Integracje z Subiektem, Comarch i Wapro

Dlaczego integracja, a nie kolejny osobny system

Firma pracująca na Subiekcie, systemie Comarch albo Wapro ERP zwykle ma już w tych programach komplet danych — kartotekę towarów, ceny, stany magazynowe, kontrahentów. Kłopot zaczyna się, gdy do tego dochodzi sklep internetowy, panel BaseLinkera albo dodatkowy kanał sprzedaży — i dane trzeba wprowadzać w dwóch miejscach naraz. Integracja polega na połączeniu tych systemów tak, by dane wpisane raz, w jednym miejscu, pojawiały się automatycznie we wszystkich pozostałych — bez ręcznego eksportu, importu plików czy przepisywania.

Jak wygląda typowa integracja

Najczęstszy scenariusz to połączenie systemu magazynowo-księgowego (Subiekt, Comarch ERP, Wapro ERP) ze sklepem internetowym albo z BaseLinkerem obsługującym sprzedaż na kilku platformach jednocześnie. Stany magazynowe aktualizują się w obie strony — sprzedaż w sklepie zmniejsza stan w systemie magazynowym, a zmiana stanu w magazynie blokuje sprzedaż towaru, którego już nie ma. Ceny ustalone w systemie księgowym trafiają do sklepu bez ręcznego przepisywania cennika. Nowe zamówienia ze sklepu trafiają od razu do systemu sprzedażowego jako dokumenty gotowe do dalszej obsługi.

Insert i WAPRO — systemy stosowane w praktyce

Wśród programów księgowo-magazynowych obsługiwanych w ramach integracji szczególne miejsce zajmują rozwiązania Insertu (Subiekt GT, Subiekt nexo) oraz WAPRO ERP — to systemy, z którymi prowadzona jest bieżąca współpraca integracyjna. Dla pozostałych programów dostępnych na polskim rynku (m.in. Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Symfonia, enova365, Streamsoft, SAP Business One, Humansoft HermesSQL, iFirma, wFirma) zakres integracji ustalany jest indywidualnie, w zależności od możliwości danego systemu i jego interfejsu wymiany danych.

Cztery kroki wdrożenia integracji

• Audyt procesu — sprawdzenie, jakie dane dziś przepływają (albo nie przepływają) między systemami i gdzie powstają rozbieżności.
• Projekt i wycena — dobór sposobu połączenia systemów zgodnie z ich możliwościami technicznymi, z rozliczeniem godzinowym albo projektowym.
• Wdrożenie — uruchomienie integracji na realnych danych firmy, z testami obejmującymi typowe i nietypowe przypadki (np. towar bez przypisanej kategorii, zamówienie z rabatem, zwrot częściowy).
• Utrzymanie i rozwój — reagowanie na zmiany w którymkolwiek z połączonych systemów i rozszerzanie integracji o kolejne kanały sprzedaży.

Co zyskuje firma po integracji

Najbardziej odczuwalnym efektem jest zniknięcie rozbieżności między tym, co pokazuje sklep, a tym, co faktycznie jest na magazynie — sytuacji, w której klient zamawia towar, którego już nie ma, albo płaci cenę nieaktualną od tygodnia. Drugim efektem jest czas — osoba, która wcześniej ręcznie aktualizowała ceny i stany w kilku miejscach, może przeznaczyć go na inne zadania. Firma otrzymuje też dokumentację integracji i instrukcję postępowania na wypadek błędów synchronizacji.

Warianty integracji w zależności od skali

Integracja jednego systemu magazynowego z jednym sklepem to najprostszy wariant. Bardziej złożony obejmuje kilka kanałów sprzedaży jednocześnie (własny sklep, marketplace, sprzedaż stacjonarna) spiętych przez BaseLinker albo podobną platformę pośredniczącą. Najbardziej rozbudowany wariant dotyczy firm z kilkoma magazynami albo oddziałami, gdzie stany trzeba synchronizować nie tylko między systemem a sklepem, ale też między lokalizacjami.

Błędy przy próbie zrobienia integracji samodzielnie

Część firm próbuje ograniczyć się do cyklicznego eksportu i importu plików CSV między systemami. To rozwiązuje problem tylko częściowo — dane aktualizują się z opóźnieniem (np. raz dziennie), więc w międzyczasie mogą wystąpić te same rozbieżności, którym integracja miała zapobiec. Drugi częsty błąd to pominięcie przypadków brzegowych przy planowaniu — integracja działająca poprawnie dla typowego zamówienia może się zablamować przy zwrocie, rabacie albo towarze o zmiennej jednostce miary, jeśli te przypadki nie zostały uwzględnione od początku.

Kiedy integracja się opłaca

Integracja ma sens tam, gdzie dane między systemami zmieniają się regularnie i w zauważalnej skali — codzienna sprzedaż, częste zmiany cen, wiele zamówień dziennie. Przy sporadycznej sprzedaży albo rzadko zmieniającym się asortymencie ręczna aktualizacja może pozostać rozwiązaniem wystarczającym, a koszt integracji nie zwróci się w rozsądnym czasie.

