Sfera GT — dodatki i rozszerzenia Subiekta GT dopasowane do firmy

Gdy Subiekt GT nie odpowiada na konkretny sposób pracy

Subiekt GT obsługuje sprzedaż, magazyn i dokumenty handlowe, ale każda firma może mieć dodatkowe procedury. Problem pojawia się wtedy, gdy pracownik musi wielokrotnie przepisywać dane, ręcznie sprawdzać statusy albo wykonywać te same czynności w kilku miejscach.

Przykładem może być potrzeba automatycznego tworzenia dokumentów według określonych reguł, przekazywania danych do własnego systemu, oznaczania zamówień dodatkowymi informacjami albo przygotowania raportu niedostępnego w standardowych opcjach programu. W takich sytuacjach nie zawsze potrzebna jest zmiana całego systemu. Często wystarcza rozszerzenie Subiekta GT.

Sfera GT jest przeznaczona właśnie do budowania takich rozszerzeń. Pozwala połączyć działanie programu z dodatkowym modułem, skryptem, aplikacją albo innym środowiskiem używanym w firmie.

Czym jest Sfera GT i jak działa

Sfera GT to interfejs programistyczny, czyli zestaw mechanizmów umożliwiających komunikację z programami z rodziny InsERT GT. Nie jest osobnym systemem sprzedażowym ani gotowym dodatkiem do zainstalowania jednym kliknięciem. Stanowi podstawę do tworzenia własnych funkcji działających razem z programem.

Interfejs Sfery GT opiera się na technologiach COM i OLE Automation. COM, czyli Component Object Model, pozwala aplikacjom korzystać z obiektów i funkcji udostępnianych przez inne programy. OLE Automation to sposób sterowania obiektami aplikacji z poziomu zewnętrznego programu. Dzięki temu dodatkowa aplikacja może odczytywać lub zapisywać dane zgodnie z możliwościami udostępnionymi przez konkretny program.

Sfera GT działa w Subiekcie GT, Gestorze GT, Rewizorze GT i Gratyfikancie GT. Zakres wykorzystania zależy od celu rozwiązania, konfiguracji środowiska oraz reguł, które mają zostać wdrożone. Artykuł dotyczy rodziny InsERT GT, a nie programu Subiekt nexo ani innych rodzin programów.

Jakie dodatki można zbudować dla Subiekta GT

Dodatek może być małą funkcją uruchamianą na żądanie albo większą aplikacją wspierającą codzienną pracę. Najpierw określa się czynność, która ma zostać uproszczona, a dopiero później dobiera sposób realizacji.

• automatyczne tworzenie dokumentów według ustalonych warunków,
• uzupełnianie danych na podstawie informacji z innych źródeł,
• kontrola wymaganych pól przed zapisaniem dokumentu,
• generowanie dodatkowych zestawień i raportów,
• masowe wykonywanie powtarzalnych operacji,
• zmiana statusów lub oznaczeń zgodnie z przebiegiem procesu,
• przygotowanie narzędzia dla wybranej grupy pracowników,
• przekazywanie informacji do aplikacji używanych poza Subiektem GT.

Dodatek nie powinien kopiować bez potrzeby całego działania programu. Lepszym rozwiązaniem jest ograniczenie automatyzacji do jasno określonego procesu. Dzięki temu łatwiej sprawdzić wynik, przeszkolić pracowników i utrzymać rozwiązanie po zmianach w organizacji pracy.

Automatyzacje powtarzalnych czynności

Automatyzacja oznacza wykonanie określonej sekwencji działań przez program zamiast ręcznego powtarzania ich przez pracownika. W przypadku Subiekta GT może obejmować między innymi wyszukiwanie danych, sprawdzanie warunków, tworzenie dokumentu lub przygotowanie informacji do dalszej obsługi.

Najczęstsze przyczyny potrzeby automatyzacji to duża liczba podobnych operacji, konieczność zachowania jednolitych zasad oraz ryzyko pomyłek przy przepisywaniu danych. Sfera GT może pomóc wtedy, gdy proces ma powtarzalny przebieg i da się opisać go za pomocą konkretnych reguł.

