Czy wystawiacie fakturę?

Faktura dla każdego klienta

Dokument wystawiamy po wykonaniu usługi, na kwotę uzgodnioną wcześniej przez telefon. Nie pojawiają się na nim pozycje, o których nikt nie rozmawiał.

Co znajduje się na dokumencie

• Zakres wykonanych prac.
• Użyte części, wymienione z nazwy.
• Okres gwarancji na wykonaną naprawę.

Dojazd, odbiór i zwrot sprzętu nie są osobnymi pozycjami, bo są bezpłatne.

Dane do faktury

Wystarczy podać je przy zgłoszeniu albo przy odbiorze sprzętu. Fakturę przekazujemy razem z naprawionym urządzeniem lub przesyłamy w postaci elektronicznej — zależnie od tego, co jest wygodniejsze.

Płatność

Rozliczenie następuje po naprawie, nie przed. Przy firmach możliwe jest rozliczenie z odroczonym terminem płatności, a przy stałej opiece — rozliczenie okresowe zamiast osobnego dokumentu do każdego zgłoszenia.

Gwarancja

Okres gwarancji na wykonaną pracę wpisujemy na dokument, więc nie trzeba go później nigdzie szukać. Sięga dwunastu miesięcy, a jeśli usterka wróci w tym czasie, przyjeżdżamy ponownie bez dodatkowych kosztów.

Gdy naprawa nie dochodzi do skutku

Za diagnozę laptopa, dojazd, odbiór i zwrot nie wystawiamy żadnego dokumentu, bo nie ma za co — te czynności są bezpłatne również wtedy, gdy klient zrezygnuje z naprawy.

Faktura także bez działalności gospodarczej

Osoba prywatna również otrzymuje fakturę. Wystarczy przekazać dane, które mają się na niej znaleźć. Nie trzeba prowadzić działalności gospodarczej ani zamawiać stałej obsługi informatycznej. Dokument może dotyczyć zarówno naprawy laptopa, jak i konfiguracji komputera, usuwania problemów z systemem lub innej wykonanej usługi.

Jeżeli sprzęt jest odbierany przez kierowcę w trybie door-to-door, dane można przekazać już podczas zgłoszenia telefonicznego. Można też podać je później, zanim naprawione urządzenie zostanie zwrócone. Przy wizycie serwisanta dane są ustalane w związku z rozliczeniem pracy wykonanej na miejscu. Pozwala to przygotować dokument zgodny z rzeczywistym zakresem usługi.

Jak przygotować dane bez pomyłek

W przypadku firmy potrzebna jest pełna nazwa podmiotu, adres oraz numer identyfikacji podatkowej. Przy osobie prywatnej wystarczają dane wymagane do wystawienia dokumentu dla konsumenta. Najbezpieczniej przekazać je w formie zapisanej, aby uniknąć literówki w nazwie, nazwisku albo numerze. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy nazwa firmy zawiera skrót, kilka członów lub nietypową pisownię.

Jeżeli zamówienie składa pracownik, a dokument ma zostać wystawiony na pracodawcę, warto od razu wskazać właściwego nabywcę. Sam fakt, że naprawiany komputer jest używany służbowo, nie wystarcza do ustalenia danych firmy. Serwis nie powinien ich zgadywać na podstawie adresu poczty elektronicznej, oznaczenia na obudowie ani nazwy użytkownika zapisanej w systemie.

Do wystawienia dokumentu nie jest potrzebne hasło do komputera. Hasło może być potrzebne tylko wtedy, gdy bez zalogowania nie da się sprawdzić zgłoszonej usterki, wykonać uzgodnionej konfiguracji lub potwierdzić poprawnego działania programu. W takim przypadku wcześniej wyjaśniamy, dlaczego dostęp jest konieczny. Dane rozliczeniowe i dane dostępowe do systemu to dwie odrębne sprawy.