Najczęstsze pytania

Czy integracja wymaga wymiany systemu księgowo-magazynowego na inny?
Nie, integracja łączy istniejące systemy, nie zastępuje ich.

Co się stanie, jeśli firma zmieni w przyszłości sklep internetowy albo platformę sprzedażową?
Integrację trzeba wtedy dostosować do nowego systemu — zakres tej zmiany zależy od tego, jak bardzo nowa platforma różni się od poprzedniej.

Czy da się zintegrować więcej niż jeden system magazynowy jednocześnie?
Tak, choć zwykle wymaga to osobnego projektu uwzględniającego sposób podziału stanów między lokalizacjami.

Czy integracja obsługuje też programy spoza Insertu i WAPRO?
Zakres integracji z pozostałymi systemami księgowo-magazynowymi ustalany jest indywidualnie, zależnie od możliwości danego programu.

Przykład: sklep sprzedający na kilku platformach jednocześnie

Firma prowadząca sprzedaż jednocześnie we własnym sklepie internetowym i na dwóch marketplace'ach, z magazynem prowadzonym w Subiekcie, przed integracją musiała ręcznie aktualizować stany i ceny w trzech miejscach osobno — za każdym razem, gdy coś się zmieniało. Efektem były sytuacje, w których towar sprzedany na jednej platformie wciąż widniał jako dostępny na pozostałych, co prowadziło do zamówień niemożliwych do zrealizowania i konieczności tłumaczenia się przed klientem. Po integracji przez BaseLinker zmiana stanu w Subiekcie automatycznie aktualizuje wszystkie kanały sprzedaży jednocześnie, bez udziału człowieka.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze zakresu integracji

Nie każda integracja musi obejmować wszystkie dane naraz. Firma może zacząć od samej synchronizacji stanów magazynowych, zostawiając ceny do ręcznej aktualizacji na później, jeśli to akurat ceny zmieniają się rzadko, a stany — codziennie. Taki ograniczony zakres pozwala szybciej uruchomić integrację i sprawdzić, jak działa w praktyce, zanim obejmie się nią kolejne rodzaje danych. Rozszerzenie zakresu o kolejne elementy (ceny, opisy produktów, zdjęcia) to naturalny kolejny krok w ramach etapu utrzymania i rozwoju.

Co dzieje się przy awarii jednego z połączonych systemów

Integracja projektowana jest z uwzględnieniem sytuacji, w której jeden z systemów jest czasowo niedostępny — np. sklep internetowy przechodzi aktualizację albo system magazynowy jest offline w trakcie konserwacji. W takich przypadkach dane nie giną, tylko czekają na ponowne połączenie i wyrównanie się między systemami, a projekt integracji uwzględnia sposób obsługi takich przerw, żeby nie prowadziły do rozbieżności trudnych do odtworzenia.

Integracja a rozliczenia i windykacja

Poza stanami magazynowymi i cenami, integracja bywa też rozszerzana o dane rozliczeniowe — status płatności widoczny w systemie księgowym może automatycznie wpływać na to, czy zamówienie jest realizowane, czy wstrzymane do czasu wyjaśnienia płatności. Podobnie dane o zaległościach płatniczych kontrahenta mogą automatycznie trafiać do systemu sprzedażowego jako ostrzeżenie przy przyjmowaniu kolejnego zamówienia. To bardziej zaawansowany wariant integracji, zwykle wdrażany dopiero po sprawdzeniu się podstawowej synchronizacji stanów i cen.

Jak długo trwa proces integracji od audytu do uruchomienia

Czas zależy od liczby systemów do połączenia i zakresu danych objętych integracją. Prosta integracja jednego systemu magazynowego z jednym sklepem, ograniczona do stanów i cen, należy do wdrożeń, które da się uruchomić od kilku dni. Integracja obejmująca kilka kanałów sprzedaży, rozliczenia i dodatkowe dane produktowe wymaga więcej czasu na projekt i testy, zanim trafi do codziennego użytku.

Migracja danych przy zmianie systemu

Osobnym, choć pokrewnym zagadnieniem jest sytuacja, w której firma zmienia system księgowo-magazynowy na inny — wtedy oprócz bieżącej integracji potrzebna jest jednorazowa migracja danych historycznych (kartoteka towarów, kontrahenci, dokumenty archiwalne) do nowego systemu. To zadanie o innym charakterze niż integracja na bieżąco, bo dotyczy przeniesienia istniejącego zbioru danych, a nie utrzymania stałego przepływu — ale często pojawia się w tym samym kontekście, gdy firma porządkuje swoje środowisko informatyczne.

Dodatkowe pytanie

Co jeśli firma korzysta z niestandardowego, autorskiego systemu magazynowego?
Możliwość integracji zależy wtedy od tego, czy taki system udostępnia jakikolwiek interfejs wymiany danych — jeśli tak, integracja jest zwykle możliwa, choć wymaga indywidualnego podejścia. Ocena tej możliwości jest częścią audytu procesu poprzedzającego projekt.

Warunki współpracy

Wdrożenie poprzedza płatny audyt procesu. Rozliczenie — stawka godzinowa albo wycena za projekt. Obsługa obejmuje Warszawę i okoliczne powiaty. Kontakt telefoniczny:22 378 48 90.