Reguła biznesowa, czyli ustalona zasada działania firmy, powinna zostać zapisana przed rozpoczęciem prac. Należy określić, jakie dane są wejściowe, jakie warunki muszą zostać spełnione i jaki rezultat ma powstać. Jeżeli decyzja zależy od nieformalnej oceny pracownika, automatyzacja może wymagać dodatkowego etapu zatwierdzania zamiast pełnego wykonania bez udziału człowieka.

Integracje z innymi systemami i sklepem internetowym

Integracja to połączenie dwóch systemów w taki sposób, aby mogły wymieniać określone dane. W przypadku sklepu internetowego integracje dotyczą wyłącznie Subiekta GT, który pełni funkcję systemu sprzedażowo-magazynowego. Możliwe scenariusze obejmują przekazywanie zamówień, synchronizację wybranych danych towarów oraz wymianę informacji potrzebnych do obsługi sprzedaży.

Każda integracja wymaga ustalenia, który system jest źródłem danej informacji. Przykładowo jeden system może zarządzać opisem produktu, a drugi stanem magazynowym. Bez takiego podziału może dojść do nadpisywania danych albo powstawania rozbieżności.

Rewizor GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT i Gestor GT mogą być obsługiwane oraz wdrażane, ale w ramach opisanych zasad nie łączy się ich z integracją ze sklepem internetowym. Sfera GT może natomiast wspierać rozwiązania związane z tymi programami, jeżeli celem jest automatyzacja lub wymiana danych w innym obszarze.

Integracja nie oznacza automatycznie naprawy urządzeń współpracujących z systemem. Przy urządzeniach fiskalnych wykonywane są sterowniki i konfiguracja, natomiast same urządzenia fiskalne nie są naprawiane.

Rozszerzenia dla Rewizora, Rachmistrza, Gratyfikanta i Gestora

Sfera GT nie ogranicza się do Subiekta GT. W Rewizorze GT może służyć do przygotowania dodatkowych operacji związanych z pracą księgową, o ile mieszczą się one w możliwościach programu i udostępnionego interfejsu. Rachmistrz GT może zostać objęty automatyzacją czynności wykonywanych według powtarzalnych zasad.

W Gratyfikancie GT rozszerzenie może wspierać procesy związane z przygotowaniem danych i obsługą ustalonych procedur. Gestor GT może zostać uzupełniony o funkcje pomagające porządkować informacje i przebieg pracy z klientami.

W tych przypadkach konieczne jest dokładne określenie zakresu danych oraz skutków każdej operacji. Automatyzacja w obszarze księgowości, kadr lub relacji z klientami powinna uwzględniać kontrolę użytkownika, historię zmian i możliwość sprawdzenia wyniku przed zapisaniem danych.

Jak wygląda przygotowanie rozwiązania na zamówienie

Praca rozpoczyna się od opisu problemu w języku operacyjnym. Zamiast samego stwierdzenia, że potrzebna jest integracja, należy opisać, co obecnie wykonuje pracownik, jakie dane wykorzystuje i jaki rezultat ma powstać.

1. Analizowany jest obecny proces oraz miejsca, w których występuje ręczna praca lub ryzyko pomyłki.
2. Ustalany jest zakres programu, którego dotyczy rozwiązanie: Subiekt GT, Rewizor GT, Rachmistrz GT, Gratyfikant GT albo Gestor GT.
3. Określane są dane wejściowe, reguły działania, wyjątki oraz sposób informowania o błędach.
4. Projektowany jest dodatek, integracja lub automatyzacja korzystająca ze Sfery GT.
5. Rozwiązanie jest sprawdzane na kopii danych lub w innym bezpiecznym środowisku testowym.
6. Po weryfikacji ustala się sposób uruchamiania, uprawnienia użytkowników i procedurę obsługi wyjątków.

Przed jakąkolwiek ingerencją w bazę danych wykonywana jest jej kopia. Baza danych, czyli uporządkowany zbiór informacji używanych przez program, zawiera dane wymagające ochrony przed przypadkową zmianą. Kopia pozwala wrócić do poprzedniego stanu, jeżeli test lub operacja nie przyniesie oczekiwanego rezultatu.