Dokument przy odbiorze sprzętu i przy wizycie serwisanta

Serwis działa wyłącznie z dojazdem, dlatego sposób przekazania dokumentu zależy od wybranego trybu obsługi. W trybie door-to-door kierowca odbiera urządzenie, a po zakończeniu prac zwraca je pod wskazany adres. Faktura może zostać przekazana razem ze sprzętem albo wysłana elektronicznie. Diagnoza laptopa w tym trybie jest bezpłatna. W przypadku komputera stacjonarnego diagnostyka kosztuje 200 zł, a kwota jest zaliczana na poczet naprawy.

Drugi tryb to wizyta serwisanta i wykonanie prac na miejscu. Dojazd jest bezpłatny, natomiast czas pracy serwisanta podlega rozliczeniu niezależnie od wyniku. Dotyczy to również sytuacji, w której przyczyną problemu okaże się urządzenie, instalacja lub usługa pozostająca poza zakresem możliwej naprawy. Dokument opisuje wtedy rzeczywiście wykonaną diagnostykę, konfigurację lub inne uzgodnione czynności.

Rozróżnienie tych trybów jest istotne. Bezpłatna diagnoza laptopa dotyczy odbioru urządzenia w usłudze door-to-door, a nie wizyty serwisanta. Na dokumencie nie łączymy zasad obu form obsługi ani nie dopisujemy kosztu bezpłatnego dojazdu. Przed rozpoczęciem prac ustalane jest, który tryb lepiej odpowiada rodzajowi zgłoszenia.

Jak opisujemy naprawę i użyte części

Opis na fakturze powinien pozwalać rozpoznać, czego dotyczyło zlecenie. Zamiast niejasnego określenia można wskazać konkretny rodzaj wykonanej pracy, na przykład diagnostykę komputera, wymianę uszkodzonego podzespołu, instalację systemu, konfigurację kopii zapasowej albo usunięcie problemu z siecią. Termin „kopia zapasowa” oznacza dodatkową kopię danych przeznaczoną do ich odtworzenia po awarii lub przypadkowym usunięciu.

Jeżeli podczas naprawy zamontowano części, zostają one wymienione z nazwy. Stosowane są wyłącznie nowe podzespoły. Zakres prac i wybór części są uzgadniane przed naprawą, dlatego końcowy dokument nie powinien zawierać niespodziewanych elementów. Gdy diagnoza ujawni dodatkową usterkę, najpierw przekazywana jest informacja i ustalane jest dalsze postępowanie. Samo wykrycie kolejnego problemu nie oznacza automatycznej zgody na rozszerzenie zlecenia.

Przy usługach informatycznych wykonywanych dla firmy opis może odnosić się do konfiguracji stanowiska, programu, konta użytkownika, serwera lub sieci. Nie umieszcza się natomiast w dokumencie haseł, kluczy dostępu ani poufnych danych zapisanych na urządzeniu. Na życzenie możliwe jest bezpłatne podpisanie NDA, czyli umowy o zachowaniu poufności. Naprawy nie są przekazywane podwykonawcom.

Rozliczenie kilku urządzeń lub kilku zgłoszeń

Jeżeli firma przekazuje kilka komputerów, zakres prac może zostać opisany w sposób pozwalający przyporządkować usługę do właściwego sprzętu. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy urządzenia trafiają do różnych pracowników albo należą do różnych działów. Sposób opisu warto ustalić przed przygotowaniem dokumentu, na przykład przez podanie wewnętrznego oznaczenia urządzenia, rodzaju wykonanej czynności lub numeru zgłoszenia.

W ramach stałej obsługi informatycznej możliwe jest rozliczenie okresowe. Zamiast przygotowywać osobny dokument po każdej drobnej interwencji, wykonane prace są ujmowane w uzgodnionym okresie rozliczeniowym. Nie oznacza to rezygnacji z informacji o wykonanych zadaniach. Zakres obsługi pozostaje możliwy do sprawdzenia, a dokument odpowiada przyjętemu modelowi współpracy.

Jednorazowe naprawy nadal mogą być rozliczane oddzielnie. Dotyczy to zarówno firm bez umowy stałej opieki, jak i osób prywatnych. Rodzaj dokumentu nie wpływa na jakość wykonania naprawy, zastosowanie nowych części ani zasady gwarancji.

