumn, podział stron, nagłówki i czytelność wartości.

Jeśli raport jest eksportowany cyklicznie, warto ustalić jednolity układ nazw plików i zakres danych. Dzięki temu łatwiej porównywać kolejne okresy oraz ograniczyć ryzyko pomylenia raportów.

Raporty tworzone przez Sferę GT

Sfera GT to interfejs programistyczny oparty na COM i OLE Automation, czyli mechanizmach pozwalających innym programom komunikować się z aplikacją i wykonywać określone operacje. Działa w Subiekcie GT, Gestorze GT, Rewizorze GT i Gratyfikancie GT. Pozwala tworzyć integracje, automatyzować powtarzalne działania i pobierać dane według ustalonych reguł.

Przez Sferę można przygotować raport uruchamiany na żądanie albo według określonego harmonogramu. Harmonogram oznacza ustalony plan wykonywania zadania, na przykład w wybranych odstępach czasu. Sam mechanizm nie rozwiązuje jednak problemu błędnej definicji danych. Najpierw trzeba określić, jakie dokumenty, pola i zależności mają być uwzględniane.

Sfera GT może być używana do automatycznego przekazywania danych do arkusza, pliku lub innego systemu. Integracje ze sklepem internetowym dotyczą wyłącznie Subiekta GT, który pełni funkcję systemu sprzedażowo-magazynowego. Rewizor GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT i Gestor GT mogą być wdrażane oraz obsługiwane bez integracji ze sklepem.

Przed przygotowaniem rozwiązania trzeba sprawdzić wersję programu, dostępne moduły, uprawnienia i sposób pracy użytkowników. Własny mechanizm powinien również reagować na braki danych, duplikaty i dokumenty korygujące.

Jak przebiega przygotowanie niestandardowego zestawienia

Prace zaczynają się od rozmowy o celu raportu. Ustala się, jakie decyzje ma wspierać zestawienie, kto będzie z niego korzystać i jak często będzie przygotowywane. Następnie wybiera się źródła danych oraz definicje poszczególnych pól.

Jeżeli raport ma korzystać z bazy danych, przed jakąkolwiek ingerencją wykonywana jest jej kopia. Kopia bazy to dodatkowy zapis danych, który pozwala wrócić do wcześniejszego stanu w razie problemu. Jest potrzebna także wtedy, gdy prace wydają się niewielkie.

Kolejny etap obejmuje analizę struktury danych i przygotowanie wersji testowej. Struktura danych oznacza sposób organizacji informacji w bazie, w tym powiązania między dokumentami, kartotekami i słownikami. Wynik testowy porównuje się z dokumentami źródłowymi, aby wykryć brakujące lub podwójnie uwzględnione pozycje.

Po akceptacji układu raport zostaje wdrożony w ustalony sposób. Może działać jako zestawienie, plik generowany przez dodatkowy mechanizm albo raport przygotowywany przez Sferę GT. Instrukcja powinna wyjaśniać zakres danych i sposób interpretacji wyniku.

Co można sprawdzić samodzielnie przed zleceniem zmian

W pierwszej kolejności można zapisać, jakiego wyniku brakuje i na jakim dokumencie lub ekranie problem jest widoczny. Pomaga również przygotowanie przykładowego okresu, listy klientów albo grup towarowych, które raport powinien obejmować.

Warto sprawdzić, czy dane są aktualne, czy dokumenty zostały zapisane oraz czy użytkownik ma uprawnienia do przeglądania odpowiednich informacji. Uprawnienia to ustawienia określające, jakie operacje i dane są dostępne dla danej osoby.

Można również porównać gotowy raport z kilkoma konkretnymi dokumentami. Takie porównanie pozwala ustalić, czy problem dotyczy filtrów, zakresu dat, korekt, magazynów, cen czy sposobu przypisania handlowca.

Nie należy samodzielnie zmieniać wpisów bez kopii bazy ani usuwać dokumentów tylko po to, aby poprawić wynik raportu. Najpierw trzeba ustalić przyczynę rozbieżności.

Błędy przy samodzielnym poprawianiu raportów

Częstym błędem jest traktowanie nazwy dokumentu jako wystarczającej informacji o jego wpływie na wynik. Faktura, paragon, wydanie i korekta mogą być uwzględniane w różny sposób, dlatego sam wybór dokumentów po nazwie nie zawsze daje prawidłowy obraz sprzedaży.