Testy przed uruchomieniem dodatku

Testowanie nie powinno ograniczać się do sprawdzenia jednego poprawnego przypadku. Należy również zweryfikować brak danych, duplikaty, niepełne dokumenty, nietypowe wartości oraz sytuacje, w których użytkownik nie ma odpowiednich uprawnień.

Ważny jest test powtarzalności. Jeżeli dodatek zostanie uruchomiony drugi raz dla tych samych danych, trzeba ustalić, czy powinien pominąć wcześniejszą operację, zaktualizować ją czy zgłosić konflikt. Idempotencja, czyli możliwość wielokrotnego wykonania operacji bez niepożądanych powtórzeń, ma szczególne znaczenie przy integracjach i automatycznych zadaniach.

Sprawdza się także komunikaty błędów. Informacja „operacja nie powiodła się” może być niewystarczająca. Użytkownik powinien wiedzieć, czy problem dotyczy braku danych, połączenia, uprawnień, niezgodności formatu czy reguły biznesowej.

Po testach warto przygotować instrukcję opisującą uruchomienie dodatku, zakres działania oraz sposób postępowania w przypadku ostrzeżenia. Dokumentacja ogranicza ryzyko, że pracownik użyje rozwiązania w niewłaściwym momencie lub na nieodpowiednim zbiorze danych.

Ograniczenia Sfery GT i sytuacje wymagające ostrożności

Sfera GT nie daje pełnej dowolności w modyfikowaniu programu. Zakres możliwych operacji wynika z udostępnionego interfejsu, wersji programu, struktury danych i sposobu działania konkretnego procesu. Nie każdą funkcję widoczną w oknie programu można bezpośrednio wykorzystać w zewnętrznym dodatku.

Ograniczeniem może być także niejednoznaczna procedura wewnętrzna. Jeżeli różne osoby wykonują tę samą czynność w odmienny sposób, najpierw trzeba ustalić wspólną regułę. Samo napisanie dodatku nie rozwiązuje problemu, w którym firma nie zdecydowała, jakie dane są prawidłowe.

Trzeba zachować ostrożność przy bezpośrednich zmianach w bazie danych. Modyfikowanie tabel z pominięciem mechanizmów programu może naruszyć powiązania między informacjami. Dlatego przed ingerencją wykonywana jest kopia, a zakres zmian powinien być ograniczony do niezbędnych operacji.

Rozwiązanie może również wymagać aktualizacji po zmianie konfiguracji, procedur lub wersji używanego środowiska. Z tego powodu testy powinny obejmować nie tylko działanie dodatku w dniu wdrożenia, lecz także sposób jego kontroli po zmianach.

Co można sprawdzić samodzielnie przed zleceniem prac

Przed opisaniem potrzeby warto zapisać kilka rzeczywistych przypadków. Przydatne są przykładowe dokumenty, nazwy operacji, kolejność czynności i informacja o tym, gdzie pojawia się ręczne przepisywanie danych. Nie trzeba od razu znać rozwiązania technicznego.

Można również sprawdzić, czy problem dotyczy wszystkich użytkowników, konkretnego stanowiska, określonego typu dokumentu czy tylko wybranych danych. Takie rozróżnienie pomaga ustalić, czy potrzebny jest dodatek, zmiana konfiguracji, szkolenie z obsługi czy analiza błędu.

Nie należy samodzielnie zmieniać danych w bazie, usuwać tabel ani instalować przypadkowych skryptów znalezionych w internecie. Nie powinno się także testować automatyzacji na jedynej kopii danych produkcyjnych. Produkcja, czyli środowisko używane do bieżącej pracy, powinna być oddzielona od testów.

Przydatne jest przygotowanie informacji o używanych programach z rodziny InsERT GT, sposobie pracy i ewentualnych systemach zewnętrznych. Jeżeli rozwiązanie ma dotyczyć sklepu internetowego, trzeba dodatkowo ustalić, jakie dane mają być wymieniane z Subiektem GT.

Kiedy problem nie dotyczy Sfery GT

Nie każda trudność z Subiektem GT oznacza potrzebę tworzenia dodatku. Jeżeli program nie uruchamia się, działa niestabilnie albo zgłasza błąd niezwiązany z konkretnym procesem, najpierw potrzebna może być diagnostyka środowiska, konfiguracji lub bazy.