Najczęstsze pomyłki związane z dokumentem

Jedną z częstych pomyłek jest podanie danych firmy dopiero po wystawieniu dokumentu na osobę prywatną. Jeżeli od początku wiadomo, że koszt ma zostać rozliczony w działalności, najlepiej zgłosić to razem ze zleceniem. Pozwala to od razu przypisać właściwe dane do naprawy i ogranicza potrzebę późniejszego wyjaśniania dokumentów.

Innym problemem jest przekazanie skróconej nazwy handlowej zamiast pełnej nazwy nabywcy. Nazwa widoczna na stronie internetowej, szyldzie lub stopce wiadomości nie zawsze jest pełnym oznaczeniem podmiotu. Warto skopiować dane z aktualnych dokumentów firmy i sprawdzić je przed wysłaniem.

Zdarza się również, że zamawiający oczekuje umieszczenia na dokumencie prac, które nie zostały wykonane, albo innego rodzaju usługi niż rzeczywisty zakres zlecenia. Dokument potwierdza faktycznie przeprowadzone czynności i zastosowane części. Opis może zostać sformułowany jasno i użytecznie dla księgowości, ale nie może zmieniać charakteru wykonanej pracy.

Dodatkowe pytania o faktury i rozliczenia

Czy faktura może zostać wysłana pocztą elektroniczną?

Tak. Dokument może zostać przesłany elektronicznie na wskazany adres. Można też otrzymać go razem z urządzeniem zwracanym przez kierowcę. Preferowaną formę warto podać przed zakończeniem zlecenia, aby dokument trafił bezpośrednio do osoby zamawiającej albo do księgowości.

Czy na fakturze może znaleźć się numer zamówienia firmy?

Jeżeli firma posługuje się numerami zamówień, zgłoszeń lub centrów kosztów, potrzebne oznaczenie można przekazać przed wystawieniem dokumentu. Centrum kosztów to wewnętrzne oznaczenie działu lub obszaru, któremu firma przypisuje wydatek. Informacja musi zostać podana przez zamawiającego, ponieważ serwis nie ma dostępu do wewnętrznego systemu księgowego klienta.

Czy bezpłatny laptop zastępczy pojawia się jako koszt?

Nie. Gdy naprawa laptopa potrwa dłużej, można bezpłatnie otrzymać laptop zastępczy z systemem Windows, bez kaucji i bez limitu czasowego na okres trwania naprawy. Ponieważ udostępnienie urządzenia nie jest płatne, nie zwiększa kwoty rozliczenia. Laptop zastępczy przysługuje również na czas ponownej naprawy objętej gwarancją.

Czy naprawa wykonana w nocy albo w weekend jest droższa?

Nie ma dopłat za porę nocną, weekend ani święto. Obowiązuje taka sama zasada rozliczenia niezależnie od pory wykonania pracy. Dotyczy to pogotowia komputerowego oraz pozostałych usług realizowanych z dojazdem. Dokument nie zawiera więc dodatkowej pozycji wynikającej wyłącznie z terminu zgłoszenia.

Czy dokument jest potrzebny do skorzystania z gwarancji?

Dokument ułatwia potwierdzenie zakresu naprawy i okresu gwarancji, dlatego warto go zachować. Gwarancja może wynosić do dwunastu miesięcy. Jeżeli w tym czasie wróci usterka objęta wykonaną naprawą, reklamacja jest obsługiwana poza kolejnością. Przy ponownej naprawie laptopa ponownie przysługuje bezpłatny laptop zastępczy.

Dokument, który odpowiada rzeczywiście wykonanej usłudze

Faktura zamyka konkretne zlecenie, ale nie powinna być jedynie ogólnym potwierdzeniem płatności. Czytelny zakres prac, nazwy użytych nowych części i zapisany okres gwarancji pomagają później ustalić, co zostało wykonane. Dlatego dane nabywcy, sposób rozliczenia i oczekiwaną formę przekazania dokumentu najlepiej ustalić przed zwrotem sprzętu lub zakończeniem wizyty serwisanta. Dzięki temu naprawa i jej rozliczenie pozostają równie przejrzyste.