Innym problemem jest łączenie rekordów po nazwie klienta lub towaru zamiast po jednoznacznym identyfikatorze. Identyfikator to wartość rozpoznająca konkretny rekord w bazie. Bez niego podobne nazwy mogą zostać połączone albo pominięte.

Ryzykowne jest także modyfikowanie bazy bez wiedzy o powiązaniach między tabelami. Tabela to uporządkowany zbiór danych w bazie. Zmiana jednego wpisu może wpłynąć na dokumenty, stany magazynowe lub rozrachunki. Z tego powodu nie należy ręcznie usuwać ani podmieniać rekordów w bazie.

Problemy powoduje również przenoszenie raportu do Excela i ręczne poprawianie wyników bez zachowania informacji o zmianach. Taki plik może przestać być zgodny z dokumentami źródłowymi i utrudnić późniejszą kontrolę.

Kiedy problem nie dotyczy raportu w Subiekcie GT

Nie każda rozbieżność jest błędem zestawienia. Jeżeli brakuje dokumentów w programie, raport nie będzie w stanie ich pokazać. Przyczyną może być niezapisany dokument, praca na innym podmiocie, niewłaściwy magazyn albo zawężony zakres dat.

Jeżeli różnica dotyczy rozliczeń, problem może należeć do obszaru Rewizora GT lub Rachmistrza GT, a nie do raportu sprzedażowego Subiekta GT. Rewizor GT służy do obsługi księgowości finansowej, natomiast Rachmistrz GT wspiera uproszczone rozliczenia księgowe. Dane z tych programów nie powinny być automatycznie utożsamiane z raportem handlowym.

Jeżeli potrzebne są informacje o relacjach z klientami, zadaniach lub działaniach handlowych, właściwym obszarem może być Gestor GT. Z kolei dane pracownicze i płacowe należą do Gratyfikanta GT. Raport powinien być tworzony w tym systemie, w którym powstają dane źródłowe.

Jeżeli problem dotyczy komunikacji z urządzeniem fiskalnym, samych urządzeń fiskalnych nie naprawia się w ramach tej usługi. Możliwe są sterowniki i konfiguracja, ale nie naprawa sprzętu fiskalnego.

Jakie dane można połączyć w jednym raporcie?

Można połączyć dane z dokumentów sprzedaży, kartotek klientów, kartotek asortymentu i informacji o handlowcach, pod warunkiem że wiadomo, jak te elementy są ze sobą powiązane. Przed rozpoczęciem pracy trzeba też określić, które dokumenty mają wpływać na wynik oraz jak traktować korekty i rabaty.

Czy każdy raport trzeba budować przez Sferę GT?

Nie. Jeżeli potrzebne zestawienie można uzyskać z gotowych funkcji Subiekta GT albo przez uporządkowany eksport danych, dodatkowy mechanizm może nie być potrzebny. Sfera GT jest przydatna wtedy, gdy raport ma być automatyczny, cykliczny, połączony z innym systemem albo oparty na regułach niedostępnych w standardowym widoku.

Jak zweryfikować, czy wynik raportu jest poprawny?

Najlepiej porównać raport z konkretnymi dokumentami źródłowymi oraz sprawdzić kilka różnych przypadków: zwykłą sprzedaż, korektę, rabat, różne magazyny i różnych klientów. Należy także ustalić, czy wartości są netto czy brutto oraz czy wynik obejmuje wszystkie wymagane typy dokumentów.

Czy raport można przygotować także dla innych programów InsERT GT?

Tak, ale zakres zależy od programu i rodzaju danych. Rewizor GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT i Gestor GT mogą być obsługiwane oraz wdrażane jako osobne systemy, bez integracji ze sklepem internetowym. Sfera GT może współpracować z Subiektem, Gestorem, Rewizorem i Gratyfikantem, jeżeli rozwiązanie zostanie dopasowane do ich danych i funkcji.

Podsumowanie

Niestandardowe raporty w Subiekcie GT są przydatne wtedy, gdy gotowe zestawienia nie pokazują danych według potrzeb firmy. Poprawne przygotowanie wymaga ustalenia definicji, zakresu dokumentów, sposobu liczenia wartości oraz powiązań między klientami, handlowcami i asortymentem. Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy wystarczy eksport do Excela lub PDF, czy potrzebny będzie mechanizm oparty na Sferze GT.