Jeżeli dane są nieprawidłowe dlatego, że użytkownik nie zna standardowej funkcji programu, właściwym rozwiązaniem może być uporządkowanie procedury lub szkolenie. Tworzenie automatyzacji dla czynności wykonywanej sporadycznie i bez stałych reguł może zwiększyć złożoność zamiast uprościć pracę.

Problem może też dotyczyć sieci, uprawnień systemu Windows, połączenia z urządzeniem albo sterownika. Sterownik, czyli oprogramowanie pośredniczące między systemem a urządzeniem, może wymagać konfiguracji niezależnej od Sfery GT. Dotyczy to także współpracy z urządzeniami fiskalnymi, których samych nie naprawia się w ramach opisanej usługi.

Peryferia mogą być objęte wyłącznie diagnostyką strony komputera. Drukarki, kserokopiarki, serwery i NAS są obsługiwane wyłącznie w zakresie konfiguracji, a tablety w zakresie konfiguracji i oprogramowania.

Jakie dane są potrzebne do oceny pomysłu

Dobrym punktem wyjścia jest opis obecnego procesu krok po kroku. Należy wskazać, kto go wykonuje, w którym programie, na jakich danych i jaki dokument, raport lub komunikat ma powstać. Warto zaznaczyć również przypadki wyjątkowe, których automatyzacja nie powinna obsługiwać bez dodatkowego potwierdzenia.

Przydatne są informacje o tym, czy rozwiązanie ma działać ręcznie po wybraniu opcji, automatycznie według harmonogramu czy jako element innej aplikacji. Harmonogram, czyli zaplanowane uruchamianie zadania o określonej porze lub po określonym zdarzeniu, wymaga osobnego sprawdzenia warunków pracy środowiska.

Jeżeli prace obejmują dane firmowe, można uzgodnić bezpłatną umowę NDA na życzenie. NDA, czyli umowa o poufności, określa zasady ochrony przekazanych informacji. Domyślnie nie jest potrzebne przekazywanie hasła klienta. Dostęp powinien być organizowany w sposób ograniczający zakres udostępnianych danych i uprawnień.

Czy Sfera GT może zastąpić zmianę programu?

Sfera GT może rozszerzyć działanie programu, ale nie zawsze zastąpi zmianę systemu. Jeżeli problem dotyczy jednej procedury, brakującego raportu lub wymiany danych, własne rozwiązanie może być wystarczające. Jeżeli natomiast cały model pracy nie pasuje do potrzeb firmy, pojedynczy dodatek może tylko częściowo poprawić sytuację.

Przed decyzją warto porównać zakres oczekiwanej funkcji z tym, co już zapewnia Subiekt GT lub inny program z rodziny InsERT GT. Czasem prostsza jest zmiana ustawień, uporządkowanie kartotek albo korekta procesu. Dopiero po takim rozróżnieniu można ocenić, czy potrzebna jest automatyzacja oparta na Sferze.

Jak ocenić, czy zaprojektowane rozwiązanie jest gotowe

Gotowość rozwiązania oznacza nie tylko jego uruchomienie. Dodatek powinien wykonywać ustaloną funkcję, poprawnie reagować na błędy, pozostawiać dane w przewidywalnym stanie i być zrozumiały dla osób, które będą z niego korzystać.

Przed wdrożeniem sprawdza się scenariusze poprawne i wyjątkowe, kopię danych, uprawnienia oraz sposób wycofania operacji. Należy też potwierdzić, że użytkownik wie, kiedy uruchomić dodatek, jakie dane przygotować i jak rozpoznać komunikat wymagający dalszej analizy.

Najbezpieczniejsze rozszerzenia mają jasno określony zakres. Nie ukrywają zmian wykonywanych w tle, nie omijają kontroli wymaganych przez proces i nie zakładają, że wszystkie dane będą zawsze kompletne. Sfera GT jest narzędziem do budowania dopasowanych rozwiązań, ale ich jakość zależy od poprawnego opisu procesu, testów i kontroli danych.